Что такое тендерная документация. подготовка тендерной документации

Содержание:

Как выбрать подходящую ЭТП в Москве
Признаки выбора необходимого агентства
Как установить ЭЦП на компьютер
Особенности участия физ. лиц в тендерах
Преимущества тендерной системы
Тендерное сопровождение
Единая информационная система
Тендер ‒ что это такое
Проведение закрытого государственного тендера
Есть ли смысл проводить тендер?
Как подготовиться к тендеру
Как подготовиться к тендеру

Как выбрать подходящую ЭТП в Москве

Расчет стоимости услуг тендерного сопровождения
Закажите обратный звонок, и мы рассчитаем Вам стоимость услуг тендерного сопровождения

Ответ на главный вопрос зависит от нескольких факторов. В частности, от того, заинтересован ли поставщик услуг в сотрудничестве с определённым заказчиком, и если да — располагает ли заказчик кэптивной площадкой.

Важный момент: хотя тендеры на национальных торговых площадках регулярны, не перестают использоваться неспециализированные торговые площадки — коммерческие, которые охватывают максимум сфер деятельности.

Критерии профессионализма оператора ЭТП и качества площадки, которую он контролирует:

Вся предусмотренная законом информация размещается в свободном доступе, нет проблем с её получением.
Не допускается ошибок в публикации и передаче сведений, данные обновляются в режиме реального времени.
Предусмотрена аккредитация при регистрации участников, проводится проверка предоставляемой информации на достоверность.

Опираясь на эти критерии, можно довольно легко сделать выбор в пользу нужной торговой площадки, через которую будет удобно проводить и коммерческие закупки, и госзакупки

Также следует обращать внимание на отзывы, удобство пользования, доступные функции и так далее

Признаки выбора необходимого агентства

Востребованность на рынке – профессиональные заслуги и награды организации, участвующей в конкурсе.
Широкая известность бизнеса заказчика.
Маркетинговые исследования соответствующего сегмента и потребителя.
Творческий состав организации.
Сроки и качество выполнения данных услуг.
Продолжительность существования организации на российском рынке и ее конкурентоспособность.
Знания участника в законодательстве и конкурсных тонкостях.

Участвуя в тендерах, организация-поставщик рекламирует свои услуги или товар, создавая конкуренцию между другими участниками, при этом, может получить выгодное предложение за свою продукцию.

Как установить ЭЦП на компьютер

Установить сертификат ЭЦП на компьютер можно оперативно в автоматическом режиме. Для автоматизации процесса в удостоверяющем центре участнику предоставляется токен, сертификат, загрузочный носитель, позволяющий упростить процедуру установки.

Установку сертификата можно выполнить при помощи сервиса “Контур”, если не был получен носитель или он не помог быстро установить остальные компоненты.

Весь процесс установи на компьютер ЭЦП можно разделить на следующие этапы:

Посещение интернет-страницы системы “Контур”, вставление в компьютер носителя для установки.
Проверка системой или приложением элементов, которые нужны для установки.
Подтверждение установки, перезагрузка компьютера после ее завершения.

Для принятия участия в электронных закупках участник торгов, заказчик должен получить ЭЦП. Она позволит подтвердить правильность данных, личность участника. Согласно последним правилам у участников 44-ФЗ должна быть квалифицированная подпись. Получить ее можно в удостоверяющем центре, аккредитованным Минсвязи, имеющим обеспечение ФСБ. Получить ЭЦП заказчик может в отделении казначейства.

В целом описанная процедура подразумевает передачу необходимого комплекта бумаг, получение электронного сертификата на носителе. До начала применения ЭЦП ее нужно настроить.

Особенности участия физ. лиц в тендерах

Перечисление в бюджет налогов по контрактам, заключенным с физическими лицами, осуществляет налоговый агент (а именно – заказчик). В его же функции входит расчет и удержание сумм. Соответственно, на размер налогового платежа уменьшается сумма, положенная исполнителю. При конкурентном способе проведения торгов эта информация обязательно вносится в документацию о закупке и в проект контракта. Контракт, заключаемый с единственным поставщиком, может не содержать такого пункта (но при этом заказчик все равно выполняет функции налогового агента).

Размер налога на доходы физических лиц зависит от того, является исполнитель налоговым резидентом Российской Федерации или нет (в первом случае – 13%, во втором – 30%). Особенностям налогообложения посвящена ст.224 НК РФ.

В соответствии с ФЗ РФ, отчисления, переводимые физическим лицам, являются объектом обложения страховыми взносами. Они начисляются на полную сумму выплаты (с учетом НДФЛ). Взносы перечисляет плательщик страховых взносов (заказчик). Размеры выплат: ПФ РФ – 26%, ФФОМС – 5,1% (всего – 31.1%). Информация о сумме страховых взносов также прописывается в проекте контракта.

Заказчик не выполняет функций налогового агента только если НК РФ предусматривает самостоятельную выплату физическим лицом, не получившим статуса ИП, страховых взносов и НДФЛ – это касается, например, частных детективов (адвокатов, нотариусов).

Преимущества тендерной системы

Сначала нужно понять, почему вообще стоит заниматься госзакупками. В России сегодня не самая лучшая экономическая ситуация для бизнеса. И именно тендеры могут стать отличной сферой деятельности по следующим причинам:

Платежеспособные покупатели. По данным за 2016 год, 70% денежных средств в стране находится в руках государства. А заказчиками в большинстве тендеров выступают именно бюджетные организации и крупные госкомпании.
Надежные партнеры. Оплату по договору гарантирует государство. Не нужно проверять добросовестность потенциального контрагента и переживать за то, что он не заплатит.
Отсутствие затрат на раскрутку. Продавать товары и услуги государственным заказчикам в большинстве случаев может даже начинающая компания без какого-либо опыта. Не нужно делать сайт, вкладываться в рекламу и как-то еще привлекать покупателей. Заказчики сами размещают свои потребности в ЕИС, а поставщики могут выбрать подходящие тендеры совершенно бесплатно.
Товар под контракт. Обычно в бизнесе сначала тратятся деньги на покупку или производство партии товара, и затраты возвращаются, когда все распродано. В закупках же поставщик сначала заключает контракт, только после этого может закупать товар. Он приобретает ровно столько, сколько нужно по контракту. Он уверен, что весь объем будет реализован.
Контрагент не передумает. Госзаказчик не вправе отказаться от контракта просто потому, что передумал или нашел более подходящий товар. Расторжение контракта возможно, но лишь по причине нарушений со стороны поставщика.
Контракты на любые суммы. Среди государственных тендеров есть закупки стоимостью несколько миллиардов рублей. Вместе с тем немало торгов стоимостью в десятки тысяч и даже меньше. Поэтому любая компания найдет себе подходящие заказы.

Тендерное сопровождение

Популярная услуга среди организаций, которые не принимали самостоятельного участия в торгах. Целью тендерного сопровождения является создание всех условий для получения победы. Это может быть целый комплекс услуг или выборочная помощь.

Такой подход подойдёт организациям, желающим:

решить локальную проблему участия в тендерной закупке;
получить хороший результат.

Квалифицированная помощь поможет избежать массу проблем и гарантирует допуск к участию. Но необходимо помнить, что эта услуга платная, поэтому перед обращением в специализированную компанию следует взвесить все за и против.

При грамотной организации тендерные торги имеют массу выгод перед обычной закупкой. Такой подход даёт широкие возможности для заказчиков и большие перспективы для конкурсантов.

Единая информационная система

Самым популярным сервисом для бесплатного поиска закупок является официальный Портал закупок – ЕИС (Единая информационная система), где собраны все закупки от государственных и корпоративных заказчиков, так как законодательство обязывает их публиковать в системе сведения о предстоящих мероприятиях.

Адрес ЕИС в интернете – www.zakupki.gov.ru

Плюсом площадки для поставщиков является то, что необязательно создавать учетную запись. Ознакомиться с представленными тендерами может любой желающий абсолютно бесплатно. ЕИС объединяет все торги, которые проводятся на 8 универсальных ЭТП (электронных торговых площадках).

В Единой системе есть 2 способа поиска закупок:

Быстрый поиск. Для входа в этот режим нажмите раздел «Закупки» и в поисковой строке введите следующую информацию:

номер лота или часть номера, если эти сведения вам известны;
идентификационный код закупки (ИКЗ);
наименование бюджетной организации/ИНН заказчика.

Расширенный поиск. В этом режиме происходит более детальный поиск на основе подробной настройки фильтров. Какие параметры можно установить для расширенного поиска? Нажмите строку «Все параметры поиска» и укажите:

Номер закона (44-ФЗ или 223-ФЗ, т.е. государственные или корпоративные закупки, соответственно).
Этап закупки. Нас интересуют закупки на стадии подачи заявок, поэтому не учитываем завершенные торги, работу комиссии и отмененные процедуры.

В разделе «Способ определения поставщика» мы можем указать вид электронной процедуры (аукцион, конкурс, запрос котировок и др.):

В разделе «Электронная площадка» уточняем наименование ЭТП, на которой хотим найти торги. Можно оставить этот фильтр без изменений, тогда система покажет тендеры на всех 8-ми стандартных ЭТП:

В разделе «Особенности закупок» можно установить поиск процедур, которые проводятся для субъектов малого предпринимательства (СМП), если вы к ним относитесь:

В разделе «Цена» указываем значения для начальной максимальной цены контракта, группы товаров или единицы товаров. Так мы отфильтруем чересчур дорогие для нас лоты или, наоборот, слишком дешевые:

В разделе «Сроки» мы прописываем параметры, когда закупка была размещена, когда заканчивается время подачи заявок, когда состоятся торги:

В разделе «Заказчик» можем указать наименование закупающей организации, территориальное нахождение заказчика, место выполнения работ:

Все установленные параметры рекомендуем сохранять, чтобы каждый раз не настраивать систему фильтров вручную.

Теперь давайте посмотрим, как работает ЕИС на практике. Попробуем найти тендер, например, на поставку офисной мебели в Московской области. Мы ввели наименование — «поставка офисной мебели», закон – 44-ФЗ, этап – подача заявок, местоположение поставки – Московская область. В итоге система выдала 5 закупок, 2 из которых были на поставку канцелярских принадлежностей, а не офисной мебели. Вот ссылка на наш поиск.

Ввиду того, что ЕИС является бесплатной площадкой, в ней плохо работают различные опции или отсутствуют вовсе, например, ввод сразу нескольких ключей или маркирование интересных закупок. Однако поставщикам-новичкам, рекомендуем все-таки начинать с ЕИС, так как среди бесплатных сервисов это один из самых популярных.

ЕИС активно работает с 2015 г., за это время разработчики успели оптимизировать работу системы, поменять дизайн сайта. Но не стоит забывать, что на платформе периодически проходят технические работы, и она на какое-то время перестает работать. Поэтому нужно научиться владеть и другими бесплатными способами поиска тендеров.

Например, можно находить закупки точечно на каждой ЭТП отдельно. Как было отмечено выше, таких универсальных площадок – 8:

Сбербанк-АСТ (sberbank-ast.ru);
Государственная тендерная площадка Росэлторг (roseltorg.ru);
Электронная площадка торгов РТС-тендер (rts-tender.ru);
ЭТП ТЭК-Торг (tektorg.ru);
ЭТП ГПБ Электронная торговая площадка Газпромбанка (etpgpb.ru);
Национальная электронная площадка (etp-ets.ru);
Электронная торговая площадка Заказ РФ (zakazrf.ru);
Российский аукционный дом (lot-online.ru).

Кратко расскажем о каждой из этих площадок.

Тендер ‒ что это такое

Наверное, многие понимают слово «тендер» как что-то связанное с порядком проведениязакупок, но немногие знают более детально про тендер: что это, как и чем регулируется, какие виды тендеров бывают.

Согласно ст. 1 Закона Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 № 922-VIII (далее − Закон №922) тендер (торги) ‒ это проведение конкурентного отбора участников с целью определения победителя торгов. Тендерные закупки в Украине ‒ это способ выбрать самое выгодное предложение.

Тендерные торги ‒ это, простыми словами, аукцион наоборот или как его еще называют «редукцион». Если в обычном аукционе выигрывает тот, кто предложит самую высокую цену, то в тендере ‒ тот, кто даст самое выгодное предложение. Участие в тендерах (так называемый «тендерный бизнес») ‒ это новые перспективы для любого бизнеса. Как правило, победитель получает большой и долгосрочный заказ на выгодных условиях. А это дополнительные возможности для развития.

При этом законодатель делает оговорку, что без тендера проводится переговорная процедура закупки. И это вполне понятно, так как проведение конкурентного отбора участников будет противоречить самой сути переговорной процедуры.

Итак, Закон №922 предоставляет возможность применения только двух процедур, предусматривающих проведение конкурентного отбора участников:

открытые торги;
конкурентный диалог.

Проведение закрытого государственного тендера

Закрытые тендеры проводят для того, чтобы сделать закупки специального характера или небольшого объема. В этом случае заказчик сам выбирает поставщиков, которые примут участие. Обычно эти аукционы согласовываются с органами государственной власти.

Заказчик рассылает приглашения на участие выбранным лицам. Претенденты, в свою очередь, должны запросить конкурсную документацию и подготовить ее согласно требованиям заказчика вместе с заявкой на участие. Также, он может изменить условия тендерной документации, но в этом случае он обязан уведомить об изменениях участников конкурса. Если у них возникли вопросы, заказчик обязан на них ответить.

Заказчик регистрирует заявки, присланные приглашенными, и поставщики получают подписи о регистрации заявок. Далее в присутствии подрядчиков каждую заявку проверяют на соответствие их требованиям, после чего путем оценки предложений выбирают наиболее выгодное. С этим участником и подписывается контракт.

Есть ли смысл проводить тендер?

О преимуществах проведения тендера в общих чертах можно долго рассказывать. Однако есть много нюансов, которые связаны непосредственно с менталитетом России.

Стоит учитывать тот фактор, что большинство таких торгов не получается назвать объективными. Более того, компания, которая в итоге выполнит заказ, при детальном рассмотрении, оказывается далеко не самым выгодным предложением.

Тем не менее, тендер выигрывают они. В случае с проведением государственных аукционов, предпринимателю, чтобы стать победителем в тендере, достаточно просто обозначить выгоду для лиц, ответственных за выбор.

Интересно то, что когда речь заходит о частном предпринимателе, он редко станет выказывать такую же политику. Ведь он является владельцем данной организации, и лично заинтересован в получении качества за умеренную цену.

В отличие от стандартного способа проведения торгов, онлайн-тендер, относится к наиболее прозрачному, ведь основная часть информации о заказе отображается при обычном поиске в интернете.

И только в особых случаях для этого нужен определенный доступ.

Для того, чтобы участвовать в тендере, нужно подать заявку.

Как её правильно подготовить, смотрите в видеоролике:

Как подготовиться к тендеру

Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.

Этап 1. Поиск тендера

Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.

Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.

Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.

Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.

Этап 3. Оформление электронной подписи

Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.

Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.

Этап 4. Подготовка документов

В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.

Документы, которые предоставляет участник (поставщик)

Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
Копия устава организации
Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.

Документы, предоставляемые заказчиком

подробное описание предложения товаров или услуг;
начальная максимальная цена (если предполагается);
устав, свидетельства, лицензии;
другие требуемые документы.