Как заполнить график отпусков на 2021 год

Порядок внесения изменений

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно документальное основание, в роли которого выступает распоряжение руководителя.

В свою очередь, для составления приказа также нужны документы основания.

Необходимость изменения графика может возникать в следующих случаях:

• При получении от работника заявления о переносе отпуска согласно ст.124 ТК РФ (больничный в период отдыха, выход на работу и исполнение гос.обязанностей, нарушение работодателем правила ТК РФ в части предоставления ежегодных отпусков).
• При получении от сотрудника просьбы изменить даты в связи с личными семейными обстоятельствами.
• Получение от работника согласия на перенос отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Все остальные причины – семейные обстоятельства, производственная необходимость не являются строго обязательными причинами для переноса отпускных дней.

Чтобы кадровый работник мог внести изменения в график, он должен получить приказ руководителя.

В свою очередь, приказ составляется, если есть заявление от работника с просьбой о переносе или согласии на изменение отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Образец приказа об утверждении графика можно найти здесь.

Как оформить распоряжения по заявлению работника?

Если инициатива по изменению графика отпусков идет от работника, то причинами могут быть следующие обстоятельства:

• нетрудоспособность в период нахождения в отпуске;
• временный вызов на работу во время отдыха для исполнения обязанностей;
• несвоевременная выплата или невыплата отпускных работодателем;
• неуведомление сотрудника о датах началах отпускного периода — уведомить нужно за 2 недели;
• семейные обстоятельства.

Если основание для изменения – это личные обстоятельства работника, то решение о переносе отпускных дней и внесении изменений в график принимается руководителем на свое усмотрение.

Первые четыре причины  при указании их в заявлении работника являются основанием для удовлетворения просьбы и составления приказа об изменении отпускных дат.

В приказе о переносе отпуска и изменении графика следует указать:

• на основании чего составляется распоряжение;
• в связи с чем переносится отпуск;
• на какие сроки осуществляется перенос;
• отдается распоряжение изменить график и кадровую документацию.

Ниже можно скачать примеры оформления приказов о перенесении отпускных дней и внесении изменений в график.

Особенности оформления по инициативе работодателя

Изменение графика возможно по инициативе работодателя, но только с согласия работника. Если последний не хочет менять даты своего ежегодного отпуска, то он имеет на это полное право, так как график отпусков является обязательным к исполнению для всех.

Можно лишь попытаться договориться с сотрудником, указав наиболее важные причины данных изменений.

Обычно причиной является производственная необходимость, под которой может скрываться широкий круг причин. Например, необходимость освоения нового оборудования, проведение обучения по месту работы, болезнь напарника или иное.

Прежде чем оформлять приказ об изменении графика по инициативе работодателя, нужно направить сотруднику письменное предложение.

В ответ работник пишет заявление о согласии или отказе.

Если оформлено согласие, то оно является основанием для составления приказа.

В бланке распоряжения нужно указать:

• причину переноса отпуска;
• в отношении какого сотрудника проводятся изменения;
• в чем суть изменений;
• распоряжение кадровику скорректировать график.

Приказ утверждает директор, далее с ним знакомится работник под роспись. Только после этого он поступает к кадровику, который изменяет содержание графика в соответствии с распоряжением руководителя.

Нужно ли изменять график при приеме нового сотрудника?

Трудовой кодекс: отпуск по графику

Как мы уже упоминали, исполнение утвержденного графика отпусков обязательно для обеих сторон трудового договора.

Важно! Если сотрудник планирует убыть в отпуск в четком соответствии с графиком, то в таком случае ему не требуется подавать заявление на отпуск. Можно ли написать заявление на отпуск вне графика

Подробнее

Можно ли написать заявление на отпуск вне графика

Подробнее

Вместе с тем заявление понадобится, если:

• сотрудник не внесен по законным основаниям в утвержденный график;
• сотрудник планирует уйти в отпуск в сроки, отличные от регламентированных графиком;
• в графике установлен только месяц, но не конкретная дата убытия в отпуск. 

Напоминаем, что на работодателя возложена обязанность проинформировать работника минимум за 2 недели до первого дня отпуска о дате его начала. О том, как оформить такое извещение, читатель узнает из нашей статьи Уведомление об отпуске по графику — образец. 

Оформление документации

График утверждается приказом, то есть, распорядительным актом по предприятию, это обязательный этап, указанный в ст. 123 ТК РФ.

Составление приказа осуществляется в следующем порядке:

• документ печатается на официальном бланке или указывается полное наименование организации;
• по центру пишется название документа с указанием, о чем он;
• далее следует обоснование его издания (ссылка на ст. 123 ТК РФ, также рекомендуется указать на наличие согласования профсоюза);
• далее следует указать на утверждение графика;
• затем рекомендуется указать, кто ответственен за соблюдение графика, своевременное извещение работников о начале отпуска (обычно это начальник или ответственный работник отдела кадров);
• традиционный пункт приказа – информация о том, кто осуществляет контроль за его выполнением (именно приказа об утверждении, а не самого графика);
• бланк заканчивается стандартными реквизитами: внизу листа ставится должность, фамилия, инициалы руководителя и его подпись, далее идут данные об ознакомлении.

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

• заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
• найти замену уходящему в отпуск работнику;
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2021 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Как составить график отпусков

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит готовый образец заполнения графика отпусков по унифицированной по форме по ОКУД 0301020, согласованный работодателем на 2021 год.

, чтобы прочитать.

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

• в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
• в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
• в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
• в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
• в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
• в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
• в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

• в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
• в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
• в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

• 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
• 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
• 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника.

Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Форма Т-7 графика отпусков

График отпусков для новой организации, созданной в 2021 году

Подробнее

Существует стандартизированная форма для его составления Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К настоящему времени использование типовых форм первичной документации, утвержденных названным постановлением, необязательно (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

Вывод! Таким образом, работодателю предоставлено право создать и утвердить форму этого графика самостоятельно.

Вместе с тем на практике чаще всего используется именно форма Т-7 графика отпусков в связи с ее удобством. Составленный на ее основе пример графика отпусков будет размещен ниже. 

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:

• наём работников после согласования графика отпусков;
• работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
• больничный лист отпускника;
• на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
• нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Как накажут?

В силу различных причин в организации нарушают соблюдение графика отпусков. Такие деяния контролирующие органы назовут нарушением законодательства о труде.

За отсутствие графика, за некорректное заполнение, за нарушение прав работников привлекают к административной ответственности.

Несвоевременное внесение изменений либо игнорирование факта вносимых изменений в график отпусков: наказывается виновное лицо в виде привлечения к дисциплинарной ответственности (статья 192 ТК РФ). Вопрос такого наказания в компетенции руководителя.

Несоблюдение или отсутствие графика отпусков влечёт несвоевременный расчёт с сотрудником, уходящим в отпуск.

Совет, который в любом случае окажется беспроигрышным: всю кадровую документацию ведите согласно требованиям законодательства. Сомневаетесь в необходимости оформления какого-либо документа — оформите его на всякий случай. Ведь законодательство меняется, причём эти изменения могут пройти мимо вашего внимания. Будьте во всеоружии!

Грамотное составление приказа — форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

«Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.

Основная часть распоряжения должна состоять из:Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту

Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.

Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.

При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).

В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).

Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
Визируется документ руководителем предприятия.
Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Порядок оформления и утверждения

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

Итак, в график отпусков, как правило, вносится следующая информация:

•  название организации;
•  номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
•  сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
•  место для фиксации утверждения документа;
•  информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
•  графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
•  ячейки для фиксации ознакомления работников;
•  сведения о разработчике документа, его подпись.

брать оплачиваемый отдых по частямПричем следует помнить, что одна часть непрерывного отсутствия должна быть продолжительностью 14 и более суток. В документе фиксируется как основной отпуск, так и дополнительный.

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

Далее к процессу разработки подключается специалист кадрового отдела. Процесс составления можно разбить на несколько частей, в зависимости от того, какие графы надлежит заполнить:

1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап — это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Как составляется график отпусков

До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Разработка и утверждения формы документа

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Родители двух детей сами выбирают время отдыха

Внесение в документ записей о наемном персонале

Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

• структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
• занимаемую должность (профессию);
• табельный номер;
• не сокращая фамилию, имя, отчество.

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

• заявление работника;
• приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
• болезнь сотрудника и прочие.

По заявлению отпуск можно перенести

Подписание графика отпусков руководством

Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

График утверждает начальник

Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

• работает ли он в ненормированном режиме;
• признан ли характер труда особым;
• есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.