Образец протокола собрания собственников многоквартирного дома

Для введения ограничений пользования земельным участком нужно получить не менее 2/3 голосов

Нередко у собственников возникают вопросы о том, сколько голосов должно быть отдано за то, чтобы установить в доме систему видеонаблюдения, ограждение, элементы озеленения и благоустройства на придомовой территории.

Так, если на ОСС вынесены вопросы о пределах использования земельного участка, на котором расположен дом, в том числе о введении ограничений пользования им, установке ограждений, решения по ним принимаются большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов собственников помещений в МКД (п. 2 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ).

Также большинством голосов от общего числа голосов принимающих участие в данном собрании утверждаются на ОСС следующие достаточно популярные у собственников и УО вопросы:

1. Установка видеонаблюдения и утверждения тарифа на обслуживание системы.
2. Учреждение службы консьержей и утверждение тарифов на оплату услуги.
3. Установка домофонов, автоматических запирающих систем.
4. Установка датчиков движения.
5. Оборудование зон отдыха на придомовой территории: скамеек, столиков.

Законодательная база

Законодательство об управлении многоквартирными домами

Управлению недвижимым имуществом, которое является общим для собственников жилья многоквартирных домов, посвящена целая глава — No6 Жилищного кодекса России.

Почти половина главы содержит информацию о правовых нормах, которые установлены законом для проведения собраний владельцев подобной недвижимости:

• статьи с 44 по 45 устанавливают форму, порядок проведения мероприятия, определяют круг вопросов и варианты сбора голосов всех жильцов;
• статьи 46 и 48 определяют права владельцев недвижимости и организаторов собрания, необходимые для выработки решений, касающихся судьбы дома;
• в статье 47 описаны ситуации, при которых допускается очная, а также возможно проведение мероприятия в заочной или очно — заочной форме.

Такое внимание законодателей к технологии организации общедомовых собраний показывает, насколько важна эта процедура для управления домами и их содержании в масштабе государства

Как составлять протокол общего собрания собственников многоквартирного дома

Как правильно составить протокол общего собрания собственником многоквартирного дома интересует не только председателя ТСЖ или руководителя управляющей организации, но и любого собственника, который может захотеть быть инициатором собрания. Чтобы оформить протокол общего собрания не обязательно обращаться к юристам или юридическим организациям, а возможно сделать это и самому, внимательно изучив Жилищный Кодекс РФ, а также приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства от 25 декабря 2015 года № 937/пр, который вступил 29 апреля 2021 года. Этот приказ упорядочил формат составления протокола общего собрания, а также порядок передачи копий протокол в уполномоченные органы. Вот такого алгоритма необходимо придерживаться для составления правильного протокола общего собрания собственников. Итак, данный протокол составляется в течении 10 дней после проведения собрания. Ведется он секретарем собрания, который также избирается большинством голосов. Обязательно в протоколе должны быть указаны следующие реквизиты:

Название документа – здесь всё просто, он так и называется — протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Номер и дата протокола – датой является дата подсчета голосов общего собрания, а номером, порядковый номер проведения собрания в данном году.

Дата и место проведения общего собрания. Если собрание проходит в очной форме, то указывается адрес его проведения, если же собрание проводится в очно-заочной форме или заочной, то указывается адрес, по которому передавались оформленные решения собственников. Если собрание проводится в системе ГИС ЖКХ, то просто указывается адрес многоквартирного дома. Если собрание продолжается несколько дней, то указывается как дата начала собрания, так и дата его окончания. Будьте внимательны, даты в уведомлении о собрании и в протоколе должны совпадать.

Содержательная часть протокола общего собрания. В начале содержательной части должен быть адрес многоквартирного дома, вид общего собрания (годовое, внеочередное) и форма его проведения (очное, заочное, очно-заочное голосование). Сама содержательная часть состоит из двух частей. В содержательной части должны быть указаны следующие сведения: об инициаторе собрания, председателе и секретаре собрания, об общем количестве голосов собственников в доме, количестве голосов, принявших участие в собрании, об общей площади жилых и нежилых помещений, о повестке дня и наличии кворума. Если на собрании присутствуют менее 15 человек до дальше указываются присутствующие на нём собственники, если больше, то эта информация указывается в приложении. Также обязательно указываются и приглашенные лица.

Дальше в основной части указываются вопросы, которые рассматриваются на повестке дня. Включать в повестку пункт разное нельзя, все вопросы должны излагаться конкретно и по делу.

В тексте протокола должны быть указаны следующие разделы: СЛУШАЛИ – это кого заслушивали на собрании по каждому вопросу повестки дня, ПРЕДЛОЖЕНО – это какие предложения поступили во время собрания и РЕШИЛИ – здесь указывается количество голосов за, против, воздержались по каждому вопросу повестки дня.

Указывается место хранение протоколов общих собраний и решений собственников.

Самое главное, что касается новых изменений так это, что следующий перечень приложений является обязательным:

Реестр всех собственников в доме с указанием полных данных о них, уведомление о проведении общего собрания, список собственников присутствующих на собрании, решения собственников в случае очно-заочного или заочного проведения собрания и любые документы, которые имеют отношение к собранию.

Все приложения к протоколу подлежат нумерации и являются его неотъемлемой частью протокола.

Протокол обязательно подписывается председателем и секретарем собрания с расшифровкой фамилий и инициалов.

Приложение №2 к приказу Минстроя России указывает порядок передачи копий протоколов общих собраний в надзорный орган. Теперь в течении пяти дней инициатор собрания после подведения итогов обязан передать в орган государственного жилищного контроля копию решения общего собрания.

Лист регистрации и голосования

Для надлежащего фиксирования состава участников, а также принимаемых ими решений, в процессе ведения протокола подлежат заполнению два юридически значимых документа:

• лист регистрации участников (скачать здесь);
• лист голосования присутствующих собственников (скачиваем тут).

Регистрационный лист заполняется по факту предъявления участником заседания правоустанавливающих документов на жилое помещение (свидетельства, выписки из ЕГРН), а также паспорта.

В данном бланке подлежат заполнению не только сведения об участнике, но и данные о размере принадлежащей ему жилплощади.

Указанный лист голосования заполняется отдельно на каждого участника и должен предусматривать возможность одного из трех выборов по каждому решению повестки мероприятия:

• за;
• против;
• воздержался.

Собранием могут предусматриваться раздельные листы для голосования по отдельным вопросам, либо единый лист на участника. По завершению процедуры голосования данные листы передаются на хранение ответственному лицу, утвержденному собранием.

По факту получения заполненных листов счетная комиссия подсчитывает голоса и объявляет итоговое решение. Для утверждения вопроса повестки заседания требуется одобрение более 50% собственников помещений в МКД.

Таким образом, если кворум едва превысил половину от жильцов МКД, для принятия любого решения фактически потребуется единогласное одобрение по всем вопросам повестки.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Наименование организации ПРОТОКОЛ «__»________ 20__ г. № ______________ г. ______________ ______________________________________________________ (заголовок) Председатель — _________________________________ (ФИО) Секретарь — _____________________________________ (ФИО) Присутствовали: _____________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке) Приглашенные: _____________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ СЛУШАЛИ: ______________________________ ___________________________________ (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада) ______________________________ _______________________________________ (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада) ______________________________ _______________________________________ (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада) ______________________________ _______________________________________ (должность, фамилия, инициалы (содержание доклада) ______________________________ _______________________________________ (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада) ПОСТАНОВИЛИ: 1. _____________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. _____________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО) Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО) В дело № _____ «__»________ 20__ г. _____________________ (подпись исполнителя)

Порядок проведения собрания

Все собрания жильцов многоквартирного дома проводят в соответствии с определенным порядком:

1. Письменная регистрация всех участников.
2. Вступительное слово председателя.
3. Обсуждение вопросов, которые включены в повестку дня.
4. Оглашение результатов и подведение итогов.
5. Завершающее слово председателя.

Все решения на таких общих собраниях принимают с помощью большинства. Согласие собственников (или несогласие) выражается по-разному. Для голосования используют бюллетени (чаще при назначении должностных лиц) или обычное поднятие рук. У членов организации есть право воздержаться от принятия решения.

Председатель и секретарь собрания

Председателя товарищества, как и секретаря, всегда выбирают на первом собрании. Занять обе эти должности могут члены объединения. Для этого используют стандартные выборы – выдвигается несколько кандидатов и проводится голосование. После назначения в обязанности председателя входит ведение всех мероприятий товарищества. Секретарь при этом ведет протокол и занимается оформлением других документов.

Повестка и вопросы

Повестка дня – это отдельный документ, который оформляют до проведения соответствующего мероприятия. Она включает все вопросы, которые нужно рассмотреть участникам. На годовых собраниях обсуждают смету расходов на будущий год, проведение ремонтных работ и т. д. Внеочередные мероприятия проводят по другим неотложным вопросам – смена УК или председателя, привлечение дополнительных спонсоров, использование общей площади нежилых помещений МКД и т. д.

При составлении документа учитывают следующие правила:

• все вопросы указывают четко, без двусмысленности;
• нельзя объединять несколько похожих вопросов в одну группу;
• они должны находиться в компетенции собрания;
• нельзя указывать пункт «Разные вопросы» или «Общие вопросы».

Повестку не только оформляют заранее, но и знакомят с ней участников до проведения мероприятия. Если сведения о собрании распространяют с помощью письменных уведомлений жильцов, то повестку дня указывают в них. Также ее разрешено писать в объявлении о собрании или на сайте организации.

Сведения о выступлениях

Если в ходе мероприятия участники выступали или вносили дополнительные предложения, то соответствующие сведения указывают в протоколе. Если такой информации не будет, то результаты голосования можно легко оспорить в судебном порядке.

Листы регистрации и голосования

Лист регистрации и лист голосования – это два отдельных документа, используемых при проведении собрания жильцов. Лист регистрации включает:

• адрес многоквартирного дома;
• сведения об общей жилой и нежилой площади;
• сведения о жилплощади конкретного жильца (ФИО, номер квартиры, общая имеющаяся площадь, право собственности);
• дата, подпись.

Лист голосования включает аналогичную информацию о каждом участнике, а также вопрос, выставленный на голосование, и результат.

Подписи жильцов

Для решения ряда вопросов жильцы МКД нередко используют такую процедуру, как сбор подписей. Она расценивается, как заочное собрание собственников квартир, поэтому проводится по всем правилам. Чаще всего сбор подписей используют при перепланировке квартиры, смене УК и решении других малозначительных вещей.

Инициатор составляет подписной лист. Его образец при составлении берут в местных органах власти или УК. Лист содержит следующие сведения:

• название учреждения, куда впоследствии будет подан;
• должность лица;
• от кого обращение (жильцы дома и номер);
• суть проблемы или просьбы;
• срок решения проблемы (если нужно).

Его нередко оформляют в виде таблицы, где подробно указывают сведения о каждом жильце (ФИО, адрес, паспортные данные). Если лист нужен не для госорганов, а для внутреннего использования, его можно оформить в произвольной форме.

Как правило, его оформляют в двух экземплярах. Один, при необходимости, направляют в госорганы, а второй экземпляр остается в архиве ТСЖ. После оформления листа инициатор предоставляет его для ознакомления всем заинтересованным лицам.

Обжалование решений и особые мнения

У собственников квартир есть право обжаловать решение общего собрания. Основания для этого следующие:

• решение не соответствует нормам российского законодательства;
• голосование происходило с явными нарушениями.

Оспорить результаты собрания можно на протяжении 6 месяцев после его окончания.

Зачем составлять протокол?

Протокол собрания жильцов дома оформляется по результатам очередного или внеочередного заседания, и в порядке должен содержать:

• реквизиты проведения заседания (место, дата);
• повестку вопросов, вынесенных на рассмотрение, которые заблаговременно доводятся до жильцов;
• наличие кворума, определенного из общего состава участников собрания;
• результаты выбора секретаря и председательствующего на заседания;
• подведенные результаты голосования по всем решениям повестки дня.

Образец решения и протокола собственников жилья может быть сформирован уже на стадии подготовки к заседанию.

Заблаговременно до даты проведения собрания граждане имеют право представлять замечания или дополнения по всем вопросам, указанным в повестке, а также формату мероприятия.

В процессе голосования на собрании жильцов и заполнения протокола могут приниматься следующие важные решения:

• выбор одной из форм управления МКД (утверждение проекта соглашения с УК; ТСЖ, выбор непосредственной формы управления);
• одобрение итогового соглашения с выбранной УК;
• утверждение состава обязательных и дополнительных услуг и работ по содержанию имущества МКД;
• прекращение действия договора с УК ввиду ненадлежащего качества предоставляемых услуг;
• утверждение тарифов на отдельные услуги по содержанию МКД;
• утверждение решения о сдаче отдельных помещений МКД в аренду сторонним организациям.

Таким образом, без надлежащего заполнения этого документа не может быть принято ни одно юридически значимое действие, направленное на реализацию полномочий по управлению домом.

Цели

Основными положениями, на основании которых, собирается заседание, является следующий перечень:

• Обсуждение возможности реорганизации владения, сооружение хозяйственной пристройки, проведение ремонтных работ.
• Обсуждение вопроса о возможном применении прилегающих земельных территорий, располагающихся вдоль домовладения. А также ограничение права собственности на владение участком.
• Обсуждение вопроса о сдачи какого-либо имущественного предмета в права пользования гражданину или организации.
• Принятие решения о способе домоуправления (организация жильцов, создание товарищества собственников жилья, контроль руководства).
• Организация и устранения товарищеских сообществ.
• Рассмотрение ценового диапазона оказываемых услуг (обслуживание домовладения и ремонтные работы).
• Другие положения, которые прописаны в Жилищном праве Российской федерации.

Процесс принятия решения выглядит следующим образом:

1. Созыв собрания.
2. Решение вопроса о пользовании общими владениями (земельные территории, домовладение, другие недвижимые предметы имущества).
3. Оглашение результатов голосования.
4. Составление протокола.

Уведомительное письмо имеет следующие положения:

• Адрес проведения мероприятия.
• Датирование.
• Основные положения, к которым относятся цель и задачи.
• Способ проведения (очная или заочная формы).
• Личные данные инициатора проведения заседания.

Таким образом, поставленный вопрос определяет цель заседания и процесс, в результате которого будет решена проблема.

Как провести общее собрание жильцов МКД?

Согласно первой части статьи №44 Жилищного кодекса Российской Федерации (ЖК), общедомовое собрание выступает органом управления МКД. На нем принимаются решения касательно эксплуатации недвижимого имущества, повышения уровня комфорта проживания.

Инициировать проведение данного мероприятия может любой жилец МКД, управляющая компания или ЖСК, ТСЖ, инженерные службы. Порядок организации общедомового собрания зафиксирован в статье №45 ЖК РФ. Его надо четко придерживаться, чтобы принятые решения были признаны законными.

Рекомендуется следовать такому алгоритму действий:

• создать инициативную группу – команду единомышленников. В нее входят владельцы квартир МКД;
• провести заседание инициативной группы. Надо определить цель собрания, перечень вопросов, которые нужно будет на нем рассмотреть. Также нужно решить, где, когда и в какой форме будет проходить мероприятие;
• взять реестр владельцев квартир МКД. Получить его можно в управляющей организации. В таком документе содержится информация о всех собственниках помещений многоэтажного дома с указанием принадлежащей им жилплощади;
• оповещение о проведении общего собрания. Делается это путем вручения жильцам уведомительных писем. В таком документе, согласно пятой части статьи №45 ЖК РФ, обязательно надо указать сведения о лицах, входящих в инициативную группу, дате, месте и времени сбора. Также прописывается повестка дня;
• проведение общедомового собрания. Делается это в очной или очно-заочной форме. На нем освещаются важные вопросы, проводится голосование.

Документально собрание оформляется протоколом.

Как составляют протокол

• место и дату проведения;
• наименование;
• сведения о месте хранения;
• дату составления и номер;
• информацию о принятом решении;
• лица, проводящие подсчет голосов;
• повестку обсуждения;
• пояснения присутствующих лиц;
• количество голосов (общее по МКД и среди присутствующих);
• площадь всех помещений в МКД;
• правомочность кворума.

Пример:

В случае ссылки в протоколе на дополнительные документы рекомендуем их указывать в виде приложения. В качестве дополнительных документов используются: перечень приглашенных и присутствующих граждан; подтверждение факта уведомления о проведении собрания; подтверждение полномочий, в случае участия представителя.

В случае, если лицо, участвовавшее в собрании, голосует против принятия решения, оно имеет право потребовать внести об этом запись в текст документа. Такая позиция подтверждается судебной практикой — Апелляционное определение Московского городского суда от 16.08.2019 по делу №33-35792/2019. В случае, если вы обращались с таким требованием о внесении записи, но документ в итоге не содержит этого, необходимо обеспечить доказательственную базу для возможных судебных споров (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 05.10.2016 по делу №33-7479/2016).

Законодательного закрепления периода времени для хранения протоколов не установлено. Рекомендуем обеспечить доступность документа на срок не менее трех лет.

Бланк и образец составленного протокола

В соответствии с данным документом протокол общедомового собрания должен отражать следующие данные:

• название документа с указанием адреса нахождения многоквартирного дома;
• дату составления;
• место и время проведения очередного или внеочередного собрания;
• вводную часть, в которой указываются:

— инициатор проведения обшедомового собрания; — личные данные избранных председателя, секретаря и лиц, при помощи которых осуществлялся подсчет голосов жильцов; — перечень лиц, которые принимали участие в голосовании; — общее количество человек, имеющих право на голосование; — площадь отдельных помещений дома; — повестка – перечень вопросов, подлежащих решению;

• основную часть, в которой кратко излагается содержание и решение по каждой проблеме, входящей в состав повестки;
• перечень приложений.

К протоколу общедомового собрания необходимо добавить следующие приложения:

• реестр владельце всех квартир и иных помещений, расположенных в здании;
• копии сообщений об извещении жильцов дома о месте, дате и времени проведения общедомового сбора;
• документы о вручении сообщений о назначении собрания;
• список граждан, принимающих участие в сборе;
• доверенности, выданные владельцами помещений на представление их интересов третьим лицам и дающие право на голосование;
• бюллетени, подтверждающие волеизъявление собственников.

Протокол должен иметь подписи:

• избранного председателя;
• ответственного секретаря.

Процедура голосования

Во время очного голосования участники должны присутствовать лично. Допускаются к голосованию только собственники, предъявившие паспорт и документ, подтверждающий право собственности (это может быть выписка из ЕГРП, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и другие). Копии этих документов участники собрания должны сдать организаторам при входе в зал проведения общего сбора.

Чтобы быть уверенными в том, что кворум действительно состоялся, используют листы регистрации. Эти листы нужно подготовить заранее.

Голосование можно организовать, раздав участникам бланки для заполнения (листы голосования). Это удобно, если обсуждается несколько вопросов. Если вопросов 1-2, можно проводить голосование, предложив поднять руки «за» или «против» обсуждаемого предложения. Решения принимаются большинством голосов.

Чтобы решить, как будет формироваться фонд на капитальный ремонт, реконструкцию здания и другое, требуется две трети голосов.

Мероприятие считается правомочным, если на нем присутствовали более 50% общего числа голосов (долей собственности).

Правила проведения собрания

В соответствии со ст. 45 ЖК РФ, собрание может проводиться:

• по просьбе управляющей компании;
• по желанию одного из владельцев;
• ежегодно.

Если проведение встречи организуется управляющей компанией или владельцем, необходимо за десять дней до назначенной даты вручить всем участникам уведомления, где будет сказано, когда, где и во сколько будет проходить это мероприятие, а также перечислены все темы повестки дня. Заранее готовится и черновик протокола, который позже будет скорректирован и дополнен.

Если мероприятие организуется в заочной или очно-заочной форме, то к уведомлению прикладывается бланк для голосования, прописывается, к какому числу и куда его надо передать.

В мероприятии должны принимать участие:

• председательствующий;
• секретарь;
• приглашенные лица (представитель управляющей компании, администрации и другие).

Необходимо соблюсти кворум (должны присутствовать не менее 50% всех голосов владельцев).

ВАЖНО!

Расчет кворума — дело ответственное и непростое. Собственник обладает количеством голосов, пропорциональным доле занимаемой им площади в общей площади дома (ст. 48 ЖК РФ).

Как проводится собрание собственников и какие вопросы оно решает

По ст. 45 Жилищного кодекса, собрания проводится:

• ежегодно по плану;
• по инициативе одного из собственников;
• по инициативе управляющей организации.

Если инициатором является собственник или управляющая компания, то всем владельцам жилья вручаются уведомления с указанием времени и места собрания не позднее чем за 10 календарных дней до его проведения. По окончании руководство готовит образец протокола собрания собственников жилья многоквартирного дома и знакомит с ним участников заседания и всех остальных жильцов.

Состав следующий:

• председатель МКД;
• секретарь (назначают заранее или выбирают из собравшихся);
• кворум (собраться должно не меньше половины всех жильцов многоквартирного дома);
• приглашенные лица (администрация, депутаты, должностные лица управляющей компании и другие).

Часто из собравшихся избирают счетную комиссию, если какое-то решение должно приниматься голосованием. Комиссия занимается подсчетом голосов и фиксированием результатов.

Как правило, собрание собственников многоквартирного дома проводится в соответствии с регламентом:

1. Регистрация всех присутствующих.
2. Вступительное слово председателя.
3. Разбор вопросов повестки с голосованием.
4. Разбор вопросов жильцов.
5. Подведение итогов и заключительное слово председателя.

В повестку входят вопросы, перечисленные в ст. 44 Жилищного кодекса. Например:

1. Вопросы, связанные с пристройками к многоквартирному дому, способами его расширения.
2. Вопросы по использованию придомовой территории, земельного участка вокруг дома.
3. Решения по назначению ответственных лиц, которые вправе заключать договоры с гражданами и сторонними организациями, которые хотят задействовать придомовую территорию в коммерческих целях.
4. Вопросы, связанные с ремонтом дома.
5. Решения о назначении дополнительных сотрудников для работы по содержанию дома, охране.

С полным перечнем ознакомьтесь в Жилищном кодексе.

ВАЖНО!

Перечень вопросов для обсуждения включается в уведомление, которое вручается всем собственникам многоквартирного дома. Изменять список вопросов и обсуждать вопросы, не включенные в повестку, на собрании невозможно.

Роль протокола общего собрания жильцов

В ходе заседания формируется протокол, составление которого и является итогом заседания, так что роль его достаточно весома.

Решения на собрании принимаются в соответствии с законодательными нормами:

Большинством голосов владельцев, самых крупных территорий или голосами сформированного согласно требованиям товарищества;
ЖК РФ установлены параметры, согласно которым определяются важность мнения собственников самых больших жилых площадей, а также законность принятия самостоятельного решения управленческого состава.

Исходя из этого, к основным полномочиям документа относится:

• Фиксирование процесса выбора управления товарищества на первом заседании;
• Выбор варианта контроля, согласно мнениям большинства;
• Действительность документу придает информация о голосовании большей части жильцов.

Важно: наличие информации об итогах голосования обязательно. Чтобы документ имел необходимую информацию необходимо провести предварительную работу:

• Правильно организовать процесс оповещения в письменной форме с обязательной подписью уведомления жильцами;
• Собрать до начала собрания всю необходимую информацию;
• Составить точные списки жильцов, это поможет сделать застройщик или владелец. Что нужно знать при покупке квартиры в новостройке у застройщика и как избежать мошенничества — читайте тут;
• Расписать все положения документа;
• Удобно провести предварительный опрос жильцов в рабочее время, к примеру, осенью, когда сезон массовых отпусков окончен.

Образец заполнения протокола собрания жильцов.

Форма протокола

Ранее оформление протокола совершалось по усмотрению правления товарищества без использования особого регламента.

С 2016 года согласно Приказу Министерства строительства и коммунального хозяйства был принят официальный регламент документа, который и усложнил и упростил форму протокола, и его ведение.

Согласно новым правилам протокол имеет закрепленную структуру и его форма должна содержать основные положения:

• Структура протокола;
• Реквизиты;
• Текст;
• Вводная часть;
• Основная часть;
• Сведения о присутствующих и приглашенных;
• Приложение;
• Подписи.

Кто и когда составляет документ

Важно: протокол должен быть окончательно составлен в течение 10 дней с момента организации мероприятия. Формируется протокол секретарем общества, избранным на первом заседании путем открытого голосования

Формируется протокол секретарем общества, избранным на первом заседании путем открытого голосования.

Структура и реквизиты

Структура документа предписана законодательно она должна складываться из:

• Реквизитов документа;
• Непосредственно самого текста документа – вводная и основные части;
• Пронумерованных и прошнурованных приложений;
• Подписей присутствующих лиц.

В реквизитах документа необходимо указать:

• Его наименование с указанием на повод собрания;
• Дата собрания – дата самого собрания, если это несколько дней значит дата начала и конца собрания;

Важно: дата в протоколе должна совпадать с датой в уведомлении

• Адрес расположения дома;
• Вид – очередное или внеочередное;
• Форма собрания;

Важно: регистрационный номер протокола, нумерация которого проводится с начала каждого года

• Информация об инициаторе заседания;
• Информация о председателе и секретаре;
• Сведения о площади дома и площади каждого собственника.

Образец протокола собрания жильцов.

Подписание документа

До начала проведения собрания все прибывшие участники расписываются в регистрирующей форме, определяя тем самым наличие кворума. Как уже упоминалось избегание фальсификации доступно достигнуть посредством бюллетеней, в такой ситуации подписи не нужны.

Тем не менее реквизиты подписей должны содержать:

• ФИО председателя;
• ФИО секретаря;
• ФИО счетной комиссии.

Все данные лица должны указать дату и поставить подпись напротив своих инициалов.