Должностная инструкция специалиста по закупкам бюджетного учреждения

Кто такой специалист по тендерам?

Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.

Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.

Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)

Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.

Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Какую работу выполняет отдел закупок

На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.

Контрактную службу должны создавать те заказчики, которые в общей сумме за год совершают закупки более чем на 100 млн руб., но при этом отдельное структурное подразделение создавать на предприятии необязательно.

Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:

• место отдела в общей организационной структуре предприятия;
• задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
• порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
• другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.

Основные функции и задачи

Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:

• обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
• составление плана закупок;
• мониторинг деятельности;
• организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
• предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
• обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
• качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.

Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:

• составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
• составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
• подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
• составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
• организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
• направляет победителю документацию;
• размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
• формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
• рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
• формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
• другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.

Цели отдела

Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:

• повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
• улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
• обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
• предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.

Каждый сотрудник отдела вносит свой вклад в достижение поставленных целей, но максимальную ответственность за работу всех сотрудников несет руководитель подразделения.

Должность снабженец как правильно

Профессиональный специалист способен принести компании прибыль и вывести ее на совершенно новый уровень.

Определять режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следить за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролировать соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Проверять состояние груза, принимать меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

В некоторых организациях обязанности снабженца фактически выполняет логист, хотя, конечно, есть определенные особенности работы. Ведущий специалист по материально-техническому снабжению предприятия принимае участие в составлении и заключении договоров поставок по материально-техническому снабжению и снабжению продовольственными товарами.

Как видно из должностной инструкции, обязанности у снабженца велики и ответственны. Именно поэтому к нему предъявляются и особые требования в плане профессиональных знаний и умений.

Еще стоит отметить, что такой специалист – один из первых, кто контактирует с поставщиками. Именно поэтому он должен уметь вести переговоры, выгодные для предприятия, и поддерживать отношения с поставщиками.

В нём представлены все основные нормативно-правовые акты для этих сфер деятельности — от кодексов до ведомственных правил и инструкций.

Определяет на основе технически обоснованных нормативов и расчетов потребность организации в запасных частях, оборудовании, материалах, сырье, топливе и других ресурсах. Участвует в составлении проектов текущих и перспективных планов материально-технического снабжения организации, составляет отдельные части этих планов, готовит расчеты и обоснования к ним.

У нас работники снабжения назывались: начальник отдела материально-технического снабжения (ОМТС), ведущий инженер ОМТС, инженер по комплектации ОМТС и товаровед ОМТС.

Так же в интернете можно видеть, что иногда эта должность называется «менеджер по снабжению» или «менеджер по закупкам в строительстве».

Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Разрабаты­вает и реализует мероприятия по организации и созданию сети сбыта то­варов (разработка и построение каналов движения товаров к потребите­лям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми пред­приятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

Снабженец находится в подчинении у начальника отдела материально-технического снабжения, заместителя начальника отдела материально-технического снабжения; иного должностного лица.

Оформлять документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывать контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Снабженец должен знать:— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы компании;— права и обязанности работников и режим их работы;— правила внутреннего трудового распорядка;— правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.1.5.

Как показывает практический опыт, без наличия в штате менеджера, который выполняет роль снабженца, осуществить уровень сбыта на должном уровне становится невозможным. Для того чтобы решить все вопросы, связанные с обеспечением логистической деятельности, и существует должность снабженца. Отметим, что спрос на данную профессию является очень большой.

Менеджер по закупкам или снабженец играет значимую роль в любом торговом бизнесе. Будь то небольшой магазинчик продуктов или огромная промышленная компания. Кроме снабжения предприятия качественными и «ходовыми» товарами, эксперт должен заниматься и другими смежными делами. Должность закупщика подходит далеко не всем.

Контрактный управляющий — профессиональный стандарт «специалист»

Профстандарт «работник контрактной службы», или специалист в сфере закупок, утвержден Приказом Минтруда от 10.09.2015 № 625н, зарегистрирован в Минюсте 07.10.2015 № 39210, является нормативным актом, обязательным для применения. Профстандарт «специалист в сфере закупок» разработан для тех, кто осуществляет закупочную деятельность ради обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд с целью эффективного и результативного использования денежных средств. Профстандарт специалиста определяет четыре направления в сфере закупок:

1. Обеспечение (уровень квалификации 5).
2. Осуществление (уровень квалификации 6).
3. Экспертиза результатов (уровень квалификации 7).
4. Контроль (уровень квалификации 8).

Разберем их подробнее.

Обеспечение конкурсных мероприятий

Работник, занятый в сфере закупок, должен иметь среднее профессиональное образование. Требования к опыту не предъявляются.

Права и обязанности:

• предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы и услуги;
• подготовка закупочной документации;
• обработка результатов;
• подготовка и составление необходимой документации для размещения заказов;
• формирование описательной части объектов заказа.;
• мониторинг поставщиков и т. д.

Для более подробной информации можно заглянуть в единый квалификационный справочник, контрактный управляющий там проходит под кодом 26541 (Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367).

Осуществление закупочных процедур

Для работы в этом направлении сотрудник должен иметь высшее образование по программе бакалавриата и опыт практической работы не менее трех лет в области закупок. Основные задачи и цели:

• составление планов и их обоснование;
• осуществление конкурсных процедур;
• организация общественного обсуждения;
• определение и обоснование цены контракта;
• составление и публичное размещение отчета об объемах заказов и т. д.

Экспертиза результатов

Для выполнения задач работник должен иметь высшее образование по программе специалитета или магистратуры и опыт практической работы не менее четырех лет. В этом профстандарт контрактный управляющий с 2018 года не претерпел никаких изменений. Компетенции работника предполагают решение следующих задач:

• проверка соблюдений условий контракта;
• проверка качества предоставленных товаров, работ и услуг;
• организация процедуры приемки отдельных этапов исполнения контрактов и создание приемочной комиссии;
• взаимодействие с поставщиком при изменении, расторжении контракта;
• привлечение сторонних экспертов для проверки соответствия результатов, предусмотренных контрактом, и т. д.

Контроль конкурсных мероприятий

Для выполнения профессиональной деятельности в области контроля закупок сотрудник должен иметь высшее образование по программе специалитета или магистратуры и опыт практической работы в данной области не менее пяти лет, в том числе на руководящих должностях не менее двух лет. Основные направления деятельности:

1. Мониторинг, аудит и контроль в сфере конкурсных процедур (не за работниками).
2. Оценка обоснованности проведенных конкурсных процедур.
3. Оценка эффективности обеспечения соответствующих нужд.
4. Разработка локальных нормативных актов в сфере закупок, их адаптация к изменениям в законодательстве и т. д.

Профстандарт «специалист контрактной службы»: итоги

Все категории работников, занятые этим видом деятельности, должны пройти соответствующее дополнительное обучение по программе повышения квалификации или переподготовки в сфере закупок (если образование не в данной профессиональной области). Для всех четырех направлений работы профстандарт контрактного управляющего по 44-ФЗ устанавливает единые требования к знанию законодательства РФ, в том числе гражданского, бюджетного, земельного и др. в части применения к закупкам, а также этические нормы:

• соблюдать конфиденциальность и этику делового общения;
• активно бороться с профессиональной недобросовестностью;
• не допускать конфликты на работе;
• не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
• не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег (при этом в стандарте напрочь отсутствуют положения о противодействии коррупции и урегулированию конфликта интересов).

В области профессиональных навыков все работники должны знать законодательство в части регулирования закупок и уметь выполнять необходимые и соответствующие функциональные обязанности по каждому из направлений.

Образец и правила составления инструкции

Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Рекомендуем вам также ознакомиться с юридически правильным образцом трудового договора с сотрудником, пример составления можно посмотреть тут.

Требования к знаниям и умениям

Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.

Специалист по закупкам должен знать:

• основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
• особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
• ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
• все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
• классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
• принципы/правила организации закупок;
• особенности документального сопровождения этого процесса;
• правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.

Специалист по закупкам должен уметь:

• отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
• отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
• составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
• проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
• владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
• разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
• анализировать и отбирать заявки;
• оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
• организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.

Специалист должен руководствоваться в работе:

• законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
• должностной инструкцией;
• трудовым договором;
• внутренними актами компании.

Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:

1. Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
2. Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
3. Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
4. Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
5. Обработка результатов.
6. Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.

Права сотрудника

Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.

Ответственность специалиста

Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.

В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Кто такой контрактный управляющий?

Контрактный управляющий — должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.

Контрактный управляющий назначается в том случае, когда совокупный годовой объем закупок (сокращенно СГОЗ) Заказчика не превышает 100 млн. рублей и у Заказчика отсутствует контрактная служба (ч.2 ст.38 44-ФЗ).

У одного Заказчика может одновременно быть несколько контрактных управляющих, отвечающих за отдельные сектора закупочной деятельности. Так, например, один контрактный управляющий может заниматься закупкой строительных и ремонтных работ, второй закупкой продуктов питания, третий закупкой техники и т.д. Эта позиция отражена в п.2 письма Минэкономразвития России от 30 сентября 2014 г. № Д28и-1889.

Приобрести книгу контрактного управляющего можно здесь.