В каких случаях можно заменить отпуск работника денежной компенсацией и как это сделать

В каких случаях нельзя заменить отпуск компенсацией?

Действующими законодательными нормами был установлен перечень особых категорий сотрудников, в отношении которых положенный по закону отпуск ни при каких обстоятельствах не может быть заменен на денежную компенсацию. Сюда можно отнести следующих служащих:

Беременных работниц

Как известно, законодательство РФ огромное внимание уделяет защите прав этой особой категории служащих. В отношении замены отпуска компенсацией, в данном случае, действующими нормами были установлены серьезные ограничения

В частности, все беременные сотрудницы обязаны использовать положенный им отпускной период по своему прямому назначению, без каких-либо исключений.
Служащих, возраст которых еще не достиг установленной в стране отметки совершеннолетия. Данные сотрудники также принадлежат к особой категории специалистов, права которых защищаются законодательными нормами на особом уровне. Если работнику еще не исполнилось 18 лет – весь положенный отпуск он должен отгулять полностью. Получение компенсации здесь будет являться недопустимым. Исключением являются лишь те ситуации, при которых речь идет об увольнении подчиненного.
Лиц, которым полагается дополнительный отпуск за лучевую болезнь, а также иные недуги, которые стали прямым следствием аварии на Чернобыльской АЭС. В соответствии с установленными правилами, такая категория сотрудников обладает полноценным правом на получение регулярного дополнительного отпуска. Продолжительность отпускного периода при этом может составлять 14 дней ежегодно. Если суммировать ее с основным отпуском, который также каждый год полагается таким служащим, получается 42 выходных дня ежегодно. Однако необходимо отметить, что даже такой продолжительный отпуск должен быть использован данным сотрудником целиком. Получение денежной замены здесь будет являться недопустимым.

Какая часть отпуска (основного и дополнительного) может компенсироваться?

По общим правилам, замене на денежную компенсацию могут подлежать лишь те части отпускного периода, которые являются дополнительными. Если же говорить о тех днях отдыха, которые сотрудник должен использовать в обязательном порядке, к таковым можно отнести следующие:

• 28 календарных дней стандартного отпускного периода. Данное количество дней отдыха предусматривается для каждого служащего, вне зависимости от занимаемой им должности, а также от других обстоятельств. Право на первый отпускной период появляется у подчиненного в тот момент, когда время его работы в новой организации достигло полугода.
• 7 дней из дополнительного отпуска, который предоставляется служащему в связи с особыми обстоятельствами. Такой период отдыха может полагаться сотруднику в связи с самыми различными основаниями. Наиболее распространенным из них, например, может являться наличие в работе служащего опасных либо вредных условий труда. В некоторых случаях дополнительные выходные дни могут быть положены служащему при работе по ненормированному графику и т.д.

В иных же ситуациях сотрудник действительно может претендовать на получение денежной компенсации за определенную часть отпускного периода. При этом данная компенсация может быть выдана даже за один день, при условии, что он не входит в обязательную продолжительность отпуска. Например, дополнительный отпускной период, полагающийся конкретному сотруднику за работу в опасных условиях труда, составляет 8 дней. Основываясь на действующих законодательных нормах, можно понять, что служащий будет обязан использовать по прямому назначению 7 дней из данного отпускного периода. Следовательно, за один день отдыха служащий сможет получить денежную компенсацию.

Что же касается процедуры получения такой компенсации – здесь весь процесс должен проходить в стандартном порядке. Начальным этапом в данном случае всегда будет являться составление письменного заявления заинтересованным лицом.

Именно сотрудник должен проявить собственную инициативу в отношении замены определенной части отпуска соответствующей компенсацией. Следует отметить, что работодатель будет обладать законным правом и на вынесение отрицательного решения в отношении удовлетворения такой просьбы сотрудника. В этом случае служащий будет обязан использовать положенный ему отпускной период по его прямому назначению. Компенсацию сотрудник сможет получить только в ситуации, когда он будет увольняться из организации.

МЕЖДУ ДЕЛОМ

Труднее всего с отпуском приходится американцам. США – одна из немногих стран, где правительство не регулирует политику отпусков частных организаций. Другими словами, в Америке работодатель совершенно не обязан предоставлять оплачиваемый отпуск своим подчиненным. В среднем американцы работают на 2 недели дольше японцев, которые издавна славились своим усердием и работоспособностью, и практически на 2 месяца дольше немцев, максимальная длительность отпуска которых достигает 15 недель в год.

В Дании отпуск длится 31 день, далее следуют Австрия и Финляндия – 30 дней. Во Франции и Норвегии работники отдыхают 25 дней, в Германии – 24. В Бельгии, Ирландии и Великобритании – 20 дней. Не европейские страны, как Бразилия – 22 дня, Австралия – 20, Колумбия и Новая Зеландия – до 15 дней. В США, а так же в Канаде и Японии минимальный отпуск – 10 дней. Только в Мексике работодатели предлагают своим подчиненным не более шести дней на отдых в год.

«Бухгалтерия и кадры», №6, 2008

Расчет пособия за неотгуленные дни отпуска

Расчет компенсации не представляет значительной сложности для профессионального бухгалтера или кадровика, однако для работников, которые далеки от финансовых тем, понимание его принципов выступает значительной проблемой. Однако знать о том, как рассчитывается компенсация, необходимо, поскольку это позволяет вовремя заметить имеющиеся ошибки и защитить свои материальные интересы.

Остановимся на этом более подробно.

Суммы для расчета

Чтобы рассчитать сумму компенсации, необходимо для начала вычислить средний дневной заработок сотрудника. Он зависит от общего дохода за последние двенадцать месяцев и количества рабочих дней в году, когда сотрудник непосредственно был занят трудовой деятельностью.

В первую очередь возникает вопрос относительно того, какие суммы входят в заработок за последние 12 месяцев.

Смотрим в приведенном ниже списке:

• заработная плата (оклад или иные формы);
• пособие по временной нетрудоспособности;
• стимулирующие и компенсационные выплаты;
• премии (зависит от условий премирования, отраженных в локальных актах организации);
• иные доходы, с которых уплачивается НДФЛ, являющиеся базой для начисления страховых взносов.

К суммам, которые не учитывают при расчете дохода за 12 месяцев, относятся всевозможные формы материальной помощи, а также целевые бонусы конкретной организации.

Зная сумму, которую сотрудник заработал за последние 12 месяцев, а также количество дней за этот же период, когда он непосредственно осуществлял свою трудовую деятельность, можно легко вычислить средний дневной заработок.

Для этого необходимо значение данной суммы разделить на количество дней.

Пример:

Слесарь Петров отработал за последний год 255 дней. При этом общий доход за данный период у него составил 350 тысяч рублей.

Соответственно:

350000/255=1372,54

Это означает, что средний дневной заработок слесаря Петрова составляет 1372 рубля 54 копейки.

Дни для расчета

Расчет отпускных всегда производится исходя из даты начала нового рабочего года.

Начало рабочего года на практике практически никогда не совпадает с началом календарного года. Иными словами, если работник, скажем, был принят на работу 1 февраля 2019 года, то это означает, что новый рабочий год для него начнется 1 февраля 2020 года.

В соответствии с законодательством при расчете отпускных используется такое отношение отработанного месяца к дням отпуска, как 1:2,33.

Следует отметить, что у лиц, которые имеют право на более длительную продолжительность отпуска, данное соотношение будет другим.

Здесь же нужно учитывать, что следует считать за отработанный месяц. Так, установлено, что если работник трудился более половины календарного месяца, то он засчитывается целиком, если же менее половины, то этот месяц вовсе исключается из расчета.

Таким образом, зная эти переменные, легко вычислить, за какое количество дней отпуска полагается компенсация.

Пример:

Слесарь Петров имеет полных 8 рабочих месяцев в текущем году.

Соответственно:

8×2,33=18,64

Это означает, что у Петрова имеется 18,64 дня неиспользованного отпуска, за которые ему полагается компенсация при увольнении.

Формула

Формула расчета суммы компенсации довольно простая:

Внимание! СК = СДЗxНО, где

1. СК – сумма компенсации.
2. СДЗ – размер среднего дневного заработка
3. НО – количество дней неиспользованного отпуска.

Пример

Воспользуемся представленной выше формулой и внесем сведения о среднем дневном заработке и количестве дней неиспользованного отпуска слесаря Петрова.

1372,54×18,64 = 25 584,31

Это означает, что размер компенсации для данного работника составит 25584 рубля 31 копейка.

Следует отметить, что представленный расчет является крайне упрощенным. На практике случаются ситуации, когда часть отпуска уже использована. Тогда необходимо дополнительное математическое действие – из количества положенных дней отпуска вычесть число использованных дней.

Также нередки ситуации, когда за работником сохраняется право на отпуск за периоды, предшествующие текущему рабочему году. За него также выплачивается компенсация, а это значит, что и расчет становится несколько сложнее.

Кроме этого, следует учитывать индивидуальные ситуации, связанные с особенностями труда работников, а также их категорий.

Как вычисляют объемы компенсации?

Компенсация за остатки отпуска подсчитывается по тому же принципу, что и отпускные. Однако вначале следует выяснить, за какое количество времени полагаются деньги.

Число остатков дней отпуска, компенсируемых в денежной форме, вычисляется по форме, приведенной ниже:

Количество оставшихся отпускных дней = длительность целого отпуска, предоставляемого каждый год : 12 месяцев * сумму полностью проработанных месяцев в календарном году.

Калькулятор ниже поможет вам рассчитать количество оставшихся отпускных дней.

Перейти к расчётам

Рассчитать количество оставшихся дней отпуска можно по специальной формуле

Таким образом, за каждый целиком проработанный месяц сотруднику предоставляется 2,3 дня (28 дней поделить на 12 месяцев). Разумеется, это касается тех фирм, где отдых длится стандартные 28 дней. По каким принципам округлять? Нигде в официальной документации нет слов об этом. Обычно вычисленную сумму смотрят с двумя знаками после запятой, пользоваться округлением до целого числа вовсе не обязательно. Отметим, что чем больше знаков после запятой, тем более точной считается цифра.

Использовать округление дробных чисел до целых допустимо, однако в таком случае руководствуются не математическими правилами, а просто делают это в большую сторону. Это объясняется тем, что работодатель не вправе усложнять положение сотрудников (статья восьмая Трудового кодекса). Иными словами, нельзя предоставить компенсацию не за 16,33 дня, а только за 16. Поэтому многие фирмы просто округляют цифру до 17.

Округление дробных чисел происходит всегда в пользу сотрудника

Ситуация: вычисление суммы оставшихся дней отпуска при увольнении.

Работник оставил свою должность 2 ноября 19-го года. Выполнял свои трудовые обязанности он там с 9 января того же года. Все это время он проработал без перерывов. Как узнать, за какое количество дней гражданину должны предоставить компенсацию?

Чтобы выяснить интересующую нас информацию, в бухгалтерии сначала узнали, сколько полных рабочих месяцев отработал человек. Таким образом, их девять – с 9 января по 8 октября. С помощью дальнейших вычислений мы выясняем, что до увольнения остается 25 дней (с 9 октября по 2 ноября). Это превышает половину месяца, так что это время можно посчитать за целый месяц.

Как итог, мы выяснили, что человек проработал целые 10 месяцев. В фирме существует правило о том, что необходимо округлять оставшиеся отпускные дни до четырех цифр, следующих за запятой.

Нужно округлять число оставшихся дней до четырех цифр после запятой

Итак, бухгалтеры выполнили следующие вычисления:

28 дней : 12 месяцев * 10 месяцев = 23,3333 дня.

Поэтому компенсировали человеку в денежной форме 23,3333 дня.

Калькулятор ниже поможет вам рассчитать размер компенсации за неиспользованные дни отпуска.

Перейти к расчётам

По специальной формуле также можно рассчитать компенсацию за неиспользованные дни отпуска

Ситуация: вычисление компенсации за остатки отпуска.

7 ноября 19-го года Прокопьев Н.С. работал на своем предприятии последний день. Он имеет право на предоставление компенсации за 14 неиспользованных отпускных дней. Период расчета – с 1 ноября того же года по 31 октября 19-го года. Оклад сотрудника на 1 ноября прошлого года был 30 тысяч рублей. В периоды расчета заработок не изменялся.

Во время с 1 по 28 августа 19-го года сотрудник пребывал на отдыхе. Помимо отпускных, за данный месяц ему полагается еще 3913,04 рубля за проработанное время.

Время работы в августе состояло три дня.

Число календарных дней, выпавших на проработанное в периоде расчета время, бухгалтер фирмы подсчитал следующим образом:

29,3 дня * 11 месяцев + 29,3 дня : 31 день * 3 дня = 325,1355 дней.

После этого выясняли сумму, предоставляемую в качестве компенсации:

(30 тысяч рублей * 11 месяцев + 3919,04 рубля) : 325,1355 дней * 14 дней = 14 377,95 рублей.

Размер компенсации зависит от ежедневного заработка сотрудника

В каких случаях допускается по ТК РФ в 2019 году?

Ст.126 устанавливают ситуацию, когда работодатель может заменить денежной выплатой часть ежегодного оплачиваемого отпуска.

При одновременной выполнении условий ниже замена дополнительного оплачиваемого отдыха компенсацией возможна:

1. Работник сам хочет получить деньги вместо отдыха и пишет об этом в заявлении.
2. Сотруднику положены дополнительные отпускные дни, только отпуск свыше 28-ми дней за год можно менять на денежную выплату.
3. Трудящийся является совершеннолетним лицом, то есть достиг 18-ти лет.
4. Работник не относится к категории беременных женщин, которые обязаны отгуливать свой отпуск полностью, в том числе и дополнительную часть.
5. Трудовая деятельность человека не относится к опасной и вредной.

Указанные условия прописаны в ТК РФ и обязательны к исполнению.

Нельзя принудить его к этому, согласие должно быть добровольным, выраженным на бумаге.

Можно ли заменить отпуск совместителей денежной выплатой, читайте здесь.

Можно ли заменить дополнительные дни свыше 28-ми?

Именно добавочные отпускные дни свыше 28-ми можно поменять на денежную компенсацию.

Основная часть отпуска не подлежит замене.

Работник должен ежегодно отдыхать, для этого ТК РФ предоставляет ему право на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Если в текущем году он не использован, то эти не нужно компенсировать деньгами, следует перенести их на следующий год.

Запрещается непредоставление времени для отдыха более 2 лет подряд.

Ответственность при нарушении данного правила ложится на работодателя.

Если работник 2 года не отдыхал, и об этом станет известно контролирующим органам, работодателю будет назначен штраф.

Сотрудник же никаких потерь не несет в такой ситуации и не наказывается. Его отпуск копится, его он может отгулять позже (дни не сгорают) либо получить компенсацию при увольнении.

Если работодатель выплатит компенсацию за основную часть отдыха в процессе работы, то грозит штраф как самой организации, так и ее руководителю.

Размеры штрафов:

• для организации: от 30000 до 50000 при первичном выявлении нарушения, от 50000 до 70000 при повторном;
• для руководителя: от 1000 до 5000 при первичном, от 10000 до 20000 при повторном.

Если ежегодный отпуск составляет 28 дней, то никакая замена не допускается до тех пор, пока человек не уволится.

При увольнении ему выплачивается компенсация за все неиспользованные отпускные дни.

Получить денежные средства вместо дней отпуска могут те категории работников, у которых есть право на добавочные дни:

• за ненормированный труд;
• за вредные и опасные условия — за дополнительные дни свыше 7-ми;
• работающие на Крайнем Севере или в местностях, к ним приравненных – от 16 до 24 дней;
• за особый характер работы – продолжительность устанавливается Правительством РФ.

Положена ли за вредные условия труда?

Дополнительные 7 дней оплачиваемого отпуска положены за вредные и опасные условия труда, однако их заменять денежной выплатой не допускается.

Работник должен отдыхать 28 + 7 дней ежегодно для восстановления сил и здоровья.

Вредные и опасные условия труда устанавливаются по результатам спецоценки, дополнительный отпуск положен в случае, если условия признаны вредными 2,3 или 4 степени,  а также, если они признаны опасными.

7 добавочных дней за вредность работы предоставляются на основании ст.117 ТК РФ.

Если трудовым или коллективным договором  на предприятии установлена большая длительность дополнительного отпуска, то дни свыше 7-ми можно заменять денежной выплатой.

Таким образом, при работе во вредных и опасных условиях работник должен ежегодно отдыхать минимум 35 календарных дней, за дни свыше можно получить компенсацию.

Для этого работнику нужно написать заявление на имя руководителя.

Как получить за ненормированный рабочий день?

Согласно ст.119 ТК РФ, если у сотрудника ненормированный график, то ему положено дополнительно 3 дня оплачиваемого отпуска.

Трудовым договором или локальным актом работодатель может повысить эту продолжительность на свое усмотрение.

Главное – желание работника и согласие работодателя.

Что можно сделать, не нарушая закон

Безусловно, никто не скажет, как правильно поступать в данном случае. Однако, есть некоторые варианты, которые могут обсуждать между собой работодатель и исполнитель.

В первую очередь — это заключение гражданско-правового договора. Период отдыха, включая ежегодный отпуск, сотрудник может использовать, как захочет. Также возможно оформить данный договор не только с работодателем, но и с другой компанией.

Если предметом договора являются ваши обязанности, то это трудовой договор. В данном случае невозможно заменить отпуск на выплату финансовой компенсации. Иными словами, такие действия считаются неправомерными.

Увольнение.

Данный способ хоть и рискованный, но возможный. Если вы не уходите в отпуск и увольняетесь, работодатель должен компенсировать отпускные в денежной форме. Однако, в данном случае нужно быть уверенным в работодателях.

К примеру,

оговаривается увольнение, получение денежных средств, и последующий прием вас на работу. Возможен вариант, что работодатель не возьмет вас на работу повторно. Поэтому данным способом можно воспользоваться исключительно при полной уверенности в вашем руководителе. Более того, возможно изменение условий трудового договора. За этим сотруднику также лучше проследить.

Премия.

Данный вариант также возможен. Если руководство готово финансово мотивировать за активную работу, можно просить премию. Заранее нужно договориться, что в «отпускной период» вы сделаете больше работы.

Если вы можете работать удаленно — возьмите работу на дом. В ответ вы можете рассчитывать на премию от руководства. В итоге и работу сделаете, и в отпуске побываете, и денежные средства получите.

Выплаты за невзятый отдых без оставления должности: основные моменты

К законодательным документам, регулирующим отношения между сотрудником и нанимателем, относится, в первую очередь, российский Трудовой кодекс. Основную информацию по вопросам компенсации накопившихся отпускных дней можно найти в его статьях.

• Когда и в каком объеме положен отпуск?
• Ст. №114 и 115 гласят, что через полгода работы каждый сотрудник может воспользоваться своим правом на оплачиваемый отдых. Ему могут дать как 14 дней, так и целый отпуск авансом. При этом сумма отпускных будет рассчитана не «авансом», а сообразно отработанному времени.

Важный момент! «Отгуляв» весь отпуск «авансом» (раньше, чем пройдет 11 месяцев с момента приема на работу), сотрудник может продолжить трудиться в данной организации, а может уволиться. В последнем случае с него удержат сумму отпускных за каждый день, сверх положенных 14-и.

Через год продолжительность основного отпуска составит минимум 28 дней (плюс добавочные сутки для некоторых категорий).

• Расчет отпускных и нюансы возмещений невзятых отпускных дней без ухода с работы
• Ст. № 139 регулирует правила расчета отпускных (учитывается средняя ЗП за год плюс все годичные выплаты).

Обратите внимание! При расчете возмещения тоже учитывают среднюю ЗП, НДФЛ и налог на прибыль. Высчитать эту сумму не трудно

Высчитать эту сумму не трудно.

Во-первых, нужно сложить общее количество проплат за последние 12 месяцев (или за отработанное время, если оно меньше 12-и месяцев).

Напоминаем! Вы можете оценить Вашу ситуацию у юриста — это бесплатно! Звоните!

Во-вторых, полученную сумму разделить на 12 (или на кол-во полных месяцев работы).

Затем результат деления (среднемесячную зарплату) делят на принятое среднее число дней в месяце (29, 3). Получается средняя ЗП за 1 трудодень.

Полученное число (среднюю ЗП за день) умножают на кол-во неиспользованных дней дополнительного отпуска и получают сумму компенсации.

Например, у вас есть 8 дней отпускных в запасе. Средняя ЗП за год – 400 тыс. руб. Средняя ежедневная ЗП = (400000/12)/29,3=1137,6 руб. в день. Умножаем это число на 8: 1137,6 * 8 = 9100,8 руб.

Если сотрудник не уходит с работы, компенсация насчитывается и выплачивается в один день с зарплатой.

Ст. №126 фиксирует право на компенсацию. Она гласит, что если человека не увольняют, получение компенсационной выплаты возможно лишь за период сверх 28-и дней отпуска. В противном случае нанимателя ждет штраф.

Важно! Выплата не может быть истребована не увольняющимися сотрудниками. Это акт доброй воли, а не обязанность начальника

• Компенсация при увольнении
• ТК, ст. № 127 предусматривает компенсацию сотрудникам, покидающим предприятие, при наличии у них в запасе отпускных законных дней.

Причины расчета значения не имеют – после соответствующего приказа работник получает все полагающиеся ему деньги, трудовую и справку о средней ЗП.

• невыплаченная зарплата;
• премиальные;
• деньги за невзятый отдых;
• выходное пособие (необязательно).

Если в день увольнения работник не получит возмещения всех дней неиспользованного отдыха, работодателя ждут неприятные последствия.

• Набегут проценты за каждый день задержки выплаты из расчета 1/300 части ставки рефинансирования.
• Возможна выплата морального вреда работнику (см.: ст. №237 российского ТК). Назначается судом или устанавливается по взаимному согласованию.
• Штраф (ст. №237 ТК, ст. 5.27 КоАП РФ).

Компенсация без увольнения

Итак, мы выяснили, что компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения может быть выплачена, если остались неиспользованные дни дополнительного или удлиненного отпуска, то есть только если работник отдохнул положенные по закону минимальные двадцать восемь дней.

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения возможна на усмотрение руководителя.

В некоторых случаях, начальник идет навстречу работнику и выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск сотруднику, если даже он не увольняется, а у него остались неиспользованные дни обязательного ежегодного отпуска за прошлое время, в то время как продолжительность положенного отпуска составляет всего 28 дней.

Такая компенсация законом запрещена. Трудовая инспекция, проверяя выполнение норм трудового законодательства, обнаружив выплату таких компенсаций, наложит штраф на работодателя  — от 30 тысяч, как на юридическое лицо, и на руководителя предприятия – как на должностное лицо, нарушившее закон, – штраф 1-5 тысяч рублей, согласно первой части статьи 5. 27 КоАП РФ.

То есть, если вам положен отпуск продолжительностью 28 дней, нет никаких льгот и дополнительных отпусков, в 2016 году, к примеру, вы использовали 15 дней отпуска, то вы можете отгулять эти 13 дней в 2017 году, либо когда вы будете увольняться с данного предприятия, получите компенсацию.

Компенсацию за эти неиспользованные дни отпуска вам имеют право выплатить только при расчете.

Работники отдела кадров должны следить на предприятии, чтобы положенный отпуск был использован вовремя и работодатель не оставался в долгу перед своими работниками.

В дополнение к 126 статье ТК РФ, дано разъяснение как выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск и кому она положена в письмах Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) 2007 года, – за № 473- 6 – 0 от первого марта и далее за № 1921- 6 от восьмого июня.

В своем письме Роструд объясняет, закон говорит о том, что неиспользованные дни отпуска могут быть заменены денежной компенсацией.  «Могут быть» и «должны быть»,- имеют совершенно разную трактовку.

«Могут быть заменены» следует понимать так, что никто не может заставить руководителя выплачивать компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если сотрудник не увольняется с предприятия. Этот вопрос он решает на свое усмотрение даже в тех случаях, когда сотрудник, отгуляв 28 дней отпуска, просит денежную компенсацию за дополнительный неиспользованный отпуск.

Важно также учесть, что ни в коем случае невозможна замена денежной компенсации положенного отпуска беременным женщинам и работникам, которым не исполнилось восемнадцать лет, а также лицам, работающим на особо опасных участках. Эта категория трудящихся должна обязательно отдыхать положенное им по закону время

Эта категория трудящихся должна обязательно отдыхать положенное им по закону время.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения рассчитывается, исходя из среднедневной заработной платы работника и количества дней, подлежащих компенсации.

Для того, чтобы подсчитать какая сумма денежных средств положена за неиспользованный отпуск, необходимо знать среднюю заработную плату сотрудника.

Высчитать эту сумму не составляет особого труда.

1. Складывают общую сумму денежных выплат за последние 12 месяцев работы (если человек отработал меньше года, значит, суммируют зарплату за весь отработанный период).
2. Полученную сумму делят на 12 (если отработал меньше года, всего лишь несколько месяцев, то на количество полных месяцев работы). Полученный при делении результат – среднемесячная заработная плата, но нам нужна средняя заработная плата за один рабочий день.
3. Среднемесячную заработную плату делим на 29, 3 (общепринятое среднее число выходов в месяц). Так мы высчитали среднюю зарплату за один рабочий день.
4. Умножив полученное число (среднюю зарплату за день) на количество неиспользованных дней отпуска мы получим сумму положенной компенсации за неиспользованные дни отпуска.

Если начальником подписано заявление и издан приказ о компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения, она будет насчитана и выплачена тогда же, когда выплачивается зарплата.

Штраф, если работник не ходил в отпуск

Трудовая инспекция штрафует работодателей по ст. 5.27 КоАП РФ, если работнику заменили отпуск «двойными отпускными» или приказом перенесли его на следующий год. 

Штрафы такие:

— Для ИП — от 1000 до 5000 ₽;

— Для ООО — от 30 000 до 50 000 ₽;

— Для директоров ООО — дополнительно от 1000 до 5000 ₽.

Тут просится вопрос. Если работник сам не идёт отдыхать, можно ли оформить приказ на отпуск и выдать отпускные, а по факту он будет выходить на работу? Получится замена отпуска деньгами, но по бумагам будет чисто. Полицейский ведь к каждому работодателю не приставлен. Будут ли проблемы, зависит от работника. Если он передумает и пожалуется в инспекцию на фиктивный отпуск, работодателя накажут.

Документы

Как уже говорилось ранее, компенсация может быть получена сотрудником на основании его заявления. В нем обязательно должна быть информация:

• указание на ТК РФ, ст. 126;
• за какой период предоставляется отпуск;
• за сколько дней сотрудник хочет получить компенсационную выплату.

Если гражданин увольняется, ему сразу начисляют компенсацию за период отдыха, который он не успел использовать. Заполняется ф. Т-61, записка-расчет. Заявление не оформляется. Если же он решил не получать деньги, а побывать в отпуске и уволиться, требуется написать заявление (ст. 127 ТК РФ). Затем издают приказ по кадрам и выдают компенсацию.

Какой длины бывает отдых?

Кодекс по труду упоминает три разновидности ежегодного оплачиваемого отдыха:

• основной отпуск;
• основной удлинённый;
• дополнительный.

Основные законодательные принципы в отношении первого вида отпуска – основного:

1. Любому трудящемуся человеку необходимо отдыхать каждый отработанный год. На время отдыха за ним сохраняется его должность и средняя зарплата – 114 ст. (все упомянутые статьи в данном тексте взяты из Трудового кодекса).
2. Продолжительность для всех одинакова, – 28 дней – 115 ст.
3. Чтобы получить право на отпуск, вам нужно заработать личный отпускной стаж. Он называется рабочим годом (12 месяцев), и стартует с момента поступления на предприятие, а не с первого января – «Правила об очередных и дополнительных отпусках» N 169.
4. Вы только что приступили к работе, как незаметно пролетело полгода, – уже можете взять отпуск. Как бы авансом. В следующие годы (конечно, если продолжите здесь работать) – отпуск сможете брать в любое время, руководствуясь графику отпусков – 122 ст.
5. Отпускной стаж считается в календарных днях.
6. Нельзя два года подряд лишать трудягу законного отпуска – Письмо Роструда 473-6-0.
7. Если у кого-то отпуск больше 28 дней, то эти дни можно не гулять, а компенсировать деньгами, с согласия начальника – 126 ст.
8. Государственные выходные в отпуск не входят – 120 ст.
9. Отдых можно раздробить, но так, чтобы одна часть не была меньше четырнадцати дней – 125 ст.

Бывают ситуации, когда поездку на море необходимо перенести на другой год. Такие случаи перечислены в 124 и 125 статьях. Например, ваше отсутствие нарушает нормальный ход жизнедеятельности организации. Что, конечно, лестно для вас, но частенько является для начальства поводом нарушить ваши планы.

Хотя Правила N 169 написаны Комиссарами из отдела Труда в 30-м году, они имеют силу и ныне, конечно там, где не противоречат ТК (423 ст.)

А если работник не успел проработать 6 месяцев, но ему необходим отпуск, может ли он на него рассчитывать?

Да, есть категория граждан, которым должны предоставить отдых по требованию:

• юные до восемнадцати лет;
• усыновившие малыша, в возрасте до 3-х месяцев;
• женщины перед отпуском по беременности и родам (а также после) вправе отгулять то, что причитается – 122 ст.;
• муж, если его жена в отпуске по беременности и родам – 123 ст.;
• родитель ребёнка с инвалидностью – 262.1 ст.;
• совместители, взявшие отпуск на основной работе – 286 ст.

Удлинённый основной оплачиваемый отпуск имеют следующие категории граждан:

• кому нет 18 лет, могут передохнуть 31 день в любое время – 267 ст.;
• у инвалидов есть 30 суток – 181-ФЗ, 23 ст.;
• педагоги отдыхают 42 или 56 суток (зависит от должности) – 334 ст., Постановление N 466;
• судьи имеют в своём распоряжении 30 дней, а работающие на Крайнем Севере – 51 (Закон N 3132-1). Причём сам проезд на море и обратно в срок отпуска не входит;
• сотрудникам следственного комитета отводится 30, а в суровом климате от 45 суток, так же без учёта времени в пути – 403-ФЗ;

Подобные удлинённые отпуска имеют прокуроры, гражданские и муниципальные служащие, спасатели, пожарные федеральной службы, сотрудники овд.

Ещё один вид отпуска – дополнительный, имеют не все граждане, а лишь те, кто упомянут в Законе и различных нормативных актах (116 – 119 ст.):

• обладатели профессий с вредными условиями труда – Список Госкомтруда СССР номер 298/П-22;
• у кого ненормированный день (101 ст.);
• жители Крайнего Севера и подобных местностей;
• рабочие в представительствах нашей страны за рубежом – 339 ст;
• спортсмены, тренеры – 348.10 ст.;
• некоторые медработники (психиатрических, туберкулёзных больниц, имеющие дело с вич-инфицированными) – 350 ст., Постановление номер 482;
• врачи и медсёстры общей практики после 3-х лет работы по специальности – Постановление номер 1588;
• у кого особый характер работ (сезонные, транспортные, авиа);
• жертвы аварии на Чернобыльской АЭС;
• кто получил инвалидность на производстве – 125-ФЗ;
• работающие пенсионеры только по инициативе начальства – 128 ст.;
• судьи, с учётом стажа.

Налогообложение компенсации за отпуск

Чиновники определили, что замена отпуска денежным возмещением, как и сумма отпускных, подлежит налогообложению в общем порядке. То есть на исчисленную сумму компенсационной выплаты следует начислить страховые взносы, затем удержать НДФЛ.

Затраты компании на выплату замены отпуска следует относить в состав расходов на оплату труда при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации. То есть на сумму выплаченной компенсационной суммы за неиспользованный отпуск можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Однако есть важные исключения. Чиновники, а именно представители Минфина России выразили определенную позицию, что денежная выплата дополнительного отпуска за вредные условия труда не облагается НДФЛ. Выплата освобождается от налогообложения при соблюдении следующих условий:

1. Речь идет только о дополнительном отпуске за вредные условия труда 2, 3 или 4 степени.
2. Продолжительность дополнительного отпуска за вредность превышает 7 календарных дней. Эта норма должна быть закреплена документально (трудовой или коллективный договор) и подтверждена результатами специальной оценки труда.
3. Размер компенсации за неиспользованный отпуск, порядок ее исчисления и перечисления также закреплены в локальных нормативных актах организации. Например, условия и размер предоставления выплат закреплен в коллективном договоре.
4. Работодатель получил письменное согласие работника на замену дополнительных дней «вредного» отпуска денежной компенсацией.
5. Выплата компенсационного характера произведена в установленных размерах, закрепленных в отраслевых, межотраслевых соглашениях и коллективных договорах.

Если все эти условия соблюдены, то сумма возмещения неиспользованного дополнительного отпуска за вредные условия труда, превышающие продолжительность в 7 дней, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Отметим, что представители ФНС официально не обозначили своей позиции в отношении данного вопроса. А это значит, что налоговики могут оспорить такой подход к налогообложению компенсационных выплат. Обоснование: в НК РФ данный вопрос не урегулирован.

В части страхового обеспечения аналогичных исключений не предусмотрено. То есть на компенсации «вредного» отпуска страховые взносы начисляйте в полном объеме.