Образец приказа о назначении ответственного

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Кого можно назначить ответственным за электрохозяйство на предприятии?

В процессе назначения важно помнить, что данный специалист должен обладать соответствующими знаниями. Для этого работодатель должен направить его на обучение

Компании, являющиеся обладателями электрооборудования мощностью менее 10 кВ, вправе не назначать заместителя ответственного. В остальных ситуациях наличие такового считается обязательным.

Специалист, несущий ответственность за электрохозяйство, должен числиться в штате работников компании. При необходимости он может быть оформлен в роли совместителя. Правила ПТЭЭП устанавливают, что данное лицо должно обладать 4 или 5 квалификационной группу электробезопасности. Это является обязательным критерием, который может проверяться соответствующими органами. Каждый год данный сотрудник должен проходить специальную аттестацию, а раз в 5 лет – обновлять знания.

Ответственного за электрохозяйство выбирают из руководителей или специалистов. Назначенный сотрудник должен иметь среднее специальное или высшее образование в инженерно-техническом направлении. Если в компании есть должность главного электрика, в качестве ответственного за электрооборудование, скорее всего, назначат именно его.

В крупных компаниях могут быть выбраны ответственные в каждом подразделении. Все они должны работать в тандеме с главным лицом, несущим ответственность за электробезопасность. Технология их трудового взаимодействия должна отражаться в локальной нормативной документации компании.

Ответственный за электрохозяйство закрепляется за организацией и может обслуживать все ее филиалы. Если такое является невозможным, то в каждом объекте назначается своей специалист.

Небольшие предприятия, деятельность которых не связана с производством, ответственного за электрооборудование можно не назначать. Это актуально в тех случаях, когда электрохозяйство включает в себя только вводные устройства – осветительные приборы, переносное оборудование, напряжение в которых не превышает отметки в 380 В. При таких условиях ответственность может возлагаться на работодателя

При этом важно согласовать данный момент с местным органом Ростехнадзора

• разработка и ознакомление трудящихся с документацией по электробезопасности;
• проведение соответствующих инструктажей;
• техобслуживание и ремонт электрооборудования, поддержание их состояния на должном уровне.

Как составить приказ о назначении?

Унифицированного приказа о назначении не предусмотрено. Документ может оформляться в свободном стиле с учетом правил ведения документооборота на предприятии.

В распоряжении должна отражаться информация следующего характера:

• наименование и реквизиты организации;
• номер, название и дата составления документа;
• основание для назначения – ссылка на Правила технической эксплуатации электрооборудования;
• информация о работник, в отношении которого проводится назначение – его инициалы, должность, имеющаяся группа по электробезопасности. Здесь же указываются данные заместителя, если таковой имеется;
• перечень обязанностей (может быть выделен как приложение);
• подписи сторон.

В конце приказ резюмируется руководителем предприятия, ставится фирменная печать организации. Специалист, который назначается ответственным за электробезопасность настоящим распоряжением, должен в нем расписаться. Его подпись подтверждает согласие с данными, отраженными в документе.

Указанный приказ относится в документации по основной деятельности. Бумаги такого характера хранятся 5 лет с момента издания.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

Назначить ответственной или ответственным как правильно

Ежели такого приказа нет, то руководитель данные функции оставляет за собой. и это касается не только охраны труда. никаких других документов быть не должно

ну и конечно же полный маразм — назначать себя самого приказом… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен

Форма приказа

Лицо, утверждаемое ответственным за работы на объекте, обязано быть ознакомленным с возлагаемыми на него функциями. Это требуется отобразить в опубликованном приказе.

Утвержденного унифицированного шаблона такого приказа законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, его форма может быть произвольной. Однако структура и содержание приказа должны соответствовать подобным распоряжениям, с отображением следующих сведений:

1) Название предприятия.

2) Заголовка документа, с присвоением ему номера.

3) Цель созданного распорядительного документа, например, «Об утверждении ответственного …» далее конкретизируется объект.

4) Место и дата его формирования.

5) Причина опубликования распоряжения, начиная, обычно с фразы: «В связи с …».

6) Распорядительный раздел бланка, где отображается:

• Ф.И.О. работника за которым закреплен участок с отображением должности.
• Ф.И.О. должностного сотрудника, которому поручается сопровождение приказа.
• Также нужно отобразить лицо, которое сможет заменить закрепленного специалиста при его отсутствии.

7) Здесь могут отображаться конкретные обязанности, сфера ответственности, перечень материалов, которыми обязан руководствоваться ответственный специалист.

8) Подпись начальника.

9) Ознакомительные подписи специалистов, отмеченных в распорядительном бланке.

Кому и для чего нужно такое распоряжение?

Согласно существующим положениям безопасности при осуществлении работ на участке требуется, чтобы там был квалифицированный сотрудник, компетентный в данной области и отвечающий за безопасное осуществление работ при использовании подъемных установок и прочей техники.

В связи с этим, начальнику предприятия нужно опубликовать приказ о закреплении за специалистом участка, за который он будет отвечать при осуществлении работ. В приказе обязана быть отображена его Ф.И.О., с обозначением его функций, а также ссылка на материалы для руководства.

На основании приказа, утвержденное должностное лицо обязано обеспечить инструктаж с подчиненными в отношении соблюдения нормативов по ОТ и ТБ. При этом, он обязан контролировать, чтобы на участке не было сторонних лиц.

Целью данного приказа является:

1. Доведение до персонала сведений о том, что за конкретным специалистом закреплен участок, за который он отвечает.
2. Определение степени ответственности за осуществление работ, согласно утвержденной технологии.
3. Своевременное предупреждение нарушений.
4. Привлечение к ответственности нарушителей правил.
5. Распределение должностных обязательств подчиненных.
6. Организация контроля за проведением работ на закрепленном участке.

При нахождении отклонений в технологии осуществления работ, закрепленный специалист будет нести ответственность, согласно законодательству РФ.

Кто занимается разработкой приказа?

Подготовкой приказа о закреплении ответственного специалиста за осуществлением работ на объекте обязано заниматься компетентное лицо предприятия, например, специалист технического отдела, руководитель данного подразделения или гл. инженер компании. По сути, этим обязан заняться специалист, знающий технологию производства, обладающий достаточным уровнем образования и навыками в данной сфере деятельности. При этом, закрепление ответственных работников осуществляется с учетом их образования и специальности.

Подготовленный приказ подписывается директором фирмы, после чего с ним знакомятся все лица, перечисленные в опубликованном бланке.

Данное распоряжение не только определяет закрепленных лиц, но и фиксирует уровень их ответственности, обозначая направление их деятельности и функциональные обязательства. Приказ обязан учитывать законодательные нормы РФ, не допуская нарушение прав работников.

Обычно, назначаются ответственные лица за следующие сферы деятельности предприятия:

1. Сохранность имущества на объекте.
2. Противопожарные мероприятия.
3. Выполнение нормативов по ОТ и ТБ.
4. Электробезопасность.
5. Безопасное выполнение отдельных видов работ и т.д.

Виды материальной ответственности

В зависимости от уровня востребования погашения ущерба, разрешенного законом, МО можно разделить на два вида:

1. Ограниченную МО.
2. Полную МО.

Кроме того, полная МО может быть:

• Индивидуальной.
• Коллективной.

Ограниченная МО

Данная ответственность предполагает компенсирование работником ущерба, нанесенного предприятию, в заранее оговоренном уровне. Таким уровнем может стать среднемесячный оклад (ст. 241 ТК РФ).

В ТК РФ не отображен список случаев нанесения ущерба, за которые устанавливается МО на уровне среднемесячного оклада работника, однако на практике, к наиболее типичным случаям можно отнести:

• Порчу или уничтожение по небрежности МЦ предприятия, выданных работнику в пользование.
• Недостача финансов, потеря инструмента, документов, выплата штрафа по вине ответственного сотрудника.

Полная МО

Законодательными нормами РФ предусмотрены положения, когда на МОЛ возлагается полная МО без каких-либо ограничений. Благодаря таким нормам, работник обязан возместить нанесенный предприятию ущерб в полном объеме. Такие ситуации установлены ТК РФ и прочими федеральными законами.

Инструкция по заполнению

Существующими законодательными нормами РФ не предусмотрена унифицированная форма приказа на МОЛ

Однако, при формировании такого распорядительного документа требуется принять во внимание правила, регламентируемые Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года. Согласно данному законодательному акту, при формировании такого документа необходимо заполнить следующие данные:

1) Название предприятия и его реквизиты. Если приказ составляется на фирменном бланке предприятия, эти данные записывать не надо, так как они уже отображены в данном бланке.

2) Далее, по центру строки, заполняется название документа с присвоением ему номера и темы.

3) В следующей строке заполняется место и дата составляемого документа.

4) Распорядительный текст приказа начинается с отображения преамбулы, где обозначается цель документа со ссылкой на законодательные нормы РФ.

5) Затем заполняется само распоряжение с указанием:

• Ф.И.О. работника на которого возлагается МО, с обозначением его должности и обязанностей.
• Отображением вида МО (полной или ограниченной).
• Ф.И.О. должностного лица, на которого возлагается обязанность по заключению договора о МО с ответственным работником, и создания условий по хранению имущества.
• Порядка проведения инвентаризации МЦ.
• Требование о доведении составленного приказа до сотрудников, имеющих отношение к данному участку работы.
• Отображение лица, на которого возлагает контроль за исполнением распоряжения.

6) В завершение, после заполнения всех данных в бланке, требуется документ подписать:

• Директору предприятия, с расшифровкой подписи.
• Работнику, на которого возлагается МО, с указанием Ф.И.О., должности и даты ознакомления.
• Лицам, упомянутым в данном распоряжении, с обозначением тех же данных и даты подписи.

Кем он должен быть подписан?

Непосредственной подготовкой приказа на МОЛ может заниматься кадровый отдел (при наличии такового), или по поручению директора предприятия – любое должностное лицо (секретарь, юрист или другой сотрудник, имеющий представление по формированию распорядительных документов).

Однако, не зависимо от того, кто подготовил приказ на МОЛ, он обязан быть подписан директором предприятия или должностным лицом, на которого возложена такая обязанность (например, его заместителем). При отсутствии такой подписи в распорядительном документе, приказ не будет считаться законным. Также свою подпись в документе обязано поставить МОЛ.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5)

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу. Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

• дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет);

• дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет).

Кого можно назначить ответственным по охране труда на предприятии?

Первое и важнейшее условие – наличие у кандидата высшего профессионального образования в данной сфере. Отвечать за охрану труда могут бакалавры, специалисты или магистры, окончившие ВУЗы по направлениям подготовки в области пожарной безопасности, промышленной экологии, техносферной безопасности или охраны труда. Если у соискателя должности смежная техническая специальность, он может пройти короткие курсы, чтобы получить сертификат о праве проведения инструктажей и ведении документации в сфере охраны труда.

В зависимости от специфики предприятия переучить можно и специалистов в области химической или биологической безопасности – на ряде производств такие направление подготовки наоборот в приоритете.

Иные требования, которым в идеале должен соответствовать кандидат:

• трудовой стаж не менее 3 лет на аналогичной должности;
• пройденные курсы подготовки современным способам индивидуальной и коллективной защиты сотрудников;
• дополнительные профессиональные компетенции (например, подробное знание законодательной базы, работа с системами автоматизированного проектирования, основы менеджмента и прочее на усмотрение работодателя);
• личные качества (чаще всего ответственность, амбициозность, стрессоустойчивость и готовность обучаться новым навыкам).

Микробизнес (чаще всего индивидуальные предприниматели) имеют право вести документацию по охране труда самостоятельно, но для этого все равно придется пройти соответствующие курсы или даже получить дополнительное образование.

Как составить приказ о назначении?

После выбора кандидата его статус нужно закрепить официально. Стандартизованного приказа о назначении ответственного за контроль соблюдения охраны труда не существует. Но коллективным договором и другими локальными актами каждое предприятие может утвердить свою форму данного приказа.

Согласно утвержденным требованиям на 2021 год, документ такого типа может быть написан в произвольной форме от руки или в печатном виде. Приказ составляет руководитель организации. Документ создается в единственном экземпляре, при необходимости с него снимают копии.

Распоряжение должно соответствовать общим правилам официально-деловой лексики и сохранять стандартную структуру: «шапка», текст основной части, дата создания и подписи с печатью.

Приказ обязательно должен быть заверен личными подписями руководителя (его заместителя, если руководитель временно отсутствует), ответственного по ОТ (его заместителя) и ряда работников, на чью деятельность непосредственно влияет данный документ.

После вступления в силу приказ должен быть зарегистрирован и внесен в специальный журнал.

Чаще всего журнал ведет специалист отдела кадров или штатный бухгалтер. В нем должны быть отражены дата создания приказа, его номер и название.

Журнал необходим для отчетности и легкой работы с документацией фирмы. Подзаконные акты требуют, чтобы вся локально-нормативная документация на предприятии хранилась не менее 3 календарных лет.

Если ответственных было несколько, составить два отдельных приказа не получится – два сотрудника уже будут считаться мини-отделом, поэтому, согласно статье 217 ТК РФ, рекомендуется открывать службу охраны труда, являющуюся самостоятельным структурным подразделением и подчиняющуюся руководителю или главному инженеру. Данная служба должна выполнять работу по доведению условий труда работников до оптимальных и предотвращению производственного травматизма.

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

1. Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
2. Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
3. Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
4. Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
5. Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
6. Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
7. Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Структура и порядок составления

Унифицированная форма приказа, регламентированная нормативными актами, отсутствует. Предприятие обязано руководствоваться Трудовым Кодексом, соответствующими правилами в конкретном вопросе, утверждёнными Постановлениями Правительства и специальными законами, необходимыми для ознакомления перед тем, как составить приказ. Документ содержит следующую структуру:

1. «Шапка» документа. Фиксируется наименование предприятия или обособленного структурного подразделения, название населённого пункта и дата составления. Ниже пишется преамбула со ссылкой на нормативную базу, требующую вменить исполнение обязанностей сотруднику по конкретному вопросу.
2. Резолютивная часть. Шаблон приказа должен включать детальную информацию о работниках, задействованных прямо или косвенно:
   • вид ответственности;
   • информация о замещении при отсутствии назначенного работника;
   • проведение сопутствующих мероприятий.

1. Подписи руководителя об издании приказа и указанных сотрудников об ознакомлении.

Работники, на которых возложено исполнение конкретной «миссии», обязаны проводить инструктажи, доводить до сведения трудового коллектива нормативы, обеспечить планомерное вступление в «зону ответственности» назначенного члена трудового коллектива.

Скачайте

  Приказ о назначении материально-ответственного лица (13,7 KiB, 409 hits)

  О назначении лиц, ответственных за обеспечение охраны труда на предприятии (37,5 KiB, 276 hits)

  О назначении работников, ответственных за электрохозяйство (19,3 KiB, 259 hits)