Нужно ли подавать трудовую книжку для оформления загранпаспорта

Предоставление ложной информации, если нет трудовой

Главное условие своевременного оформления документов – внесение актуальных, достоверных сведений о себе и своём трудовом стаже. На бланке заявления содержится информация такого характера: «Я предупреждён, что указание ложных сведений или приобщение фальшивых документов повлечёт за собой последствия, предусмотренные законом. Я выражаю согласие на автоматизированное использование персональных данных, необходимых для изготовления и проверки паспорта в период его действия».

Однозначно, не следует указывать неправдивые, неточные данные, а в случае, когда потеряли или не имели трудовую книжку, нужно сообщить об этом должностному лицу. В рамках межведомственной координации госорганы сами выполняют информационные запросы и уточняют необходимые сведения. Отсутствие информации про работу в заявлении не является основанием для отказа в принятии документов и подготовке загранпаспорта без трудовой книжки.

Причины для отказа в оформлении и выдаче загранпаспорта чаще всего связаны с нормами закона, который ограничивает возможности граждан на выезд за пределы страны (закон N 114-ФЗ от 15.08.1996 г. «О порядке выезда и въезда через границы Российской Федерации»). Это такие категории граждан:

• связаны с особо важными и секретными данными;
• находятся на военной или альтернативной службе;
• сотрудничают в федеральной службе безопасности – до завершения срока действующего контракта;
• являются банкротом – до решения арбитражного суда по делу о банкротстве и несостоятельности;
• фигурируют, как подозреваемые или обвиняемые в уголовном процессе, – до вынесения приговора, отбывают назначенное наказание;
• уклоняются от выполнения судебных предписаний, разыскиваются службой приставов;
• оставили неверные сведения о себе при подаче документов, – тогда в течение месяца выносится решение об исправлении данных или об отказе в выдаче паспорта.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки для загранпаспорта

Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений. Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы. Сколько по времени действует копия трудовой книжки в других организациях Гражданин, который оформляет визу, также должен предоставить копию рабочей книжки. Здесь действуют свои определенные сроки. В основном каждый документ действителен максимум три месяца. Копия книжки утверждается по общим правилам. Но для получения визы нужен перевод некоторых страниц на другой язык (часто это английский или итальянский). Оформление пособий в соцзащите тоже требует большого объема документов. Копия книжки рабочего здесь необходима при единовременной выплате по рождению ребенка и при оформлении детских пособий.
Для этого рекомендуется заблаговременно получить специализированное поручение с официального портала государственных услуг. Завершающим этапом является вложение изготовленной копии трудовой книжки в пакет документации, который подается в компетентные миграционные инстанции вместе с заявлением.

В этом случае сложности не возникают – нужно только грамотно заполнить все позиции заявительного бланка. В противном случае придется получать новую копию или переписывать заявку, что, в свою очередь, занимает достаточно много времени.

Существуют два варианта, как правильно заверять копию трудовой книжки.

1. Заверять каждую скопированную страницу.
2. Скопировать все страницы трудовой книжки, сшить их, закрепить нитку с оборотной стороны последней страницы, на которой будет располагаться отметка о заверении, и заклеить небольшим листом бумаги. На приклеенном листе делают надпись «Пронумеровано и прошито», подсчитывают количество листов, ставят дату прошивки, затем производится запись «Копия верна», указываются должность заверяющего сотрудника, его фамилия и инициалы, ставятся подпись и печать.

Если страницы заверяются по отдельности, все вышеперечисленные реквизиты обязательны на каждой странице.

• банк (при желании получить кредит либо выступить в роли поручителя);
• Пенсионный фонд (для установления пенсии);
• органы, занимающиеся вопросами гражданства и миграции (для получения заграничного паспорта; с 2017 года это требование действует только в отношении биометрического паспорта;
• посольства либо визовые центры некоторых стран (для получения визы, например, это касается Канады);
• потенциальному работодателю для рассмотрения кандидатуры на вакансию;
• другие учреждения по требованию.

Как заверить трудовую книжку по образцу, установленному законодательством, необходимо знать руководителю организации (его заместителю), специалисту (начальнику) отдела кадров, бухгалтеру либо иному лицу, которое в соответствии с локальным правовым актом обязано вести трудовые в организации и заверять их копии.
Трудовые документы сотрудников, называемые трудовыми книжками, имеют свой вес среди других значимых документов. Как и с других документов, с трудовой можно снимать ксерокопии, которые будут подлинными, если все сделано по закону. Работнику и его руководителю необходимо быть в курсе того, при каких условиях и сколько времени действительна копия трудовой книжки. Условия утверждения копии трудовой книжки Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик). На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями. Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.

https://youtube.com/watch?v=gnkiNIW-c5U

Первое, что необходимо сделать гражданину России, собирающемуся покинуть территориальные пределы государства, — выяснить, имеются ли причины для отказа. Если с этим все в порядке, следующим этапом является получение заграничного паспорта. Кроме пакета бумаг, заявителю необходимо заполнить анкету, важным разделом которой являются сведения о трудоустройстве. При этом граждан нередко волнует вопрос, нужно ли подавать трудовую книжку.

Сроки оформления

Согласно российскому законодательству, оформление загранпаспорта не может превышать 30 дней. Однако если человек желает получить документ не по месту жительства, а где-либо ещё, то срок выдачи увеличивается до 120 дней.

Срочное оформление загранпаспорта разрешается при наличии таких оснований:

• смерть или болезнь близкого родственника;
• необходимость оказания медицинской помощи за границей.

Чтобы в УМВД приняли решение об ускоренной процедуре получения паспорта, заявителю необходимо предъявить подтверждающий документ.

Проверяем готовность

Проверка готовности загранпаспорта может осуществляться несколькими способами. Узнать о том, готов ли ваш бланк, можно при помощи:

• проверки учетной записи на сайте Госуслуги;
• проверки на официальном сайте УВМ МВД РФ;
• телефонного звонка;
• личного посещения.

Что делать в случае утери?

Порядок действий будет зависеть от того, по чьей вине документ был утерян. Это может быть либо работодатель, либо владелец.

Что касается второго случая, то здесь можно поступить одним из двух представленных способов:

1. Не принимать никаких мер по восстановлению, так как действующее законодательство РФ не обязывает работника это делать.
2. Написать заявление на имя работодателя, в котором содержится просьба выдать новую книжку.
3. Попросить всех предыдущих работодателей, которые проставляли свою роспись в книжке, оформить ее дубликат.

Обратиться к работодателю можно как напрямую, так и отправить заказное письмо с уведомлением. На оформление дубликата у него есть пятнадцать дней.

Если в утере виноват работодатель, то дальнейший вариант действий будет зависеть от случая:

1. Гражданина уволили с рабочего места и не выдали книжку. Тогда необходимо составить исковое заявление в суд, в котором содержится просьба вернуть документ.
2. Если необходимо заняться восстановлением записей, подтверждающих рабочий стаж, то на имя работодателя по последнему месту работы пишется заявление с просьбой оформить дубликат документа. На рассмотрение такой заявки отводится 15 дней.

Оформление биометрического документа для лиц, моложе 14 лет

Для несовершеннолетних граждан также можно оформить заграничный паспорт. Конечно, о копии трудовой книжки в таких случаях даже не поднимается вопрос. Но все же к документам существуют некоторые требования.

Для получения загранпаспорта для ребенка требуется:

• свидетельство о рождении с ксерокопией;
• заявление-анкета;
• общегражданский паспорт с ксерокопией одного из родителей;
• фотография установленной формы;
• старый загранпаспорт несовершеннолетнего при его наличии.

В обязательном порядке требуется предъявление документа, подтверждающего факт наличия у ребенка гражданства РФ.

Это связано со вступлением в законную силу ст.74 ФЗ № 169 от 1 июля 2011 г. Теперь сотрудники ФМС могут проверять факт уплаты или неуплаты государственной пошлины, используя электронную базу данных.

При оформлении документов обсуждаемой формы в прежние время требовалось предоставлять все копии перечисленных документов, что само по себе являлось неудобным.

Почему может быть нужна трудовая книжка

Многие заявители обоснованно считают, что без трудовой книжки получить заграничное удостоверение личности невозможно. Но в 2021 году ФМС были переработаны правила получения загранпаспорта: из обязательного перечня бумаг для получения услуги исключен документ, способный подтвердить трудовой стаж.

Это общее правило: не имеет значения, на какой тип паспорта подается заявление – на новый биометрический со сроком действия 10 лет или старого образца, срок которого ограничивается 5 годами.

Объясняются изменения в процедуре тем, что до 2021 года миграционная служба проверяла информацию о трудовой деятельности гражданина, в основном руководствуясь данными, записанными в его трудовой книжки. Этим и объяснялась необходимость предоставления данного документа вместе с заявлением на оформление заграничного паспорта.

Как заполняется анкета

Хотя сама трудовая книжка при подаче документов не требуется, однако заявитель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет на загранпаспорт.

В бланк анкеты вносятся такие данные:

• на каких предприятиях заявитель работал;
• даты принятия на работу и увольнения;
• правильное название занимаемых должностей;
• адрес предприятия/организации.

При заполнении данного пункта также учитывается учеба в различных учебных заведениях, прохождение срочной военной службы, отбывание наказания(условный срок).

Графы о трудовой деятельности необходимо заполнять максимально подробно; важно правильно указать контактные данные компании-работодателя.

Если гражданин не работал больше месяца, то графа заполняется фразой «временно не работал». Для этой записи обязательно указывается адрес, по которому в этот период заявитель проживал.

Порядок подачи сведений о трудовой занятости

Еще совсем недавно каждый желающий получить выездное удостоверение личности должен был не просто указать в заявлении сведения о трудовой деятельности, но и предоставить заверенную копию трудовой книжки, которая могла бы это подтвердить. Сверка производилась сотрудником миграционной службы и осложнялась тем, что у работающих граждан нужный документ находился в отделе кадров, и они были вынуждены делать его копию, заверяя ее подписью и печатью начальника отдела.

В 2021 году данное требование было исключено из свода миграционных правил. Поэтому теперь трудовая книжка для загранпаспорта не понадобится тем, кто намерен запрашивать документ старого образца с пятилетним сроком действия, равно как и тем, кто хочет стать обладателем нового биометрического паспорта.

То же самое касается и ее копии. Заявитель лишь обязан указать точные данные о своей трудовой деятельности за прошедшие 10 лет, включая периоды, в которые он вообще не работал.

Кто предоставляет трудовую книжку

Изменения правил, однако, коснулись не всех граждан. Есть несколько категорий лиц, которым все же придется приложить документ с записями о работе к пакету бумаг. В частности, копия трудовой для загранпаспорта понадобится, если:

– ходатайствующее лицо не оформлено на предприятии официально;

– на момент обращения в ГУВМ заявитель вообще не имеет места работы.

Неизменным требованием остается заполнение анкеты, в которой в числе прочих нужно представить сведения такого порядка:

1. Название предприятия.
2. Занимаемая должность.
3. Дата приема и увольнения.
4. Адрес предприятия.

Нужна ли копия трудовой для загранпаспорта

Ответ на вопрос о том, нужна ли копия трудовой для загранпаспорта, еще не так давно зависел от формата запрашиваемого документа и от рабочего статуса заявителя. Сегодня же это звучит, скорее, как рекомендация для тех, кто не оформлен официально или вообще относится к категории безработных. В любом случае новые правила призваны максимально облегчить процедуру подачи заявления.

Если дубликат обозначенного документа все же подается, нужно помнить о том, сколько действует копия трудовой книги для загранпаспорта. Следует иметь в виду, что она действительна ровно один месяц. Если в течение этого времени заявитель не успел воспользоваться ею, тогда при подаче документов ему придется поставить еще одну печать в отделе кадров, удостоверив тем самым, что за прошедший месяц в трудовой биографии ничего не изменилось.

Для загранпаспорта старого образца

Отвечая на вопрос о том, нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта старого образца, можно с уверенностью сказать, что на сайте Госуслуг данный документ в списке обязательных не значится. Это означает, что заявитель имеет полное право не предоставлять его.

Для загранпаспорта нового образца

Нужна ли копия трудовой для оформления загранпаспорта нового образца? Официально нет – в списках документов для подачи в ГУВМ она не значится. Поэтому обращаться в отдел кадров, чтобы получить заверенный дубликат, больше не нужно.

В то же время на вопрос о том, нужна ли трудовая книжка для оформления загранпаспорта нового образца, можно ответить и утвердительно, поскольку описать десятилетний трудовой период по памяти довольно сложно, особенно если биография насыщена всевозможными переводами, увольнениями и приемами на работу. К тому же в анкете требуется указать точные даты поступления на службу и увольнения. Без трудовой книжки сделать это будет проблематично, какой бы формат паспорта вы не запрашивали.

Проблемы при подаче информации о трудовой деятельности

Иногда, при оформлении у лица могут возникнуть некоторые сложности, поэтому предлагаем разобраться, с чем же можно столкнуться и как это решить.

Так, как уже указывалось ранее, для получения загранпаспорта, потребуется предоставить сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет. В связи с этим могут возникнуть те ли иные сложности, обусловленные как объективными, так и субъективными факторами.

Ранее, в связи с тем, что трудовую книгу нужно было показывать в федеральной миграционной службе, причем, как в виде оригинала, так и копии, у некоторых граждан возникали сложности. В частности, трудности появлялись у:

• тех, кто осуществлял трудовую деятельность по договору;
• самозанятых граждан;
• тех, кто трудился в одном из подразделений предприятия или организации, главный офис которого находился в другом городе.

Все эти значительно увеличивало период времени, когда человек ожидал получения и заверения трудовой книжки.

Так, если с момента получения заверенной копии до момента ее предъявления трудовой работникам федеральной миграционной службы, проходило более одного месяца, возникала необходимость в том, чтобы поставить дополнительную печать на документе. Дело в том, в некоторых случаях, за это время заявители успевали сменить место работы.

Отсутствует трудовая книжка

Для получения загранпаспорта нужны сведения о трудоустройстве лица. Воспроизвести по памяти, в некоторых случаях, это довольно проблематично. Поэтому, если у заявителя отсутствуют подобные сведения, это вызывает сложности. Такое может произойти, если документ утрачен или находится по месту работы лица, и забрать его временно не представляется возможным.

В связи с этим, возникает вполне логичный вопрос, как получить загранпаспорт без сведений, которые нужно, но у лица нет к ним доступа

Беря во внимание то, что в миграционной службе не нужно предъявлять сам документ, все сведения, которые в нем указаны, придется воспроизвести по памяти. Если лицо не уверено в том, что сведения, указанные по памяти, в точности не соответствуют действительности, лучше всего сделать пометку о том, что трудовая утеряна

Служащие миграционной службы обязаны принять эту информацию к сведению.

Иной способ получения паспорта без этого документа – при каждой смене места работы стоит делать ксерокопию документа, чтобы все записи, при необходимости, были под рукой. К слову, в данном случае дубликат может быть вовсе не заверенным. Таким образом, вся необходимая информация попросту будет всегда у вас.

Недостоверная информация

До этого времени, дубликат документа выступала в качестве доказательства того, что человек трудоустроен. Так как мы знаем, что одной из причин, по которой лицу может быть отказано в выдаче паспорта – предоставление недостоверной информации.

Опираясь на прилагаемый дубликат, работник миграционной службы легко мог проверить достоверность той информации, которая была предоставлена в анкете. Это существовало до тех пор, пока не была введена электронная база, с помощью которой различные организации могли свободно обмениваться необходимой для работы информацией.

Сейчас, чтобы убедиться в том, что конкретный гражданин действительно работает в определенном месте, сотруднику службы необходимо сделать официальный запрос в необходимую организацию и получить ответ. Это позволило избежать бумажной волокиты.

Кому не нужно показывать трудовую книжку

В силу нововведений в действующем законодательстве, люди, желающие получить загранпаспорт, могут не предоставлять свою трудовую книгу. Все, что теперь понадобится – отобразить в анкете сведения о своей профессиональной деятельности за последние 10 лет.

Сведения о месте работы указывается в заявлении, как и до этого, при этом работники органов миграции все равно должны проверять подлинность предоставленной информации. Не так давно дубликат документа содержалась в перечне необходимых для получения загранпаспорт официальных бумаг, так как именно он являлся доказательством того, что у гражданина действительно имеется место работы (это указывалось в пункте 14 соответствующей анкеты). Поэтому граждане вынуждены были обращаться за помощью в отдел кадров по месту работы.

Единственное исключение из правил – это индивидуальные предприниматели. Подавая необходимые бумаги в миграционную службу, кроме всех бумаг для оформления паспорта, необходимо было предъявить дубликат и оригинал идентификационного номера, а также дубликат и оригинал свидетельства о государственной регистрации лица в качестве индивидуального предпринимателя.

Как правильно оформить копию трудовой в 2018 году

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
Наверху страницы ставится оттиск «копия».
На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:«Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
Если у работника есть личное дело, указывается его номер.

Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации

Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании. И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно

Делается это следующим образом:Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.

Завизировать копию документа имеют право:

• лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);
• если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
• при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.

Распространённые ошибки при оформлении копии

Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

• неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
• печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
• подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
• после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
• нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
• работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
• неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
• логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново. Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.

Как и где сделать копию трудовой

Процесс заверения трудовой не требует никаких денежных вложений и занимает очень мало времени. Если же ваша организация не может похвастаться глобальными размахами и большими бюджетами, то у вас может и не быть отдела кадров. Как быть в таком случае? Скорее всего, в такой организации работу с кадрами ведут секретари, бухгалтера или само начальство. Обратитесь к ним, и они сделают вам заверение. Также обязательно следует помнить, что на главной странице заверенной трудовой книжки должна стоять подпись директора предприятия.

Примечание. Если вы являетесь гражданином Российской Федерации, но при этом работаете на территории ближайшего зарубежья, то вам придётся обращаться не в МВД, а в ближайшее к вам отделение МИДа. С заверенной трудовой книжкой вы сможете получить не только загранпаспорт, но и визы в некоторые страны, а также сможете оформить крупный кредит на себя.

Следует помнить, что отделение МИДа занимается выдачей документов только тем гражданам за рубежом, на которых пришло специальное государственное поручение.

Когда процедура заверения завершена, можно делать официальную копию трудовой книжки. Необходимо, чтобы все данные из трудовой были различимы после копирования. Можно обратиться в специальный отдел при МФЦ, отделении МИДа, а также некоторые нотариальные службы, где вам сделают копию за небольшую плату.