Каков срок хранения кадровых документов в организации

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Полезные материалы

• Хранение документов
• Хранение бухгалтерских документов
• Оперативное хранение документов
• Депозитарное хранение документов
• Внеофисное хранение документов
• Хранение кадровой документации

Поделиться в соц. сетях:

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2019 году

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Срок хранения банковских документов

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

1. банковские выписки;
2. платежные поручения;
3. банковские ордера;
4. банковские извещения;
5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Основные сведения

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

Что это такое

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

• приказы и распоряжения и приемах, переводах, увольнениях;
• персональные дела работников;
• ведомости по расчету заработной платы;
• штатное расписание;
• учетные табели рабочего времени;
• трудовые соглашения;
• документы по аттестации и оценке условий труда;
• списки сотрудников-льготников;
• журналы учета и прочие кадровые бумаги.

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования. Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Какова его роль

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности. Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Правовые аспекты

В РФ в 2020 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

• приказ Минкультуры РФ N 558;
• ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлые годы?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыха за прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогодних графиков предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Онлайн журнал для бухгалтера

Экспертиза ценности документов При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06. 10. 2000 (в ред. от 27. 10. 2003; далее – Типовой перечень). К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др. ); списки личного состава, в т. . списки работающих на производстве с вредными условиями труда; карточки по учету личного состава, в т. .

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. . ) отражаются в графе «Примечания со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3. 6. 18. Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. орядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06. 02. 2002г. огласно п. 3. 5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. ичное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. нутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;  б) годовая — постоянно;  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
2. Анкета.
3. Личная карточка.
4. Резюме.
5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
6. Трудовой договор.
7. Характеристика.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.