Рекомендательное письмо: примеры, образец, инструкция по составлению

Структура письма

Структура в целом та же, что у стандартного делового письма:

• заголовок (просто «Рекомендательное письмо» — не нужно ничего выдумывать);
• подтверждение того факта, что сотрудник такой-то (ФИО) действительно работал в вашей фирме (которая называется так-то) в течение определённого срока (с такого по такое число) и занимал определённую должность;
• перечень его обязанностей (максимально полный и подробный);
• список личных и деловых качеств;
• описание достижений;
• причины увольнения;
• ваши должность, ФИО, контактный телефон;
• дата составления письма.

Законодатель не установил конкретную форму рекомендательного письма, так что при написании не обязательно сверяться с каждым из этих пунктов. Хотите добавить что-то от себя или немного изменить структуру – пожалуйста. Главное, чтобы смысл был ясен.

Кто должен писать письмо-рекомендацию

Если вы работаете в крупной организации, рекомендацию обычно пишет ваш непосредственный руководитель. Например, заведующий отделом или начальник цеха.

Возможно, такое письмо составит специалист отдела кадров или секретарь директора. В любом случае, этот человек должен стоять на более высокой позиции – только тогда его рекомендация будет иметь вес.

Не стоит составлять текст, прибегая к чрезмерным похвалам. Такой вариант может насторожить потенциального работодателя и заставить его задаться вопросом: «Как же на прежнем месте допустили увольнение такого замечательного сотрудника?» Характеристика должна быть объективной и справедливой.

Как получить необходимое письмо

В маленькой организации удобно будет лично попросить об этом своего начальника.

На большом предприятии стоит поступить иначе. В этом случае, человек должен написать заявление, в котором будет изложена его просьба.

Именно просьба. Трудовое законодательство не предусматривает такой обязанности работодателя, как написание рекомендательных писем своим сотрудникам.

Составлять или нет такой документ – начальник решает сам. Соответственно, не указываются и сроки подготовки письма.

Но, как показывает практика, это обычно занимает не более 3-х дней.

Встречный вопрос – имеет ли право потенциальный работодатель потребовать рекомендательное письмо с прежнего места работы сотрудника?

Формально – нет, но на деле спорить в таких случаях не стоит. Ведь именно хороший отзыв, грамотно составленная рекомендация, могут сыграть решающую роль в представлении вам нового рабочего места.

Содействие в бизнесе

Многие предприятия, выходя на мировой рынок, сталкиваются с одной и той же проблемой. Организуя работу за пределами своей страны, им приходится обращаться в иностранные банки с предложением сотрудничества. Но местные финансовые воротилы неохотно идут на контакт с «чужаками». Они опасаются неизвестных клиентов и стараются избегать ненужных рисков. Но из такой ситуации есть очень простой выход. Руководитель предприятия может обратиться в свой банк, где он долгие годы является клиентом, и попросить его составить рекомендательное письмо для банка, находящегося за границей.

В этом документе должны быть отражены следующие обязательные моменты:

1. Подтверждение того, что указанная компания на протяжении долгого времени (желательно более двух лет) владеет счетом в данном банке.
2. Фирма является добросовестным бенефициаром, с которым за весь период сотрудничества не было никаких проблем.
3. Предприятие платежеспособно и не имеет задолженности перед банком.

Эти три пункта обязательно должны быть отражены в письме. Только тогда зарубежный банк будет воспринимать новичка как клиента, с которым можно строить длительные и беспроблемные отношения.

# 2: адаптировано к новой позиции

Хотя вам следует поговорить о достижениях кандидата на ее прошлой должности, вам также следует покажи, почему она хорошо подошла бы в следующем. Даже если кандидат меняет карьеру, вы можете объяснить, почему она сможет преуспеть в новой отрасли.

Вот где открыты общение с заявителем это важно. Она должна поделиться описанием должности, чтобы вы четко понимали ее требования

От вас как от писателя не ожидается, что вы будете много исследовать новую работу. Кандидат должен предоставить вам все, что вам нужно знать, чтобы настроить письмо.

Используя эту информацию, вы можете выражают уверенность в том, что кандидат преуспеет в новой роли. Затем, когда менеджер по найму прочитает ваше письмо, она почувствует уверенность, что кандидат подойдет.

Как написать сильное рекомендательное письмо?

Только ключевая информация

Самые сильные рекомендательные письма требуют времени и обдумывания. Они высоко индивидуализированы для каждого студента с тщательно подобранными словами и  главной идеей. Что именно в себя включать сильное рекомендательное письмо?

Один из лучших способов описать то, что должно быть в письме – это начать с описания того, чего там не должно быть. Рекомендательное письмо не должно быть просто очередным повторением оценок ученика, кружков и наград. Все эти факты и цифры уже указаны в досье студента.

Самые неэффективные письма просто повторяют резюме студента. Приемная комиссия пытается понять характер абитуриента и хочет получить информацию, которая посодействует пониманию его личности, а не на список наград и цифр, которые в и так можно увидеть в тысячах разных аппликаций.

Это не означает, что рекомендатель не должен писать о том, чего достиг студент или чем он занимается, но нужно понимать, что нет необходимости перечислять каждое достижение. Вместо этого рекомендатель может указать на конкретный опыт или историю, которая демонстрирует что-то значимое об этом ученике.

Например, вы можете писать о Максе, чья сильная приверженность фотографии и образованию побудила его создать в его городе школу молодых фотографов. Таким образом, вы пишете про то что сделал студент, чтобы подчеркнуть что-то уникальное и прекрасное в его характере и амбициях. Говорить о его создании школы более показательно, чем просто заявить, что он увлекается фотографией и любит помогать одноклассникам.

Так получается, если повторение оценок и интересов учащегося (т.е резюме) не должно входить в письмо, что должно? MIT предлагает подробный анализ вопросов, на которые сотрудники приемной комиссии MIT хотели бы получить ответы в вашем рекомендательном письме. Эти вопросы также являются полезным руководством для подающих в любой университет:

• Каков контекст ваших отношений с абитуриентом?
• Продемонстрировал ли студент готовность идти на интеллектуальные риски и выходить за рамки стандартного обучения в классе?
• Есть ли у кандидата какие-то необычные компетенции, талант или лидерские качества?
• Что мотивирует этого человека? Что его зажигает?
• Как абитуриент взаимодействует с учителями? Со сверстниками? Опишите его/ее личность и социальные навыки.
• Чем вам больше всего запомнился этот человек?
• Испытывал ли абитуриент разочарование или неудачу? Если да, то как он/она отреагировал?
• Были ли у абитуриента какие-либо необычные семейные или жизненные обстоятельства, о которых нам следует знать?

Перевод: Nomad Learning.

Рекомендателю не обязательно отвечать на все эти вопросы, но они являются отличным стартом для мозгового штурма. Они смещают акцент с того, чем студент занимается, на то, какой у него характер: уровень его любопытства, интеллектуальных способностей, конкретных навыков или талантов, увлечений и личности. Некоторые другие впечатляющие качества включают навыки общения, находчивость и инновационное решение проблем. Приемная комиссия часто ищет демонстрацию лидерских качеств и способности эффективно сотрудничать с другими людьми в академической среде как и вне уроков.

Помимо этих личных качеств, авторы писем могут говорить о необычных обстоятельствах или проблемах, с которыми абитуриент столкнулся или пережил

Это может быть особенно важно, если нужно объяснить падение успеваемости или показать, как студент преодолел трудности жизни. Я бы посоветовал получить разрешение студента, прежде чем включать личную информацию о семье, просто чтобы убедиться, что он не против, что вы делитесь ею

В редких случаях, если рекомендатель сам учился в университете в который подает абитуриент, то он может продемонстрировать свое понимание академической среды и рассказать, как абитуриент подходит к обучению в этих условиях. Если школа особенно конкурентная, то вы можете выразить уверенность в способности ученика преуспеть в академически строгих условиях. Также вы можете с уверенностью заявить о том, что ученик станет полезным членом кампуса и принесет много пользы.

Самые сильные рекомендательные письма дают приемной комиссии представление об интеллектуальных способностях, мотивации и личных качествах студента.Как же вам лучше всего изложить восторг от своего ученика искренним и убедительным образом? Один из лучших способов добиться этого – сфокусировать свою рекомендацию на уникальных аспектах студента.

Плохие рекомендательные письма

Лучше обходить стороной рекомендателей, которые занимаются этим «механически», не уделяя особого внимание характерным особенностям кандидата, его профилю или профессиональным навыкам. Подобные неаккуратно составленные письма не приветствуются

Если письмо по какой-то причине не устраивает, лучше попросить написать кого-нибудь еще. Никогда не отправляйте в бизнес-школу рекомендательное письмо, если вы до конца им не удовлетворены.

Не приветствуются письма от членов семьи, друзей, политических деятелей и т.п. Рекомендательные письма, написанные друзьями или коллегами, следует избегать любой ценой, потому что, как это ни парадоксально, они не помогут кандидату, в силу очевидной предвзятости. И никогда не пишите свою рекомендацию сами – даже если рекомендатель сам предложил вам это.

Анастасия Зарецкая, Заместитель директора программ дополнительного профессионального образования, Высшая школа менеджмента СПбГУ, отмечает: «При поступлении в бизнес-школу также важно, чтобы рекомендатель описал и ваши слабые стороны, зоны вашего развития во время обучения, необходимые навыки и компетенции над которыми вам следует работать. Зачастую, это поле рекомендатели ославляют пустым, что вызывает вопросы у приемной комиссии, настолько ли идеален кандидат»

Солидарны с коллегой Кристоф Бенаройя, директор программы Aerospace MBA, и Cара Карталия, сотрудник приемной комиссии французской бизнес-школы Toulouse Business School: «Письмо будет считаться плохим по нашим меркам, если рекомендатель охарактеризовал кандидата как существо идеальное, как человека без недостатков! Если нет недостатков, тогда не над чем работать, и значит это противоречит содержанию программы МВА. Мы заинтересованы в полноте и правдивости мнения о наших соискателях. Мы выбираем кандидатов, стремящихся к персональному развитию и росту в профессиональной сфере. Важная часть нашей программы MBA — это процесс взаимного обучения. Для этого нам нужно знать где ваши зоны развития, где границы. Обязательная часть их анкеты — описание рекомендателем направлений совершенствования кандидата.».

Если содержание рекомендательного письма каким-либо образом противоречит данным из анкеты и эссе, такие несоответствия важно устранить. Директор приемной комиссии Stanford Graduate School of Business Лиза Джаннаньели так комментирует этот момент: «Если эссе – это история о вас, написанная вами, то рекомендательные письма – это история о вас, написанная другими

Поэтому важно найти того, кто знает вас достаточно хорошо и может дать приемной комиссии «живые и оригинальные» примеры ваших достижений. Поэтому необязательно всеми силами добиваться письма от генерального директора вашей компании, если он не может сказать о вас ничего интересного».

И, конечно же, слабо написанные письма с бедной речью и речевыми ошибками могут представить вас в невыгодном свете в глазах приемной комиссии и значительно снизить шансы на поступление.

Образец рекомендательного письма от работодателя

Изначально была утверждена в должности менеджера по продажам, затем в сентябре 2015 года была переведена в должность заместителя руководителя отдела продаж в связи с добросовестным исполнением своих обязанностей, постоянным обеспечением выполнения плана продаж (приказ №АБВ-32 от 05.09.2015 г.).

Сведения о лице или фирме, отделу, которому дается рекомендация. Применительно к сотруднику здесь приводятся данные личного характера (образование, опыт работы, квалификация, качества личностные и профессиональные, которые позволили ему добиться конкретных успехов). Также описываются должностные обязанности работника, в каких проектах он участвовал, в том числе по личной инициативе.

ПРИМЕР. За все время работы сотрудник показал себя исключительно с хорошей стороны.

Лагутина отвечала в отделе продаж за выполнение целевых показателей продаж за установленные внутренним регламентом периоды времени: месяц, квартал и год.

Образцы для разных ситуаций

Это образец рекомендательного письма от организации для сотрудника, занимающего руководящую должность.

А это образец рекомендации работнику от руководителя с оговорками, частичной.

Бланк, образец рекомендательного письма с работы выглядит так:

Рекомендательное письмо сотруднику – образец написания

Письмо с такими фразами не произведет нужного впечатления на потенциальных работодателей. Оптимальным вариантом будет перечисление фактов, например: увеличил продажи на 30%, принимал участие в проекте, успешно провел переговоры с… и т.д.

Подробнее об этом вы сможете посмотреть в образце рекомендательного письма. Оформлять рекомендательное письмо необходимо на , конечно, если речь не идет о личной рекомендации какого-то конкретного человека.

Документ обязательно должен содержать ряд следующих сведений. Необходимо упомянуть официальное название компании, а также период, в течение которого работник трудился в ней. Также следует отметить конкретные обязанности сотрудника и его достижения, на основании этих данных должно составиться представление об уровне его профессионализма.

Результаты работы желательно представлять в цифрах, в том числе и в процентах.

Эта часть рекомендательного письма имеет наиболее важное значение

17 правил составления рекомендательного письма сотруднику

Необходимо придерживаться следующих правил в процессе составления рекомендации:

Письмо, адресованное физическому лицу, нужно оформлять в деловом стиле, стараясь избегать любых метафор и художественных приемов.

Писать письмо-рекомендацию необходимо в стандартном формате.

Основной текст должен начинаться с делового обращения к адресату: «Уважаемый …!»

Желательно писать четким и понятным языком, избегая двусмысленности. Следует формулировать максимально конкретные фразы. Например, расплывчатое описание «Сотрудник имеет необходимый опыт в своей сфере деятельности» лучше уточнить, указав конкретные знания и навыки, придающие работнику ценность именно для выбранной вакансии.

Весь печатный текст необходимо уместить на одной странице

Если письмо занимает больший объем, вряд ли вся информация в нем будет воспринята с должным вниманием. С другой стороны, ограничиваться парой строк также не стоит: столь короткое описание достоинств соискателя не произведет впечатления на потенциального работодателя.

Завершать письмо следует указанием контактных данных текущего руководителя.

Впервые упоминая в письме сотрудника, следует написать его ФИО полностью

Далее можно называть человека по полному имени или по фамилии либо по имени и фамилии, чередуя эти варианты.

Конкретика в достижениях сотрудника и его положительных качествах будет положительно влиять на решение принять данного человека на заявленную должность. Примерная удачная фраза: «При общении с поставщиком Алексей проявил свои способности опытного переговорщика, за счет чего компании удалось получить скидку в размере 10 %».

Оформлять письмо следует на официальном бланке организации с соблюдением утвержденных правил. Необходимо в каждом пункте давать исчерпывающую информацию, потенциально интересную адресату.

Любой шаблон рекомендательного письма дает четкий ответ на вопрос, что должно быть в заголовке. Достаточно написать в центре листа «Рекомендательное письмо».

В последнем блоке необходимо обозначить реквизиты рекомендателя: ФИО, должность, контактные данные, название организации.

Здесь же указываются данные рекомендуемого сотрудника. Они также включают в себя ФИО, предыдущую занимаемую должность, стаж работы на данном месте. Формулируется эта информация в следующем виде: «… работал в компании … на должности … в период с … по …».

Рекомендательное письмо от компании сотруднику должно содержать список всех видов деятельности, которыми занимался соискатель на своем предыдущем месте. Образец подобной рекомендации приведен ниже. Из перечисленных обязанностей внимание потенциального работодателя лучше акцентировать на тех, которые так или иначе связаны с желаемой сотрудником вакансией. Для этого наиболее интересные виды деятельности выносятся в начало перечисления. Все пункты можно перечислять в строчку, через запятую. Допускается формат маркированного списка, хотя это менее распространенный вариант.

При перечислении достижений сотрудника на старом месте необязательно указывать их все. Достаточно выделить и написать наиболее значимые для того вида деятельности, на который претендует соискатель. При этом следует придерживаться максимальной конкретики, указывая важные параметры в цифрах и процентах. Данный пункт очень важен, поскольку он позволяет будущему руководителю определить способности кандидата на должность.

В блоке, посвященном характеристике сотрудника, субъективно оцениваются его личные и профессиональные качества, к которым обычно относят коммуникабельность, пунктуальность, степень ответственности, обучаемость и т. д. Для достижения лучшего эффекта перечислять стоит только те характеристики, которые будут действительно полезными на новой должности.

Далее объясняется причина увольнения с предыдущего места работы. Описание следует делать предельно кратким. Данный блок является необязательным, однако с его наличием потенциальный работодатель получит дополнительную информацию. В размещенном ниже бланке рекомендации для сотрудника, например, выражены сожаления бывшего руководителя об уходе столь ценного сотрудника, а также написано пожелание успеха на новом месте.

В конце письма-рекомендации ставится дата составления, и документ визируется непосредственным руководителем уходящего сотрудника. Однако на практике все чаще обязанность подписывать рекомендацию передается кадровому менеджеру компании.

Примеры рекомендательных писем на русском и английском языках

Кто выдает рекомендательное письмо

В малых организациях рекомендацию обычно пишет директор компании. Но если сотрудников больше 15, обратитесь к вашему непосредственному начальнику, например руководителю отдела. От выбора рекомендателя зависит, будет ли письмо полезным и объективным. Выделите время, чтобы подобрать правильного человека.

Важно! Ни в коем случае не выдумывайте личность рекомендателя. Если обман раскроется, вы гарантированно потеряете место — больше половины компаний лично связываются с рекомендателями

Руководствуйтесь этими принципами:

• Его должность выше вашей. В некоторых случаях вы можете запросить рекомендательные письма от коллег. Это уместно, если они пользуются авторитетом в профессиональном сообществе. Такая рекомендация особенно полезна, если ваша специальность подразумевает работу в команде — вы менеджер, учитель, стюардесса или маркетолог. Но большее доверие вызывают письма от тех, кто разбирается в сфере больше вас. Анкетирование показывает, что начальству доверяют в 71% случаев, а бывшему коллеге — только в 15%. Глубокие знания специальности позволяют отметить все ваши достоинства и недостатки. И главное — руководитель может объективно сравнить вашу работу с коллегами: что у вас получается лучше или хуже остальных.
• Рекомендатель хорошо вас знает. Представьте ситуацию — HR-специалист в компании вашей мечты звонит рекомендателю. Но собеседник не может ответить ничего конкретного, потому что не помнит о вас ничего. В этом случае даже грамотно составленный документ потеряет ценность. Личному диалогу доверяют намного больше, чем бумажке. Ведь ее может написать сам работник или сговорчивый работодатель, который подпишет все что угодно, лишь бы разойтись мирно.

В каких случаях рекомендателю позвонят из новой компании

• 71% — если есть сомнения по поводу указанной информации;
• 51% — если ищут кандидата на руководящую должность;
• 47% — если не могут определиться между кандидатами.

Всего по рекомендациям звонят в 72% случаев.

Вы находитесь в хороших отношениях с рекомендателем. Убедитесь, что выбранный сотрудник может рассказать о вас что-то хорошее. Нет смысла просить такой документ у человека, который не верит в ваши достоинства. Даже если у вас в компании есть авторитетный сотрудник, который своей рекомендацией может сильно помочь, его слова вряд ли будут иметь силу. Помните, что даже если само письмо будет безупречным, с вашим руководителем скорее всего свяжутся. Замаскировать холодное отношение или даже безразличие при диалоге вряд ли получится.

Что делать, если вам отказали в рекомендательном письме

Работодатель имеет право отказать. Обычно это происходит в двух случаях: вы поссорились с начальником или о вас нельзя сказать ничего хорошего. Если вы плохо работали, то ситуацию изменить сложно. Разве что реабилитироваться, поработав еще какое-то время.

Поддерживать хорошие отношения с коллективом важно — это верный способ получить положительный отзыв. Но неприятности случаются, даже если раньше все было нормально — компания может воспринять уход к конкурентам болезненно

Ваш единственный способ получить хорошее рекомендательное письмо — помириться.

К сожалению, если мирно решить вопрос не удалось, придется устраиваться на новую работу без рекомендации. Ни одна статья в ТК РФ не обязывает работодателя рекомендовать вас на новую должность.