Как восстановить трудовую книжку, если она потеряна?

Как восстановить потерянную трудовую книжку

После того как обнаружилась пропажа документа, владельцу следует скорее нанести визит в компанию, где он работал раньше. Там он пишет заявление на подготовку дубликата, ссылаясь на Постановление №225, от 16 апреля 2003 года.

Максимальный срок рассмотрения заявления составляет 14 дней. По окончании данного периода бывшему работнику выдадут дубликат трудовой книжки. В нём будет указан общий стаж работы и сведения о должности и времени работы на предприятии.

Получив дубликат, заявитель может нанести аналогичные визиты в другие компании, в которых он работал, и попросить работника отдела кадров поставить соответствующие отметки. Разумеется, если с момента увольнения прошло много лет, то бывшему работодателю потребуется некоторое время, чтобы найти нужные сведения, особенно, если речь идёт о том периоде, когда информация хранилась на бумажных носителях.

Восстановление через МФЦ

Задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку в МФЦ, следует отметить, что указанная процедура отличается оперативностью и доступностью. Вы можете посетить ближайший центр, заняв электронную очередь или записавшись на приём заранее. При себе обязательно иметь паспорт или другой аналогичный документ.

Во время общения с работником МФЦ, попросите дать бланк заявления на восстановление трудовой книжки

Внесите в него все требуемые данные, уделив особое внимание их корректности и разборчивости почерка. Ключевое преимущество этого способа заключается в том, что заявителю не нужно наносить визиты в организации, где он работал

Восстановление трудовой книжки через МФЦ будет происходить следующим образом: работники центра отправят запрос в госархив и, основываясь на его результатах внесут информацию в новую трудовую книжку. Следует понимать, что сведения о работодателях, отсутствующие в архиве, в документе не отразятся.

Восстановление через ПФР

Вторым альтернативным методом восстановления трудовой книжки является обращение в Пенсионный фонд. Лицу, утерявшему документ, необходимо лично нанести визит в подразделение ПФР, соответствующее адресу прописки или месту жительства, имея при себе СНИЛС и паспорт.

У сотрудников фонда необходимо попросить бланк заявления. В нём указывается контактная информация о заявителе и причина обращения. Заполненный бланк возвращается специалисту ПФР для проверки. При отсутствии ошибок, работник фонда сообщит, в течение какого времени будет готов дубликат.

Если обратить внимание на финансовую сторону данного вопроса, то следует отметить, что она не требует оплаты госпошлины. Единственная сложность заключается в том, что если стаж работы больше 15 лет, то некоторые сведения могут отсутствовать в архиве, а значит, с изготовлением новой трудовой книжки возникнут определённые трудности

Восстановление через портал Госуслуг

Портала Государственных услуг при решении указанной проблемы станет исключительно информационным помощником. Вы узнаете, как восстановить трудовую книжку в МФЦ, нанеся визит в Пенсионный фонд или обратившись на прежнее место работы. Вы также сможете пройти процедуру предварительной записи в многофункциональный центр, выбрав комфортное время посещения.

Восстановление через суд

Как показывает практика, обращение в суд является максимально надёжным способом восстановления трудовой книжки. От истца требуется заполнить соответствующее заявление и подать его в суд. В документе оказываются обстоятельства утраты трудовой книжки и информация о предыдущих работодателях.

После получения заявления, суд инициирует разбирательство, в ходе которого связывается с лицами, имеющими интерес к делу. Сведения о работе в фирме, которая объявила себя банкротом или прошла процедуру ликвидации, вносятся на основании свидетельских показаний. Роль свидетелей может быть отдана руководителю организации или коллегам.

Что касается недостатков метода, то это его затратная сторона. Разбирательства потребуют финансовых расходов. Сумма определяется судом, исходя из обстоятельств дела. Следует также понимать, что у бывших коллег и руководства сложится отрицательное впечатление, от того что им прислали повестку на заседание.

Если вы сами потеряли свою трудовую книжку

Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.

Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.

Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.

Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.

В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.

Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.

Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.

Как сделать дубликат трудовой книжки:

• Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
• Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.

Необходимые документы для восстановления дубликата:

• Заявление.
• Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
• Трудовой договор или контракт.
• Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
• Сведения из Пенсионного фонда.
• Форма 2-НДФЛ.
• Подтверждение изменений в названии фирмы.
• Оригинал паспорта.

Какие данные вносятся в дубликат

Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.

Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.

В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:

1. Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
2. Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.

Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.

При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка

Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?

Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.

В ПРФ хранятся следующие данные:

• ФИО;
• личные данные о дате и месте рождения;
• паспортные данные;
• данные СНИЛС;
• сведения стаже.

Здесь стоит понимать, что в ПФР хранятся лишь сведения об официальном стаже. То есть при официальном трудоустройстве работодатель платит в ПФР вносы, которые пойдут на будущую пенсию работника. Именно, исходя из этих данных, и будет начисляться пенсия. Если будущий пенсионер работал неофициально, не был трудоустроен по трудовому договору, то и взносы в ПФР работодатель за него не платил. Поэтому эти данные не будут учтены при начислении пенсии.

Тем не менее, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж будущего пенсионера. Поэтому ПФР требует этот документ перед тем, как работник выйдет на пенсию.

К сожалению, если будущий пенсионер не сможет подтвердить свой стаж записями из трудовой книжки, отношение к нему будет как к никогда ранее не работавшему человеку. То есть ему будет положена только социальная пенсия, а не страховая. Её размер значительно меньше той, которую получают граждане, отработавшие положенный срок.

Как восстановить

Так, согласно закону, восстановлением документа занимается тот, кто ее потерял или испортил. Если вина работника, то делать дубликат будет он, а если книжка сдавалась в канцелярию и там потерялась, обязанности по восстановлению ложатся на работодателя и должностных лицах.

Если потерял работник

В основном теряют книжки именно работники, например, во время смены места работы или, когда работодатель выдает документ на руки по запросу государственных инстанций. В остальных случаях, при оформлении на работу, документ заносится в личное дело сотрудника и сдается в канцелярию.

Бывают случаи, когда трудовая сдается работодателю, но при увольнении ее не оказывается. Зачастую, работодатель разводит руками и доказать что-то просто невозможно. Поэтому, восстановлением трудовой занимаются чаще всего работники.

Итак, в случаях, когда восстанавливает книжку работник, тот пишет заявление в Пенсионный Фонд и собирает справки, подтверждающие наличие стажа с прошлых мест работы. На основании собранных справок, в дубликате проставят подтвержденный стаж.

Также стоит отметить, что устроиться на работу можно и без трудовой книжки. Но тогда работодатель оформляет новую. Если это молодой человек, то данные о трудовом стаже в любом случае есть в ПФ и можно просто завести новую. А вот старшему поколению этот вопрос нужно уточнить. Если трудовая деятельность начата еще в СССР, то при выходе на пенсию с помощью трудовой книжки можно будет проверить насчитанный стаж.

Если потерял работодатель

Закон строг к работодателям, которые потеряли или испортили трудовую книжку своего сотрудника. Даже в случае несчастного случая, например, пожара, грабежа или наводнения, организация обязана восстанавливать документы за свой счет.

Для этого от предприятия создается запрос в ПФ, который должен выдать список всех предыдущих мест, где трудился подчиненный. После этогос каждого места работы необходимо запросить подтверждающие приказы с информацией о начале работы, увольнении и зарплате. Если предприятия больше не существует, возможно предстоит посетить Государственный архив.

Единственное, что потребуется от работника – написать заявление. При этом, работодатель обязан оформить сотруднику дубликат в течение 15 дней, а за каждый просроченный день работнику полагается компенсация в размере среднего ежедневного заработка.

В случае, когда работодатель виновен в утере или порче, но отказывается заниматься восстановлением, работник может обратиться в инспекцию по охране труда, прокуратуру или суд, где с организации взыщут штраф до 50 тыс. руб., что регламентируется статьей 5.27 КоАП РФ.

Как восстановить трудовую книжку

В случае утери трудовой книжки не надо впадать в панику. Ее реально восстановить, но для этого придется приложить усилия по сбору информации. Иногда придется побегать вам, но в некоторых случая и работодателю.

Стоит задуматься, необходимо ли восстанавливать документ, если сотрудник только начинает работать, не имея даже годового стажа, и в трудовой лишь сделана одна запись о приеме на работу. Делать дубликат документа необязательно, так как в Т. К. РФ статья 65 говорится о том, что в таких случая достаточно будет оформить новую трудовую книжку. Этим будет заниматься работодатель.

В том случае, когда работник имеет большой стаж и опыт, необходимо восстанавливать трудовую книжку. Сотруднику стоит обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Каждая организация должна иметь свой архив трудовых книжек. Для этого государство обязует завести особый несгораемый шкаф для хранения архивной документации.

Если предприятие распадается и более не существует, вся архивная документация, передает на хранение государству. В таких ситуациях необходимо обращаться в Росархив по месту жительства.

Где находится архив трудовых книжек?

• Главный офис компании должен иметь архив трудовых книжек.
• В случае распада организации, архив может переходить к новому приемнику компании.
• Все документы из архива компании могут быть перенесены в учреждение государственного архива.

Заносить старые записи, в новую трудовую книжку незаконно. Совершивших такое людей, ждет уголовная ответственность. Эти действия будут расцениваться как подделка документов. Поэтому нельзя заниматься восстановлением трудовых записей самостоятельно.

Само по себе понятие восстановление не корректно. При утере, трудовую нельзя восстановить, можно только сделать ее дубликат. Дубликат является действующим документом, который можно предъявлять для расчета стажа.

Новый документ выдается на протяжении 15 дней после подачи заявления.

Восстанавливающие трудовую книжку инстанции помимо работодателя

Оптимальный вариант восстановления – действия через последнего нанимателя не всегда представляются возможными. Если предприятие ликвидировано и исключено из государственного реестра, где восстановить трудовую книжку? Путь через архивы и поиски правопреемника отнимает много времени.

Пенсионный фонд

ПФР может лишь подтвердить уплату работодателями пенсионных взносов на конкретного гражданина, начиная с 2002 года, когда началась персонификация платежей в конкретике с разбивкой по каждому работнику. Страховой стаж подтверждается с этой даты, а также собирается информация по накопленным пенсионным баллам.

Заполнение дубликата через Пенсионный фонд невозможно, поскольку ПФР не располагает данными, касающимися:

• занимаемой должности гражданина;
• переводов и перемещений внутри предприятия;
• причины расторжения индивидуального соглашения;
• информации об отличиях и поощрениях.

Однако имеющаяся в скрижалях информация делает в отдельных ситуациях нецелесообразным восстановление трудовой книжки после утери. Если начало трудовой деятельности работником приходится на период с 2002 года и подтверждение стажа для последующего трудоустройства не представляется важным для работника в части занимаемых должностей и роста по карьерной лестнице, то последующий работодатель оформит бланк по правилам для новых документов. При назначении пенсии, стаж, неучтённый документально, не пропадёт, поскольку информации о перечислениях, сделанных на заработную плату, в ПФР имеется.

Многофункциональный центр

Восстановить утерянный формуляр возможно через МФЦ. Для обращения необходимо предварительно записаться на приём. По копии трудовой при наличии многофункциональный центр восстановит утерянную книжку. Однако в случае ликвидации работодателей придётся посещать архив по направлению специалистов.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в произвольной форме с указанием:

• наименования архивного учреждения в дательном падеже и ФИО заявителя в родительном;
• запрашиваемого периода деятельности;
• сути и цели получения информации;
• контактных данных обратившегося лица.

Утверждённый образец архивной справки, разработанной для восстановления трудовой книжки, отсутствует. По предоставленным справкам и ответам работодателей МФЦ производит оформление. Преимущество данного метода заключается в минимизации посещения учреждений гражданином лично.

Обращение в суд для восстановления трудовой

Возможно восстановление трудовой книжки через суд. Для этого в судебную инстанцию подаётся соответствующий иск с указанием информации относительно трудового стажа и перечисления бывших работодателей. Судебная инстанция проводит самостоятельное разбирательство и связывается с заинтересованными лицами, могущими дать свидетельские показания.

Несмотря на надёжность, метод имеет недостатки в виде:

• оплаты судебных издержек в размере, установленной судом;
• длительности срока рассмотрения дела;
• негативного впечатления у заинтересованных лиц при получении судебной повестки.

Портал Госуслуг

Портал Государственных услуг может выступить в роли консультанта в качестве разработки схемы восстановления – оптимальной для гражданина. Если последний наниматель не ликвидирован, то выгоднее обратиться к нему, поскольку помимо ограниченного срока – 15 календарных дней, на него возложено обязательство Инструкцией в оказании содействия.

При утере трудовой книжки выдаётся дубликат. Процедура выдачи называется восстановлением утраченного документа, хотя фактически подтверждённая документально информация вносится в формуляр, приобретённый гражданином. Необходимость выписки зависит от того, нужна ли работнику конкретная информация с расшифровкой по работодателям и занимаемым должностям

Если цель, преследуемая человеком – подтверждение страхового стажа для назначения пенсии, то с 2002 года данная информация предоставляется работодателем, до вышеуказанного периода только бумажными носителями, что позволяет сделать выводы о важности или несущественности восстановления

2021 zakon-dostupno.ru

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.