Депонированная заработная плата

Что это такое?

Депонированная заработная плата – эта те финансовые средства, которые были начислены сотруднику организации в срок, но он не явился забрать их в назначенные дни.

При этом важно учитывать, что работник должен числиться в штате организации официально. Сотрудники, начисление зарплаты которых происходит на банковскую карту, не обязаны присутствовать в день начисления заработанных средств

Если же работники получают плату за свой труд через кассу, они должны являться за начислениями в установленную дату

Сотрудники, начисление зарплаты которых происходит на банковскую карту, не обязаны присутствовать в день начисления заработанных средств. Если же работники получают плату за свой труд через кассу, они должны являться за начислениями в установленную дату.

В пункте 2 указания от 11.03.2014 № 3210-У можно найти, что юридические лица обязуются устанавливать лимит на выдачу наличных средств, которые могут быть в кассе организации.

Чрезмерные превышения могут быть зафиксированы только в дни заработной платы, пособий и премий. Если произошло так, что работник по какой-либо причине не смог явиться и забрать свои деньги,лишние средства должны быть отправлены в банк, а ведомость по выдаваемой зарплате нужно закрыть. Соответственно депонирование выполняется только в том случае, когда деньги выдаются через кассу, а при получении финансовых средств через банковскую карту такая необходимость не нужна.

Порядок и сроки выдачи депонированных средств устанавливаются внутренними нормативными актами. Обычно если работник пропустил получение наличных средств, он может обратиться за ними на следующий день, установленный для выдачи пособий и заработной платы внутренним уставом организации, или в день, специально отведенный для депонированных выплат.

Если в кассе недостаточно денежных средств, а работник не желает ждать дня, отведенного для подобных выплат, он имеет право обратиться с письменным заявлением в бухгалтерию организации. В заявлении он должен указать желаемую дату получения денег.

При этом руководство не может отказать ему в такой просьбе, подкрепленной заявлением. Это право работника закреплено статьей 136 ТК РФ.

Если работодатель нарушает права, сотрудник имеет право написать иск в трудовую инспекцию или решить вопрос в судебном порядке.

Сама процедура депонирования не представляет собой нарушения действующего законодательства. Однако сумма, не выплаченная работнику по его предъявленному требованию, влечет за собой трудовой спор.

Учет депонированной заработной платы

Рассматриваемая процедура отражается в учете посредством составления необходимых корреспонденций счетов бухгалтерского учета. Так, когда депонируется заработная плата, проводка должна отражаться в соответствующих документах.

При этом в процессе фиксации депонирования, составляются несколько проводок, в частности, отражающие перевод средств в разряд депонированных, их передача обратно на банковский счет, а также их возврат банком для выдачи сотрудникам.

Учет подобной оплаты труда в компаниях оформляется соответствующими проводками:

1. Д-т 70 – К-т 76.4 – депонирование невыданных денежных средств.
2. Д-т 51 – К-т 50 – перечисление депонированных сумм на счет предприятия или компании в банке.
3. Д-т 50 – К-т 51 – получение от банка наличных средств для выплаты депонированных сумм сотруднику.
4. Д-т 76.4 – К-т 50 – непосредственная выдача ранее невыплаченных сумм работнику хозсубъекта.
5. Д-т 76.4 – К-т 91 – максимальный период хранения депонированной зарплаты истек, сумма зачисляется в доход компании.

Указанный перечень проводок является обязательным к формированию, если в компании появляется необходимость в «сохранении» зарплаты работников, с ее предполагаемой выдачей через определенный срок.

Учет депонированной зарплаты осуществляется в особом реестре, который содержит такие реквизиты:

• номер РКО;
• объем суммы, которая подверглась депонированию;
• дата формирования задолженности компании перед сотрудником.

Данный реестр заводится на один годовой отчетный период. Остатки, фиксирующиеся на конец года, прописываются в строке «Остаток», и переносятся на начало следующего года.

В балансе подобную задолженность перед работниками отражают в графе «Задолженность по оплате труда», а не в «Кредиторской задолженности перед иными контрагентами».

Порядок получения и выдачи

Зарплата может быть получена как самим сотрудником компании, так и уполномоченным лицом, на которого оформлена соответствующая доверенность. В том случае, когда на протяжении всего отрезка времени, во время которого осуществляется выдача финансовых средств труженик не смог явиться в бухгалтерию компании, финансовые ресурсы депонируются. Неполученная выплата передается в банковскую службу, обслуживающую расчетный счет предприятия. В платежных документах, передающихся работникам банка, следует указать о наличии тружеников, которые не получили оклад и другие причитающиеся выплаты.

При депонировании оплаты труда, бухгалтеру компании необходимо сформировать письменное уведомление для сотрудника. Данный документ является простым бланком, содержащим в себе сведения о состоянии финансовых средств.

Действия работника

Не выданная заработная плата фиксируется в расходном кассовом ордере. Данный документ используется для выдачи денежных средств работнику. Сотрудник имеет право затребовать оплату в любой из дней. Нужно отметить, что денежные средства выдаются только при условии наличия необходимой суммы в кассе компании. Если объема имеющихся денежных средств не хватает для расчета с сотрудником, бухгалтеру компании необходимо затребовать необходимую сумму в банковской организации. Как правило, продолжительность данной процедуры составляет около одного рабочего дня.

Давайте рассмотрим порядок действий, которые необходимо выполнить работнику, не получившему оплату:

1. Заполнить соответствующее заявление и передать его бухгалтерскому отделу.
2. Дождаться ответа.
3. Явиться в кассу для получения денежных средств.

Обязанности бухгалтерии

При выполнении финансовых операций, бухгалтерскому отделу необходимо сделать соответствующие отметки в специальных журналах. Проводка депонированной заработной платы в бухгалтерском учете представляет собой следующую последовательность действий:

1. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К50 (Касса).
2. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К76, сч4 (Выдача депонированной оплаты). Данная операция выполняется в том случае, когда работник компании не получил часть или полную сумму заработной платы по различным причинам.
3. Д51 (Расчетный счет) – К50 (Касса). Согласно постановлению Центрального Банка Российской Федерации, денежные средства, не переданные сотрудникам, должны быть возращены банковской организации. Данная сумма впоследствии будет использоваться для выдачи депонированной оплаты.

Расчеты в бухгалтерии не представляют особого труда. Опытный специалист в данной сфере способен составить необходимый отчет в течение нескольких минут после получения заявки от работника компании.

Если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

• 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
• 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

• 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
• 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
• 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
• 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
• 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Пример

Сотрудникам учреждения начислена зарплата в сумме 400 000 рублей 27 июля. 31 июля банк направил в кассу финансы на выплату в сумме 348 000 рублей, тогда же — сумму НДФЛ — 52 000 рублей.

Один сотрудник зарплату не получил в срок по причине отъезда в командировку. 10 августа зарплата в размере 23 000 рублей была получена. В конце июля провели инвентаризацию, по итогам обнаружена невыплаченная ДПЗ в сумме 20 000 рублей. Срок давности истекает 3 августа.

Таким образом, при работе с ДПЗ нужно соблюдать определенный порядок действий во избежание сложностей.

Когда можно её получить

Итак, если возникла ситуация, препятствующая получению работником своей зарплаты, и она была депонирована работодателем, как в этом случае получить заработанные средства? Вариантов может быть несколько.

1. Со следующей заработной платой. Данная ситуация применяется, если в учреждении не предусмотрен специальный порядок выплаты депонированной заработной платы. А также, если работнику не должен быть выплачен аванс. К примеру, если он долгое время находился на больничном, и данный больничный лист не учтен к моменту выплаты авансовых платежей по заработной плате. В этом случае сумма невыплаченной зарплаты и денежные средства суммируются и выплачиваются единовременно.
2. С авансом. Такой вариант развития событий наиболее вероятен. Если к моменту выплаты аванса работник уже вернулся на рабочее место, и причины, препятствующие выплате зарплаты, устранены, невыплаченная денежная сумма подлежит выдаче работнику вместе с авансом.
3. Если на предприятии установлен день выплаты депонированных средств, то именно в этот день. Как правило, данная ситуация возможна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников. В этом случае устанавливаются даты выплаты депонированной заработной платы. Если такая дата установлена на предприятии, работник должен написать заявление о выдаче ему соответствующей суммы в указанную дату.

Вне зависимости от того, какой порядок предусмотрен в каждом конкретном учреждении, данный факт должен быть закреплен либо в локальных актах, либо непосредственно в тексте трудового договора.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете эти суммы отражаются следующими проводками:

Порядок заполнения книги учета

В соответствующей учетной книге операции, связанные с оборотом депонированной заработной платы отмечаются следующим образом:

• начисление зарплаты (проводки — Дт 20 Кт 70);
• перечисление НДФЛ (Дт 70 Кт 68.3);
• перечисление НДФЛ (Дт 68.3 Кт 51);
• получение денег для выдачи заработной платы (Дт 50 Кт 51);
• выплаты зарплаты (Дт 70 Кт 50);
• депонированные средства (Дт 70 Кт 76.4);
• возврат депонированных денег в банковское учреждение (Дт 51 Кт 50);
• списание задолженности, которая не была востребована (Дт 76.4 Кт 91.1);
• перечисление банком депонированных средств по требованию организации (Дт 50 Кт 51);
• получение работником положенной суммы (Дт 76.4 Кт 50).

Книга храниться на предприятии в течение пятилетнего срока.

Порядок выплаты

Выдача неполученной заработной платы проводится по письменному (заявление на имя руководителя) либо устному требованию работника. Если лимита хватает, то депонированные деньги хранятся в кассе, если нет, — их отвозят обратно в банк. Лимит устанавливается руководством организации, в соответствии с указаниями ЦБ Федерации.

Если средства находятся в кассе, их выдают сотруднику сразу же по его обращению. Когда лимит превышен, то зарплату ему отдадут совместно с первыми же запланированными выплатами. Если же работник не желает ждать и требует деньги незамедлительно, тогда предприятие обращается с запросом в банковское учреждение о переводе необходимых денежных средств.

После получения зарплаты работником, кассир выписывает рассчетно-кассовый ордер на его имя о выплате неполученной заработной платы. Бухгалтер отражает даты и номера ордеров в книге депонентов. На расходнике свои подписи ставят главный бухгалтер и начальник.

Депонированная зарплата выплачивается в полном объеме. Если это не так, то сотрудник может пожаловаться трудовой инспекции, в соответствии с Трудовым кодексом.

Если выплата не произойдет в течение трех месяцев, работник может обратится с соответствующим исковым заявлением в суд.

Когда платить НДФЛ?

НДФЛ удерживается при непосредственно выплате денежных средств работникам, перечисляется в бюджет в этот же день или на следующий.

Что считать датой фактической выплате зарплаты, если за ней не явился работник в установленный срок, и она депонирована?

Один из простых и удобных вариантов — это удержать НДФЛ со всей суммы заработной платы, которая предназначена для выдачи персоналу, и сразу перечислить в бюджет по одной платежке. В том числе включить и подоходный налог с депонированных сумм.

Такой способ позволит правильно заполнить отчетность (6-НДФЛ) и не вызовет лишних проблем для бухгалтерии предприятия.

Такой вариант возможен, если получится подтвердить, что доход признан выплаченным в момент депонирования. В этом есть смысл, ведь зарплата депонируется на непредвиденный срок, она может быть в любой момент выдана работнику, эти средства принадлежат уже работнику, просто они временно хранятся у работодателя до дня выдачи.

Минфин подтверждает, что такой выриант удержания НДФЛ в момент депонирования возможен, но официальных подтверждающих писем нет. Однако могут возникнуть проблемы с ФНС.

Другой, более проблемный, но и более правильный вариант — удерживать подоходный налог при непосредственной выдачи депонированных средств на руки сотруднику. В этом случае датой фактической выплаты признаем непосредственный день получения работником денег на руки.

В этой ситуация НДФЛ нужно отнять в день выдачи денег и перечислить его в бюджет по отдельной платежке в этот же день или на следующий.

Удерживать налог при непосредственной выдаче депонированной заработной платы более правильно, ведь если зарплата депонирована, то деньги не выплачены, а, значит, и основания для удержания НДФЛ нет до того момента, пока человек не получит средства на руки. Тем более, что для налоговой деньги, поступившие раньше дня выплаты дохода физическому лицу, не считаются налогом.

Однозначного ответа в законодательстве нет, говорится лишь о том, что удержание налога прозводится в день фактической выплаты, не уточняя, какая дата признается таковой в случае депонирования.

Чем депонирование отличается от публикации?

Не любую научную работу можно публиковать. В частности, если исследование содержит элементы патентной формулы, то публиковать его нельзя, потому что это будет считаться раскрытием патента и может повлечь за собой отказ в его выдаче.При депонировании такого не происходит, потому что депонирование научных работ — не то же, что их публикация. Публикация — это размещение материала в открытом доступе, где любое лицо может ознакомиться с ним. Выступление на заседании ученого совета или обсуждение в закрытой группе не будет считаться публикацией, потому что круг людей ограничен, но публикация в журнале или на сайте становится доступной неопределенному кругу лиц, даже если доступ к ресурсу требует регистрации.

В каких случаях осуществляется депонирование зарплаты

Для начала давайте разберемся в терминологии. «Депонирование» является заимствованным словом, пришло оно к нам из Франции. Дословно данное понятие переводится как «склад». Таким образом, депонирование это процесс, организованный для хранения определенных вещей. Например, драгоценных металлов или микроорганизмов. В нашем случае речь идет о наличных денежных суммах.

Поскольку перевод предназначенных для выплаты сотруднику сумм на его банковскую карту не требует обязательного присутствия работника на рабочем месте, то и депонирование зарплаты в этом случае не предусмотрено. Просто в положенный срок заработная плата отправляется на расчетный счет. А вот при взаиморасчетах с сотрудниками, производимыми посредством выдачи наличных денежных средств, ситуация иная. Если работник организации не смог самостоятельно получить в бухгалтерии свою зарплату и не делегировал это действие доверенному лицу, бухгалтер будет вынужден депонировать оставшуюся наличность.

Основанием для депонирования является отсутствие сотрудника, которое происходит по следующим причинам:

• пребывание работника в отпуске;
• нетрудоспособность по причине болезни (больничный);
• выполнение трудовых обязанностей за пределами организации;
• использование работником отгулов;
• кончина сотрудника.

Порядок и сроки выплаты сотрудникам денежных средств регламентируется внутренними документами организации.

Неполученную зарплату сотрудники бухгалтерии могут оставить на хранении в кассе в течение установленного законом срока. Зачастую этого количества дней хватает для последующей выдачи наличных. Если же по прошествии пяти дней заработная плата так и не будет получена работником, бухгалтер ее депонирует.

Пример. Допустим, гражданин Жилин А. А. устроился на работу в общество с ограниченной ответственностью, в котором внутренними документами установлен особый режим выдачи зарплаты.

Выплата трудового вознаграждения производится исключительно на основании письменного заявления сотрудника в течение пяти дней. Локальной документацией установлена дата выдачи зарплаты (десятое число).

Таким образом, работники получают свои деньги десятого числа каждого месяца при условии наличия необходимой суммы в кассе фирмы.

Жилин А. А. по состоянию здоровья не смог в установленный срок появиться на рабочем месте, поэтому сотрудник бухгалтерии отправил его заработок на депонирование.

Восемнадцатого марта, когда Жилин приступил к выполнению своих обязанностей, он подал заявление с просьбой выплатить заработную плату. Денежных средств в необходимом объеме у бухгалтера в этот день не было, соответственно, он оформил запрос в банковскую организацию.

Необходимая сумма поступила на предприятие двадцать первого марта и была незамедлительно выдана сотруднику.

Нормативное регулирование удержания НДФЛ

В отношении доходов в виде оплаты труда резидентов РФ НДФЛ исчисляется по налоговой ставке 13% ().

Согласно  исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со , нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в организации), в отношении которых применяется налоговая ставка 13%, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

установлено, что датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (за исключением случая прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца).

Следовательно, в общем случае исчисление налоговым агентом НДФЛ с сумм дохода в виде оплаты труда производится в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен (смотрите, например, письма Минфина России от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 14.06.2016 № 03-04-06/34463, от 30.06.2016 № 03-04-06/38425, от 25.07.2016 № 03-04-06/43479).

На основании  налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

установлено, что налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня (рабочего дня, то есть дня, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем — ), следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Из приведенных норм следует, что при выплате дохода в виде оплаты труда исчисление налога производится в последний день соответствующего месяца, а затем при фактической выплате дохода налоговый агент должен удержать из него исчисленную сумму НДФЛ, которую не позднее следующего рабочего дня следует перечислить в бюджет. Данный порядок исчисления суммы налога, его удержания и перечисления действует независимо от того, в каком порядке выплачивается заработная плата сотруднику (из кассы наличными денежными средствами или путем перечисления денежных средств на расчетный счет сотрудника в безналичном порядке).  

Заключение и рекомендации

Депонированная зарплата – зарплата, вовремя не полученная сотрудником и вновь отправленная в банк на хранение, до ее дальнейшего востребования заинтересованным лицом, когда ему будет угодно. Не получивший не обязан отчитываться в бухгалтерии, почему его не было. Депонирование (хранение) — обычная бухгалтерская операция в рамках действующего закона РФ.

Рекомендации:

Работникам:

Такую зарплату можно получить когда угодно, по требованию. Не стоит слишком затягивать с получением. Исключение — что-то упущено, о чем-то забыто, а бухгалтерия об этом не проинформировала. Если в течение трех лет работник так и не увидел свою зарплату или сумма была настолько мала, что он о ней забыл, законодательством РФ определен общий срок исковой давности, равный трем годам. Три года спустя работник уже не сможет затребовать свои сбережения, потому как в силу вступает разрешение о списании денежных остатков по зарплате. Поэтому только в течение трех лет у работника есть время, чтобы все-таки получить зарплату в бухгалтерии, или, при необходимости, в качестве истца потребовать ее в судебном порядке.

Бухгалтерам и руководителям:

Если в кассе фигурирует не выплаченная денежная сумма, желательно поинтересоваться, почему ее не забрали ни в установленный срок, ни позже, в качестве депонированной. И выплатить по первому запросу. Стараться не пускать на самотек случаи, когда на счетах фирмы долго «висит чья-то неизвестная», уже потерявшая своего владельца сумма. Существует вероятность возникновения спора с работником, когда он все-таки «поздно, но спохватится». Да и вообще у работодателя в дальнейшем гипотетически могут быть проблемы судебного характера по этому поводу. В конце концов ему придется назначить и заплатить компенсацию сотруднику. Необходимая компенсация к выплате складывается из размера ставки Банка России.

Пример ситуации с получением депонированной зарплаты:

Гражданин Петров Г. А. работает в ООО «Эверест» по трудовому договору. Он содержит вот такие условия, касающиеся депонированной зарплаты: деньги выдаются, если в кассе имеется необходимое количество наличных и только по письменному заявлению работника в день обращения. Не задерживаются более пяти дней с момента обращения, если нужен предварительный заказ в банке.

Дата получки в ООО «Эверест» в десятых числах. Этот срок оговорен и в положении об оплате труда. Десятого Петров Г. А. находился дома по болезни и на работе оказался лишь восемнадцатого апреля. Его заработок был депонирован — доверенных лиц на получение зарплаты у него не было. Когда после болезни он пришел на службу, то принес заявление с просьбой о выдаче своего сохраненного заработка. Нужной суммы в кассе тогда не случилось. Поэтому бухгалтер подала заявку на снятие наличных с счета в банк и получила искомую сумму только двадцать первого числа. В конце дня она уже была у Петрова Г. А.

Мнение эксперта:

Надо сказать, это крайне редкое явление, на практике многим специалистам оно почти уже не встречается. А если и произошел какой-нибудь разовый прецедент, кассир на короткое время, если знает, что сотрудник скоро появится, может отложить сумму в сейф, хотя это уже не правильно. Или даже может взять расходный ордер и деньги, и поехать к человеку, если он в больнице, например, и отдать ему деньги на месте. Зарплата нужна всем и быстро. Но даже если это не частое явление, все равно грамотный бухгалтер-кассир должен знать о депонировании хотя бы в общих чертах. Эти знания пригодятся в случае смерти человека или других внезапных форс-мажорных ситуациях на предприятии. В последнее время на форумах встречала вопросы специалистов по теме депонирования. Например, умер сотрудник, какие документы должны предоставить родственники, чтобы получить его зарплату? И еще, это может быть не только солидная зарплатная сумма, о которой мало кто из сотрудников может забыть и не прийти за ее получением. Это могут быть маленькие суммы, оставшиеся от всякого рода компенсаций, за неиспользованный отпуск и т.д. и их обязательно надо учитывать.