Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации
Содержание:
- ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
- Зачем нужна инструкция
- Должностная инструкция
- ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)
- Какие требования предъявляются к должности?
- ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
- Какие закупки не подлежат регулированию
- Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?
- Эффект от автоматизации закупок
- Функции и обязанности директора по снабжению
- Положение о закупке в рамках 223-ФЗ
- Автоматизация отдела закупок
- Должностная инструкция менеджера по закупкам
- ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК
- РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ
ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.
Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).
Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.
Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ
При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ
В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).
Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.
Зачем нужна инструкция
Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.
Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.
Должностная инструкция
Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:
| Должностная инструкция менеджера по закупкам
УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «ПИОН» Воронов А.В. ____________________ «10» декабря 2021 года І. Общие положения. 1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок. 2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет. 3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения. 4. Менеджер по закупкам обязан знать:
5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам. Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
ІІІ. Права. Менеджер по закупкам имеет право:
ІV. Ответственность. Менеджер по закупкам несет ответственность за:
|
ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)
Эффективная организация поставок — тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.
Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.
Установка на учет закупленных товаров – также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?
Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем «готовить» поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком
Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.
Какие требования предъявляются к должности?
Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:
- Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
- Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
- Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
- Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
- Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
- Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
- Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
- Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
- Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.
Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам
Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.
ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.
Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).
Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.
Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ
При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ
В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).
Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.
Какие закупки не подлежат регулированию
Законом 223 предусмотрены случаи, когда при организации закупок материально-технических ресурсов хозяйствующие субъекты имеют право отступать от определенных законом процедур и заключать сделки, руководствуясь другими законодательными и нормативно-правовыми актами, которые действуют на территории РФ:
- Договорные отношения в сфере обращения фондовых активов (ценных бумаг, акций, облигаций и т.д.). Сделки этого вида регулируются специальным законодательством о фондовом рынке.
- Участие в закупках, которые проводятся в рамках биржевой торговли.
- Заключение и исполнение внешнеэкономических контрактов, которые регулируются нормами международного законодательства.
- Снабжение материальными ресурсами в рамках выполнения военного заказа.
- Лизинговые и межбанковские контракты.
Хозяйствующие субъекты, которые намерены осуществлять закупку услуг или товарно-материальных ценностей, входящих в указанный перечень, либо пользуясь перечисленными в перечне инструментами, могут не включать такие предполагаемые контракты в свои годовые планы, а также не отчитываться о результатах такой закупочной деятельности.
Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?
Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:
- Настроенное программное обеспечение.
- Наличие электронной подписи.
- Наличие необходимых для работы программ.
- Высокоскоростной интернет.
- Телефон с установленными мессенджерами.
Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.
Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.
Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.
Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:
- Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
- Видеозвонки.
- Общий чат с коллективом.
- Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.
Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.
Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными
Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др
У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.
Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.
В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.
Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.
Эффект от автоматизации закупок
Автоматизация покупок позволяет решать такие проблемы:
- отсутствие инструментов для принятия решений;
- отсутствие контроля закупок;
- не прописанный график выполнения заказов, из-за чего постоянно происходят утечки времени.
Автоматизация закупочных процессов предоставляет множество возможностей для компании, чтобы улучшить ее работу, избавиться от проблем, повысить прибыльность и не позволять финансам утекать в неизвестном направлении. Если внедрить автоматизацию, вы получите ощутимый эффект:
- снизятся затраты на поставки, а также таможенные издержки;
- все рутинные операции автоматизируются, что освободит многих сотрудников от сложной, монотонной работы, позволит им заняться более продуктивными, творческими делами;
- уменьшится риск «человеческого фактора», из-за чего часто бывают ошибки, недочеты и прочие проблемы; это касается ввода данных, в которых недопустима даже малейшая ошибка, также всевозможных расчетов;
- ускорится быстрота принятия управленческих решений;
- сроки поставок теперь будут точными и не станут колебаться, как прежде.
Автоматизация закупок облегчает все процессы, позволяет быстро принимать важные решения, а также значительно понижает стоимость управления закупками. Она дает возможность решать стратегические вопросы, собирать и анализировать статистику. Это выгодное решение, позволяющее экономить в больших масштабах.
Автоматизация производственного учета
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
Функции и обязанности директора по снабжению
В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:
- Нужно понимать, какие ресурсы нужны компании сейчас, а какие в будущем.
- Разобраться, как они будут храниться и как будут поступать в нужные подразделения.
- Контролировать их расходование, определить должные лица, которые будут нести материальную ответственность.
- Оптимизировать процессы и затраты на снабжение.
Проще говоря, в обязанности директора по снабжению входит изучение потребностей компании и их обеспечение. Соответственно, в зависимости от размера бизнеса, руководитель будет управлять или несколькими сотрудниками, или сразу несколькими отделами, занимаясь только стратегическим менеджментом.
Структура сегмента снабжения
Чтобы понять, как обстоят дела в компании с точки зрения снабжения, нужно учесть сразу несколько факторов:
- Тип производства компании.
- Сфера ее деятельности.
- Объем ресурсов, которые задействованы в обороте организации.
- Количество сотрудников.
- Географическое расположение точек получения сырья, его переработки и зоны конечной реализации.
- Ассортимент и географию поставок.
Если вы только планируете реализовать себя в роли директора по снабжению, уточняйте, входит в ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли иностранные закупки и контакты с таможенными оформлением — все это может стать сюрпризом на будущей должности.
Вот условная структура сегмента снабжения в средней компании. Вам придется руководить:
- Отделом закупок — менеджерами, которые заключают договора, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
- Отделом транспорта — в зависимости от структуры компании, снабжение может управлять передвижениям только тех ресурсов, которые нужны для административного обеспечения предприятия. Или же вовсе замещать службу логистики.
- Административным отделом — «диспетчерские», которые отвечают за микро-менеджмент в снабжении.
- Таможенным отделом — если есть такая нужда. Причем отдел может быть как в подчинении у директора по снабжению, так и в правовом департаменте.
- Складским отделом — управление запасами, контроль за неснижаемыми остатками, перераспределение ресурсов и их учет.
Чем придется заниматься директору лично
В списке прямых обязанностях руководителя сферы снабжения есть как привычные любому менеджеру строчки, так и уникальные. Вот универсальный список:
- Разработать систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный руководитель также создаст матрицу персонала с распределением по компетенциям и прогнозом по росту.
- Проанализировать и утвердить план расходов на содержание и перераспределение ресурсов.
- Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
- Разобраться с остатками запаса, понять, что считать неликвидом и что с ним делать.
- Создать страховой запас, настроить систему его распределение и пополнения.
- Построить полную структуру закупочного цикла и снабжения.
- Оптимизировать время исполнения заказов, внедрить современные информационные технологии для взаимодействия с другими управлениями компании.
Основные проблемы у современных директоров по снабжению возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и построить единую систему анализа запасов. На нашем курсе «Директор по снабжению» мы рассказываем про три модели службы снабжения — функциональную, операционную и объектную. Сравниваем преимущества и недостатки, находим ключевые отличия — выбор верной модели в сочетании с ABC и XYZ анализами решает проблему с запасами.
Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.
Положение о закупке в рамках 223-ФЗ
Основным документом, регламентирующим закупочную деятельность заказчика в рамках 223-ФЗ, является Положение о закупке (ч. 2, 3 ст. 2 223-ФЗ), где подробно прописан порядок и все этапы осуществления закупок, начиная от планирования и заканчивая заключением договора, и его исполнением. Положение подлежит публикации в ЕИС в течение 15-ти дней после утверждения.
Положение о закупке конкретного заказчика содержит в том числе:
- Термины и определения.
- Общие положения.
- Сферу применения.
- Принципы закупок.
- Способы закупок (конкурентные и неконкурентные).
- Порядок проведения закупок (конкурентные и неконкурентные).
- Особенности проведения закупок у субъектов МСП.
- Требования и условия к участникам закупки.
- Содержание извещения и документации о закупке.
- Условия применения и порядок проведения отдельных видов закупок.
- Порядок заключения, исполнения, расторжения договора.
- Особенности проведения закупок при предоставлении преференций.
- И другие существенные условия, необходимые для проведения закупок и реализации принципов и целей 223-ФЗ.
Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ
Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе
Подробнее о курсах
Автоматизация отдела закупок
Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.
Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.
Сегодня рынок предоставляет массу решений для автоматизации отдела закупок, начиная от узкоспециализированных решений и заканчивая ERP системами. Среди всех решений представленных на рынке я могу рекомендовать ERP ODOO, которая является абсолютно бесплатной и в которой процесс закупок может быть тесно интегирован с логистикой, продажами и учетом.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.
1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.
2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.
4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.
5. Менеджер по закупкам должен знать:
- основы гражданского и хозяйственного законодательства;
- порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
- ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
- правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
- методы планирования снабжения организации;
- нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- принципы ценообразования, организацию закупок;
- формы учета и отчетности, принятые в организации.
6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Уставом организации;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.
3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
5. Размещает заказы у поставщиков.
6. Осуществляет документальное оформление сделок.
7. Отслеживает этапы выполнения заказов.
8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.
9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.
10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.
11. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
ІІІ. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.
2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность за:
1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.
2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
4. Умышленное предоставление недостоверной информации.
5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК
Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде «срок поставки + объем поставки», а планом закупок удобно понимать более широкую сущность – план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.
В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика
На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить
При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.
План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.
Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают «не совсем» то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ
Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.
Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?
В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.
