Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику

Общая информация

Чтобы сотрудник ушел в отпуск, гарантируемый ему трудовым законодательством и нижестоящими нормативными актами, в делопроизводстве применяют приказы, числящиеся в унифицированном виде в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1 .

ВАЖНО. Приказ о предоставлении отпуска работнику выступает в качестве обязательного документа

Ведь им руководствуются в бухгалтерии при расчете суммы, выплачиваемой работнику за дни отпуска, производятся отметки в личной карточке сотрудника формы № Т-2 и в его лицевом счете.

За сколько дней до отпуска издается приказ об отпуске? Оформляется документ заблаговременно, не позднее чем за две недели до дня наступления отпуска.

Этот срок оговорен законодательством с той целью, чтобы работник знал о надвигающемся событии заранее, мог подготовиться к нему.

Лучше не тянуть до последнего и позаботиться об оформлении документа заблаговременно.

Стоит еще упомянуть о том, что расчет с сотрудником производится за три дня до предстоящего отпуска.

Содержание распоряжения о предоставлении отпуска работнику унифицировано, что, однако, не мешает организациям изменять его структуру и утверждать в рамках учреждения самостоятельно. Лишь бы логика приказа не была нарушена. А в остальном же документ открыт для коррекций и изменений .

СПРАВКА. Формы Т-6 и Т-6а различаются из-за литеры «А», которая говорит о групповой направленности приказа. Отсутствие литеры подразумевает то, что приказ составляется на одного человека.

Форма приказа: ее составление и заполнение

Составляется приказ в специализированном структурном подразделении (как правило — в отделе кадров). Ответственность за его разработку возлагается либо на сотрудника этого подразделения, или же на лицо, уполномоченное заниматься кадровыми вопросами.

Во время разработки проекта приказа руководствуются следующими документами:

В состав реквизитов, используемых в унифицированной форме, входят:

1. ФИО сотрудника.
2. Табельный номер работника.
3. Структурное подразделение.
4. Занимаемую сотрудником должность.
5. Вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый).
6. Вид отпуска (дополнительный оплачиваемый).
7. Период отпуска (с…по).
8. Продолжительность отпуска (всего в календарных днях).
9. Дата начала/окончания отпуска (с…по).

Также не стоит забывать и о таком реквизите как «регистрационный номер», проставляемый напротив наименования вида документа.

Регистрируется документ в соответствии с правилами, установленными в конкретной организации.

Подписывается приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск руководителем организации.

С этим документом знакомят работника, после подписи руководителя он должен оставить свою роспись .

ВНИМАНИЕ. Чтобы документ обрел юридическую силу и значимость оттиск печати на нем не требуется

Ведь печать — это средство подтверждения подлинности подписи только в том случае, если документ направляется в стороннюю организацию. Во всех остальных случаях применение печати не целесообразно.

При заполнении формы приказа обращают на себя внимание следующие графы:

Период работы. Под данным словосочетанием подразумевается временной промежуток, который и гарантирует сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск. Подобный промежуток – рабочий год, исчисляющийся с момента устройства в компанию сотрудника.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность отпуска регулируется статьями 115 и 120 ТК РФ. Из этих статей можно вывести установленный законом срок отпуска — 28 дней, а также заключит, что верхнего предела не существует. Еще один момент: выходные дни не идут в счет отпуска, а переносятся .

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Обращаясь к статье 116 ТК РФ

важно заметить: лишь обозначенные законом категории сотрудников получают право на дополнительный отпуск. Подробнее об этих категориях можно узнать из вышеназванной статьи.

Суммарная продолжительность отпуска

Указывается количество дней, которое складывается из количества дней основного и дополнительного отпуска (если таковой имеется).

Порядок переноса отпуска в связи с производственной необходимостью

Причин переноса трудового отпуска достаточно много: болезнь работника в период отдыха, выполнение государственных обязанностей, невыплата ему в срок отпускных, несвоевременное информирование о начале отпуска со стороны работодателя, личные обстоятельства. Одна из причин переноса отпуска – производственная необходимость, ситуация, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте может иметь негативные последствия для фирмы.

Инициатива работодателя и права работника

Возможность переноса отпуска, исходя из необходимости эффективной работы фирмы, производства в целом, определяется работодателем. Статья 124 ТК РФ называет три обязательных момента такого переноса:

• чрезвычайная, исключительная ситуация;
• отсутствие определенного сотрудника может иметь негативные последствия для организации, ИП;
• согласие сотрудника.

Отметим, что перечня исключительных ситуаций законодательство не содержит. На практике они возникают, когда:

• фирма проходит проверку извне, а сотрудник ответствен за данный участок работы;
• необходимо сдать отчетность в определенный срок;
• предстоит срочная командировка;
• сотрудник должен заменить отсутствующего руководителя (например, по болезни);
• поступает новое оборудование, техника, возникает необходимость наладить ее работу;
• в любых иных случаях, когда необходимо безотлагательное присутствие работника.

Статья 124 ТК РФ устанавливает запрет на любое перенесение отпуска:

• несовершеннолетним;
• работникам вредных, опасных участков и производств.

Нельзя переносить оплачиваемый отпуск два года подряд, перенесенный отпуск должен быть предоставлен работнику в течение 12 месяцев.

За нарушение прав работника статья 5.27.1 п. 1 КоАП устанавливает штрафы:

• для организации — 50-80 тыс. руб.;
• для руководства организации и ИП — 2-5 тыс. руб.

При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением в адрес администрации (ИП).

Кстати говоря! Перенос отпуска обязательно должен быть зафиксирован в графике отпусков.

Как оформить

При переносе отпуска в связи с производственной необходимостью:

• не требуется заявление сотрудника;
• требуется письменное согласие сотрудника.

Перенос отпускного периода оформляется приказом. На основании этого документа кадровая служба вносит изменение в график отпусков. Согласие работник может выразить, поставив свою подпись под приказом, с соответствующей собственноручной пометкой, например: «с приказом ознакомлен и согласен».

Вместе с тем целесообразно уведомить сотрудника о переносе заранее, до издания приказа, и получить его согласие. Такой порядок удобен и работнику и администрации.

Форма уведомления и форма приказа на перенос отпуска по «производственной» причине законодательно не утверждены. Применяются бланки, утвержденные ЛНА. Указанные документы регистрируются и хранятся в соответствии с принятым порядком документооборота. Их наличие может заинтересовать, к примеру, инспекцию по труду в случае возникновения спорной ситуации с работником или в ходе плановой проверки.

Уведомление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью состоит из:

• наименования фирмы;
• ФИО и должности работника;
• текста, уведомляющего о том, что предоставление отпуска в определенные сроки может негативно сказаться на производственных, управленческих процессах;
• перечисления причин негативных последствий;
• предложения перенести отпуск на другой период;
• указания этого периода;
• ссылки на ст. 124 ТК РФ;
• напоминания, что перенос отпуска возможен только с согласия сотрудника;
• подписи руководителя.

На уведомлении сотрудник ставит пометку, что с информацией он ознакомлен и согласен на перенос (если согласен), ставит свою подпись.

Приказ о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, кроме общих для всех приказов реквизитов, должен содержать следующую информацию:

• установленные ранее графиком сроки отпуска;
• причину их переноса, определенную производственную необходимость;
• указание кадровой службе внести корректировку в график отпусков.

К приказу прилагаются и указываются в тексте как основания:

• уведомление, содержащее согласие работника на перенос;
• документ, доказывающий необходимость переноса (копия больничного листа другого сотрудника, документ контролирующего органа о проведении проверки и пр.).

С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Как оформить приказ на отпуск по форме Т-6а

Данная разновидность приказа на отпуск подготавливается в случае, когда в отпуск отправляются сразу несколько работников. Большая часть документа представляет собой таблицу, в которой построчно указываются данные по каждому работнику.

Вверху бланка следует отразить наименование фирмы, а также код, полученные при регистрации компании в Росстате – ОКПО.

Далее посередине листа отражается наименование распоряжения, номер его по порядку, а также дата издания приказа. Эти реквизиты указываются при регистрации приказа в книге учета распоряжений.

Далее в табличную часть вносятся соответствующие данные по каждому сотруднику. При этом на каждого человека отводится одна строка.

Пропускать строки, так же как и вносить в них исправления нельзя.

Данные вносятся следующим образом:

• Столбец №1 — указывается полностью Ф.И.О.
• В столбце №2 — отражается присвоенный работнику при приеме табельный номер.
• Столбец №3 — прописывается название отдела, в котором работник выполняет свои трудовые функции.
• В столбце №4 — записывается занимаемая данным человеком должность.
• Столбец №5 — здесь отражается продолжительность ежегодного отпуска. Это аналог заполнения графы А для приказа по форме т-6. Для всех иных отпусков, в ней проставляется прочерк.
• Столбец №6 — здесь нужно вписать количество дней дополнительного отпуска. Это аналог заполнения графы Б по форме т-6. Если данный отпуск не предоставляется, то эта графа прочеркивается.
• Столбцы №7 и 8 — предназначены для указания в них даты начала и окончания периода, дающего право на отпуск.
• Столбец № 9 — здесь суммируются данные об итоговой продолжительности отпуска. Это итог сложения значений столбцов №5 и №6.
• Столбцы №10 и 11 — в этих разделах фиксируются даты начала и окончания отпуска.
• Столбец №12 — предназначен для проставления визы сотрудника в качестве подтверждения ознакомления со сведениями, указанными в приказе на отпуск.

После того, как бланк полностью составлен, он передается на подпись руководителю субъекта бизнеса. Последний ставит свою подпись, и расшифровывает ее.

Что нужно обязательно указать в приказе

Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:

• наименование организации-работодателя;
• Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
• вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
• период работы, за который предоставлен отдых;
• даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
• подпись и данные руководителя организации.

Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год. Например:

Оформление формы № Т-6 будет отличаться от формы № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.

Что это за документ

Приказ о предоставлении отпуска – это распорядительный документ, изданный руководителем предприятия с целью предоставления оплачиваемого или неоплачиваемого отпускного периода сотруднику организации.

Приказ издается в любом случае, когда необходим отдых, в том числе:

• очередной оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы;
• отпуск по беременности, родам и уходу за новорожденным;
• дополнительный отдых и т.д.

Приказ оформляется в соответствие с общепринятыми стандартами и нормами, отраженными в законодательстве. Как правило, сотрудники кадровых отделов используют форму Т-6 или Т-6а, а также специальные бланки, разработанные в конкретной организации.

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть заверен подписью руководителя юридической организации либо руководителем подразделения.

Ознакомление работника с приказом проводится только после утверждения.

Приказ издается на основании таких документов:

• личное заявление сотрудника;
• график отпусков;
• свидетельство о рождении ребенка;
• справка-вызов из ВУЗа или ССУЗа;
• документ о смерти близкого родственника;
• лист нетрудоспособности;
• другие основания.

К приказу также прилагается записка-расчет, необходимая для проведения расчета и оплаты отпускных сотруднику. Оплата должна быть произведена не позднее трех дней после издания соответствующего Приказа.

Комментарий к Статье 115 ТК РФ

Отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (6-дневная или 5-дневная рабочая неделя) значения не имеет.

Это минимальная продолжительность, гарантируемая законодательством на федеральном уровне. Следовательно, ежегодный основной отпуск не может быть менее 28 календарных дней. Однако он может превышать указанное количество дней, это осуществляется двумя способами: нормативным путем и договорным. Речь идет об удлиненном основном отпуске, предоставляемом отдельным категориям работников в соответствии с частью 2 статьи 115 Трудового кодекса РФ и иными федеральными законами. К таким категориям относятся:

1) работники моложе 18 лет (минимальная продолжительность отпуска — 31 календарный день);

2) инвалиды (минимальная продолжительность отпуска — 30 календарных дней);

3) работники детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска — 42 календарных дня);

4) работники образовательных учреждений и педагоги (минимальная продолжительность отпуска — от 42 до 56 календарных дней);

5) прокуроры и следователи прокуратуры (минимальная продолжительность отпуска — 30 календарных дней) и т.д.

Людям, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 Трудового кодекса РФ). Если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом.

Отпуск может быть предоставлен и до наступления права на него, т.е. авансом. При этом отпуск должен быть полным, т.е. установленной законодательством продолжительности, и оплачиваться также полностью. Вопрос о возможности предоставления отпуска авансом может быть также отрегулирован в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графике указывают фамилии работников, имеющих право на отпуск, их должности, структурное подразделение, в котором они работают, количество дней и запланированный период отпусков.

Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещается.

Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться до истечения текущего рабочего года.

Если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок определяется по соглашению с работником.

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 Трудового кодекса РФ).

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Работнику, уходящему в отпуск, выплачивается средний заработок (отпускные).

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Сумма отпускных облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в обычном порядке.

Сумма отпускных рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работника. Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен в статье 139 Трудового кодекса РФ.

Что входит?

Ст.121 Трудового кодекса РФ устанавливает, какие периоды включаются в отпускной стаж:

• время, когда сотрудник фактически выполнял трудовые обязанности;
• время, когда должностные функции работник не выполнял, но за ним сохранялось рабочее место, согласно локальной внутренней документации или трудовым договором (в том числе сюда относятся ежегодные отпуска, официальные нерабочие праздники, календарные выходные дни);
• учебные отпуска;
• дни, когда проходился обязательные медосмотр;
• дополнительные отгулы за донорство;
• декрет по беременности и родам;
• больничные листы;
• периоды нахождения в командировке;
• вынужденные прогулы из-за незаконного увольнения;
• отстранение от работы по причине непрохождения обязательного медосмотра (если в этом нет вины самого работника);
• отпуск за свой счет продолжительностью не более 14 календарных дней за каждый рабочий год;
• приостановление деятельности компании после проверки органами.

Если работник претендует на дополнительные дни за опасные и вредные условия, то стаж для них идет только в периоды выполнение рабочих обязанностей в соответствующих неблагоприятных условиях.

Какие периоды не включаются?

Ст.121 ТК РФ содержит также периоды, не включаемые в отпускной стаж:

• отсутствие без уважительных причин;
• отстранение от работы в связи с алкогольным или наркотическим опьянением;
• отстранение от работы по причине непрохождения медосмотра по своей вине;
• отстранение в связи с непрохождением обязательного обучения и проверки знаний по охране труда;
• отстранение по медицинским показаниям;
• время декрета по уходу за ребенком до 3 лет;
• отпуск за свой счет свыше 14 дней.

Если в рабочий год попадают указанные события, то они исключаются и отодвигают дату окончания рабочего года, дающего право на ежегодные отпускные дни.

Как правильно рассчитать?

По ТК РФ каждый рабочий год дает право на ежегодную продолжительность отпуска. Длительность прописывается в трудовом договоре, по ТК РФ составляет минимум 28 календарных дней.

Рабочий год – это 12 месяцев с даты трудоустройства.

Отпускной стаж считается следующим образом:

1. Устанавливается дата приема на работу.
2. Отсчитывается 12 месяцев с даты приема на работу.
3. Если попадают неучитываемые периоды, то рабочий год сдвигается на количество дней, который пришлись на такие события.
4. Устанавливается дата окончания первого рабочего года.
5. Считается второй рабочий год по тому же алгоритму.
6. Последний месяц обычно бывает неполным, если в нем отработана половина или более дней, то он считается за полный месяц, если менее половины – то не учитывается.

Пример расчета

Исходные данные:

Семенов принят на работу водителем с 18 апреля 2021 года. Расчет стажа проводится на 24 июня 2021 года.

Ежегодный отпуск составляет 28 календарных дней.

За время работы у Семенова, помимо обычных отработанных дней, были:

• неоплачиваемый отпуск с 1 по 30 июня 2021 года;
• ежегодные оплачиваемые отпуска – с 1 по 28 августа 2021 и с 1 по 28 июня 2018;
• больничные – с 1 по 10 декабря 2018;
• отстранение от работы в связи с окончанием срока действия водительских прав – с 5 по 17 апреля 2021.

Расчет:

Первый рабочий год: с 18.04.2016 по 17.04.2017 – 12 полных месяцев отпускного стажа.

Второй начинается с 18.04.2017 – в это время попадает:

• 30 дней неоплачиваемого отпуска в июне 2021, которые сдвигают дату окончания рабочего года на 16 дней (первые 14 дней входят);
• 28 дней ежегодного отпуска в августе 2021 – включаются.

Второй длится с 18.04.2017 по 04.05.2018 (сдвинут на 16 дней) – 12 месяцев стажа.

Третий начинается с 05.05.2018 – в это время попадает:

• 28 дней ежегодного отдыха в июне 2021 – входят;
• 10 дней больничного в декабре 2021 – входят;
• 13 дней отстранения от работы в связи с несвоевременной заменой водительского удостоверения – не включаются.

Третий длится с 05.05.2018 по 17.05.2019 (сдвинут на 13 дней из-за отстранения) – 12 месяцев стажа.

Четвертый длится с 18.05.2019 по дату проведения расчета 24.06.2019 – 1 полный месяц (5 дней не учитываются).

Итого отпускной стаж за время работы = 12 + 12 +12 + 1 = 37 месяцев.

За каждый месяц положено 2.33 отпускных дня, за отпускной стаж положено = 37*2.33 = 86,21 дн.

Неиспользованных дней = 86.21 – 56 = 30,21.

Законодательное определение вынужденного отпуска

В Трудовом кодексе Российской Федерации термин «вынужденный отпуск» отсутствует. Вместо него на практике используют следующие варианты.

1. Административный отпуск – нерабочее время без оплаты. Согласно ст. 128 ТК РФ, это дни, предоставленные работнику в качестве свободных, по его просьбе (по семейным обстоятельствам и иным причинам, которые начальство сочтет уважительными). Длительность его устанавливается договорным порядком. Предоставляется исключительно по заявлению работника, в котором он выражает свою инициативу (просьбу). Таким образом, административный отпуск никак не может быть «вынужденным».
2. Время, когда пропускать работу работник принужден по инициативе работодателя, не имея на это своего желания и/или согласия, в зависимости от обстоятельств можно квалифицировать как:

• вынужденный прогул;
• отстранение от работы;
• простой.

Все эти случаи обязаны оплачиваться (в некоторых ситуациях возможны нюансы). Рассмотрим их подробнее.

Вынужденный прогул

Случается, что сотрудника уволили незаконно или отстранили от работы без актуальных оснований. Суд восстановит его права, и он вернется на свою должность. В этом случае работодатель обязан полностью оплатить то время, которое сотрудник провел без работы не по своей вине (ст. 234 ТК РФ).

Конечно, такой прогул трудно считать настоящим отпуском, однако эти дни пойдут в зачет стажа как рабочие, когда потребуется рассчитать время для обычного ежегодного отпуска.

Отстранение от работы

Работодатель в ряде случаев имеет право, а иногда даже обязан не допускать сотрудника к работе. Время такого «отпуска» будет длиться до тех пор, пока сотрудник не устранит причины, вызвавшие отстранение. Среди них:

• появление на рабочем месте пьяным, в наркотическом бреду, одурманенным иным образом;
• сотрудник не прошел инструктаж по охране труда или проверку знаний в этой области;
• если должность предусматривает обязательный медосмотр, а сотрудником он не пройден;
• человеку выдано медицинское заключение о противопоказаниях работы по своей трудовой функции.

Во всех этих случаях инициатива «отпуска» принадлежит работодателю, а «вина» – все-таки работнику, поэтому оплачены эти дни не будут, и это абсолютно законно. Другое дело, если обязательный медосмотр или инструктаж по охране труда не был пройден по вине работодателя. В этом случае отстранение от работы будет приравниваться к вынужденному простою и оплачиваться аналогично.

Не вполне здоровых сотрудников, кому медики запрещают заниматься прямыми обязанностями на срок более 4 месяцев, следует перевести на более легкую должность. Если подходящей должности нет или работник на нее не согласен, начальство должно не допускать его к работе, должность за ним сохранится, но зарплату за период «медицинского отпуска» он не получит.

ВНИМАНИЕ! Закон не запрещает предусмотреть начисление денежных пособий за «медицинское» отстранение от работы в коллективном или индивидуальном трудовом договоре

Простой как вынужденный отпуск

Простой – период, когда сотрудник временно не может выполнять свои обязанности по трудовому договору. Причины могут быть различными:

• экономические;
• технические;
• технологические;
• организационные.

Это время, хотя сотрудники реально и не работают, меньше всех прочих вариантов относится к отпускному, потому что в табеле учета рабочего времени остается рабочим. Это значит, что формально сотрудники должны присутствовать на рабочих местах, хотя исполнять работу у них нет возможности. Располагать своим временем они смогут, если это официально разрешит работодатель, указав во внутреннем нормативном акте, трудовом договоре или колдоговоре.

Естественно, если простой вызван виновными действиями работника, это время оплате не подлежит.

Но если вина исходит от работодателя, он обязан оплатить невозможность предоставления труда, гарантированную договором, в размере не менее двух третей от обычной заработной платы. Такой же должна быть оплата, если причина простоя не зависела ни от работника, ни от работодателя.

Как оформить приказ на отпуск генерального директора?

Содержание и форма

Формы приказов для разных видов отпусков имеет свои схожие и отличительные черты.

Одинаковые данные:

• наименование организации;
• Ф.И.О. руководителя;
• подпись.

В содержании меняются срок, даты начала и окончания отпуска, причины, по которым требуется освобождение от должностных обязанностей.

При самостоятельном решении руководителя о своем отпуске форма Т-6 заполняется по следующим правилам:

• отражают реквизиты приказа организации;
• вносится табельный номер, личные данные и должность руководителя;
• отмечают, к какому структурному подразделению относится генеральный директор;
• отражают рабочий период и число дней;
• ставят начальную и конечную даты периода отстранения от работы.

Если приказ об отпуске составляется не по унифицированной форме, то в текст может быть включен пункт об ответственном лице, назначенном исполняющим обязанности директора на период его отсутствия.

Кто подписывает?

Если генеральный директор вправе сам себе определять время отпуска, то приказ он подписывает самостоятельно.

Оформляет приказ ответственное лицо или работник отдела кадров, который обязан получить подпись у генерального директора и заодно уведомить его о предстоящих днях отдыха.

Типовой образец и примеры

Форма Т-6 для разных типов отпусков заполняется следующим образом:

приказа по форме Т-6.

Если является единственным учредителем в ООО

В данном случае все просто: директор сам себе назначает и подписывает приказ об отпуске без согласования с другими лицами.

Если директор — наемный работник

Если решение об отпуске принимает собрание, то председатель собрания и визирует документ.

Если директору предоставлена возможность самостоятельно решать, когда он может возложить полномочия на другого члена компании, то приказ он подписывает сам себе.

Где нужно регистрировать?

Компании на свое усмотрение могут организовать учет приказной документации, в зависимости от количества работающего персонала предприятия.

Например, для регистрации различных приказов об отпусках в организации, имеющих большой штат сотрудников, создают такие журналы:

• о предоставлении отпусков;
• для фиксации распоряжений о переносе отпускного периода работников;
• об отзывах сотрудников из отпуска.

Журналы должны вестись на бумаге, но допускается и электронный вариант такого учета документации.

Ниже приведен образец журнала регистрации приказов об отпусках:

Сколько и где хранится?

Хранение приказов об отпусках регулируется нормами приказа Минкультуры за №558.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Но предприятия имеют право и самостоятельно принимать распоряжения о сроках и порядке хранения документации.

Срок хранения приказа об отпуске составляет:

• 5 лет, если он не включен в личное дело сотрудника;
• если порядок, установленный на предприятии, предусматривает включение приказа в личное дело, то срок хранения составляет 75 лет.

Кадровикам необходимо детально ознакомиться со всеми нюансами оформления и хранения приказов об отпусках, чтобы избежать претензий со стороны любых проверяющих органов.

Кому пишет заявление на отпуск генеральный директор? Узнайте из нашей статьи. Устанавливается ли испытательный срок при приеме по совместительству? Читайте тут.

Где применяется бестарифная система оплаты труда? Смотрите здесь.

Как ознакомить и как уведомить о начале отдыха?

Немаловажный момент ознакомления генерального директора и других сотрудников с предстоящим отпуском. Самое главное в этом вопросе – это своевременность.

Кадровику нужно оформить в письменном виде уведомление о предстоящем отпуске, показать или зачитать его генеральному директору и получить его подпись на этом документе.

Своей подписью руководитель подтверждает свое согласие с приказом.

Важно уведомить не только директора или сотрудника о предстоящих днях отдыха, а еще и бухгалтерию, которая должна начислить ему отпускные и выдать их до отпуска. Уведомление пишется в произвольной форме:

Уведомление пишется в произвольной форме:

Как оформить передачу полномочий?

Когда у директора есть заместитель, то уход в отпуск руководителя не создаст проблем, и все полномочия будет выполнять второе лицо предприятия.

Ему может быть назначена доплата за временное исполнение обязанностей генерального директора.

Обратите внимание! Даже при минимальном отпуске первого руководителя необходимо оформить приказ о возложении его полномочий на сотрудника организации, с целью юридической правомерности подписания документов. Вот так выглядит приказ о замещении директора на время его отпуска:

Вот так выглядит приказ о замещении директора на время его отпуска:

Когда нужно писать заявление? За сколько дней до отпуска необходимо это сделать?

Отпускные должны быть выплачены, согласно ст. 136 ТК РФ, не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Следовательно, заявление необходимо писать в промежуток от 2-ух недель до начала отпуска (когда получено уведомление) и не позднее 3-х дней до его начала (дата получения отпускных).

Специалисты рекомендуют писать заявление за неделю до начала отпуска, чтобы работники кадровой службы могли подготовить приказ, а бухгалтер рассчитать и произвести необходимые выплаты.

Но если сотрудник уходит в отпуск по ранее составленному графику, то он не обязан писать заявление. Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним. На основании этого уведомления и ранее утверждённого графика отпусков и составляется приказ на отпуск, а бухгалтерии даётся «отмашка» для расчета отпускных. Кроме того, работник подписывает приказ о предоставлении ему очередного отпуска. Таким образом, все кадровые нюансы соблюдены.

Но работник может пойти в отпуск и не по графику, договорившись со своим работодателем. В этом случае, нужно писать заявление на отпуск. Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте. Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул. Поэтому устные договоренности не приветствуются.

По Трудовому Кодексу не установлены чёткие рамки написания заявления. Но в этом документе необходимо указать период, на который сотрудник покидает рабочее место. Нужно писать именно числа отсутствия, а не период. Например, прошу предоставить мне отпуск с 15.05.2018 года по 31.05.2018 года. Вот такая формулировка будет правильной.

График отпусков в организации

Положения современного трудового законодательства устанавливают, что сотрудники каждой организации должны уходить на регулярный оплачиваемый отдых в соответствии с заранее сформированным и утвержденным графиком. Он представляет собой особый документ, составление которого осуществляется ответственным лицом, наделенным определёнными полномочиями. Во время формирования графика необходимо знать следующие важные правила:

1. Составление графика отпусков всегда происходит заранее, а именно – в конце каждого календарного года на следующий год. Следует отметить, что нарушение установленных сроков относительно формирования графика может повлечь для работодателя весьма негативные последствия. Любая проверка выявит подобный недочет и сможет установить надлежащую меру ответственности.
2. В большинстве случаев формированием графика отпусков занимаются сотрудники отдела кадров. Однако при необходимости такие обязательства могут быть возложены и на другого работника, например, на секретаря, помощника бухгалтера и т.д. Главное, чтобы процедура возложения таких обязанностей была проведена в официальном порядке. Для этого руководителем составляется соответствующее распоряжение, в котором указываются данные конкретного сотрудника, а также перечень возлагаемых на него обязательств.
3. Многие работодатели задаются вопросами о том, нужно ли учитывать мнение сотрудников во время составления графика будущих отпусков. Сразу следует отметить, что это делать желательно, иначе потом у служащих может возникнуть много претензий относительно поставленного специалистом времени отпуска. Естественно, выполнить желание каждого работника вряд ли получится, особенно если речь идет об организации с большим коллективом.
4. Во время формирования графика ответственным лицом должны быть учтены особые категории сотрудников, у которых имеются некоторые привилегии относительно выбора точных дат отпуска, к таковым относятся следующие служащие:
   • супруги, чьи жены готовятся стать мамами в ближайшее время;
   • сотрудники, которые исполняют свои профессиональные обязательства в режиме совмещения. В этом случае их отпуска по основному и дополнительному месту работы всегда должны максимально совпадать;
   • молодые работники, возраст которых еще не достиг установленной в государстве отметки совершеннолетия;
   • многодетные родители, участники боевых действий, а также иные особые категории служащих, полный перечень которых устанавливается законодательными нормами в официальном порядке.