Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

Порядок действий работодателя при увольнении по собственному желанию

Когда работник твердо решил уволиться по собственному желанию, то задерживать его нельзя. При таких обстоятельствах срок для выяснения наличия (отсутствия) ТМЦ – две недели.

В конце этого периода работодатель обязан:

• Произвести полный расчёт по заработной плате.
• Отдать трудовую книжку с записью «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статье 77, пункту 3, части первой»

Правила

Процедура увольнения выглядит следующим образом:

1. Лицо, ответственное за сохранность ценностей, сообщает о своем намерении непосредственному начальнику. Заявление оформляется письменно и регистрируется у секретаря. При этом дата увольнения считается последним рабочим днем.
2. Работодатель ставит визу и передает заявление в кадровую службу организации.
3. Бухгалтерия предприятия инициирует инвентаризацию. Из числа действующих работников выбирает подотчетное лицо, которому нужно передать основные средства.
4. По результатам инвентаризации составляется акт, который подписывается обоими сторонами.

Инвентаризация

В договоре о полной материальной ответственности указан порядок проведения инвентаризации. Она начинается с приказа об организации процедуры сверки, где указаны сроки.

Главное в процессе – выявить отсутствие расхождений данных из 1С с фактическим состоянием вещей. Если несоответствий нет, то подписывается акт. Когда обнаруживается расхождения, работодатель принимает радикальные меры, чтобы устранить недостачу.

Расчет с материально-ответственным лицом

В день увольнения осуществляется полный расчет по следующим статьям:

• Отпускные, или компенсация за неиспользованный отпуск.
• Премиальные выплаты за отработанный период, в том числе за год и квартал.
• Заработная плата.

Из расчётных сумм вычитается сумма недостачи, если она обнаружена во время инвентаризации. Работник заранее осведомлен о задолженности, согласен с ней, о чем подписан соответствующий акт.

Форма и реквизиты накладной

Каждая накладная составляется согласно требованиям законодательства, однако существуют реквизиты которые обязательно должны присутствовать в каждом документе:

• Наименование организации и номер структурного подразделения, передающего ценность или ФИО ответственного лица. Тут вы узнаете, как правильно составить акт приёма-передачи материальных ценностей;
• Реквизиты компании;
• Дата и место составления;
• Наименование и номер документа;
• Основание его составления;
• Сведения об объекте – название, количество, стоимость одной единицы и общая стоимость;
• Подписи лиц – обязательно, без этого документ не действителен.

Образец заполнения накладной на внутреннее перемещение.

Образец накладной на внутреннее перемещение товаров.

Особенности каждой формы

Как уже упоминалось каждая форма имеет свои особенности:

1. Форма ТОРГ-13 содержит следующие данные:

• Название предприятия и ее реквизиты;
• Дата формирования;
• Указывается номер накладной;
• Далее идет заполнение таблицы, в которую следует внести – сведения о сторонах, передающей и получающей товар, информация о товаре – название, количество, стоимость одного экземпляра и общая;
• Подписи сторон.

1. Форма ОС-2 заполняется с обеих сторон и содержит такие данные:

• Лицевая сторона используется в роли шапки, так как содержит основные сведения о лицах, передающих средства;
• После чего указывается дата составления и номер документа;
• Далее идет заполнение таблицы, в которой следует указать – название объекта, дату производства, инвентарный номер, количество средств и цену;
• Под таблицей следует указать общую характеристику объектов – их техническое состояние, наличие дефектов и поломок, сделать своеобразное описание объекта.

Бланк накладной по форме ТОРГ-13.

Важно: после составления документа, его необходимо проверить на правильность заполнения, подписать всем участникам и бухгалтеру производства. По каким правилам заполняется товарная накладная по форме ТОРГ-12 – читайте здесь

По каким правилам заполняется товарная накладная по форме ТОРГ-12 – читайте здесь.

Пошаговая инструкция заполнения

Данная документация согласно особенностям форм имеет и особенности заполнения:

1. При формировании документа на передачу основных средств необходимо составить 3 экземпляра:

1. Накладная ТОРГ-13 доступна к более простому варианту заполнения и формируется только в 2-х экземплярах:

• Она используется при передаче материалов, товара или тары и при перевозке автотранспортом;
• Применение доступно этого бланка при передаче имущества между любого рода материально ответственными лицами или подразделениями различного ранга;
• Составление данного документа происходит ответственной стороной за объект и служит гарантом того, что передача произошла.

Важно: при формировании данных документов необходимо помнить, что использование унифицированных бланков в обязательном порядке отменено, так что любую из необходимых форм доступно корректировать под особенности организации.

Бланк накладной по форме ТОРГ-13

Нюансы составления

Формировать любой из бланков доступно от руки или при помощи компьютера. Второй вариант особенно хорош, если он автоматизирован при помощи различных бухгалтерских программ, практически исключает наличие ошибок и внесение неточных сведений.

Такой вариант дает возможность:

• Вести учет товаров фирмы и основных средств;
• Создать готовые формы любой документации с печатью и логотипом организации;
• Использовать любой удобный формат;
• Отправлять документацию электронной почтой.

Любой из бланков должен составляться ответственным лицом и после распоряжения руководителя.

Экземпляров должно быть необходимое количество, так как они являются основанием для списания объекта или товара, приема его на учет и внесения в бухгалтерский учет.

Проштамповывать документ нет необходимости, но если такое правило предусмотрено внутренним регламентом предприятия, то это действие допустимо.

Также следует помнить, что подобная накладная в качестве документа первичной документации согласно требованиям законодательства и налоговой инспекции должна храниться на предприятии положенное время, закрепленное внутренними правилами или законодательством РФ, в любом случае этот срок должен быть не менее 3 лет.

Кому могут безвозмездно передаваться материальные ценности

В качестве принимающих пожертвования могут выступать как частные, так и юридические лица, а также различные учреждения, том числе:

• Больницы, лечебные центры.
• Воспитательные и образовательные учреждения различной направленности.
• Организации социальной защиты населения.
• Благотворительные организации и фонды.
• Научные организации.
• Музеи, выставки.
• Религиозные и общественные организации.

Подробнее эти моменты прописаны в 124 статье ГК РФ.

Важный момент: на то, чтобы принять пожертвование, у таких организаций не требуется чьего-либо разрешения. Об этом ясно сказано во втором пункте 582 статьи ГК РФ.

Таким образом, даже государственное учреждение вправе принимать пожертвования в виде материальных ценностей

Важно, чтобы этот факт был верно юридически оформлен. Иначе у бухгалтерии учреждения возникнет много нерешаемых проблем

Увольнение материально-ответственного лица по собственному желанию

Увольнение материально ответственного лица по собственному желанию или по соглашению сторон: как провести процедуру правильно? Особенности увольнения материально ответственного лица, что гласит закон. Образец приказа об увольнении. Что делать, если обнаружили недостачу.

Расторжение трудового договора всегда требует четкого соблюдения процедур и внимательного отношения к деталям. Наибольшее количество проблемных моментов возникает у работодателя. Но когда происходит увольнение материально ответственного лица по собственному желанию, «ухо востро» приходится держать обеим сторонам.

Законодательная база

В общем случае каждый сотрудник может в любой момент уволиться по собственному желанию, однако он должен уведомить работодателя не позднее, чем за 14 календарных дней – это же правило распространяется и на работника, который несет материальную ответственность.

Уволиться можно и без отработки, если стороны сумели договориться об этом, подписав соответствующее соглашение. Однако на практике чаще всего отработка нужна, поскольку за эти 14 дней сотрудник должен передать все материальные ценности:

1. Новому работнику, которого работодатель принимает вместо прежнего.
2. Другому ответственному лицу, уполномоченному на то работодателем.

Наряду с этим за то же самое время (или заблаговременно) компания обязана произвести инвентаризацию, чтобы установить наличие/отсутствие расхождений и их причину. Об этом напрямую говорится в Приказе Министерства финансов РФ.

Таким образом, формально процедура точно такая же, но работодатель должен:

1. Организовать прием ценностей, которые находились ранее в его ведении.
2. Организовать проведение инвентаризации для выявления расхождений и причин таковых (при их наличии).

Полный перечень материально ответственных работников определен в соответствующем Постановлении Минтруда. Это могут быть руководители, их заместители, кассиры и другие сотрудники (остальных работников причислить к этой категории нельзя).

С ними компания должна обязательно заключить договоры о полной материальной ответственности, отразив этот факт и в трудовых договорах. В противном случае работник может нести только ограниченную ответственность, которая исчисляется суммами в пределах его средней зарплаты в данной компании.

Виды материальной ответственности

Обязанность бережно относиться к имуществу компании – одна из основных, прописанных в ст. 21 ТК РФ. Это означает, что намеренное уничтожение или случайная утрата какой-либо ценности из тех, что используется в работе или находится на хранении у предприятия, должны быть возмещены виновным работником.

Однако, есть ряд специалистов, в прямые обязанности которых входит сохранение товарно-материальных ценностей. Такая ответственность может быть возложена в нескольких вариантах:

• полная;
• коллективная полная;
• в пределах доказанного действительного причиненного ущерба (на основании договора ответственного хранения или данных расследования)

Примечательно, что материально ответственным лицо становиться даже если соглашение о полной ответственности с ним изначально не подписывалось.

В процессе работы сотруднику может быть передано какое-то имущество для использования при исполнении трудовых функций.

Если при этом подписывался документ о передаче, то человек должен понимать, что это называется ответственное хранение и может иметь материальные последствия.

В последние годы повсеместно встречается ситуация, когда новым и старым сотрудникам поголовно предлагают подписать договоры о полной материальной ответственности.

Таким образом работодатель реализует профилактическую работу, считая, что страх перед официальной бумагой сыграет на повышение бережливости в коллективе.

Но обратившись к нормам ТК РФ, можно понять, что подобные пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему могут использоваться исключительно при приеме на должности из списка, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 823 (например, кассиры, торговые работники, кладовщики и т.п.)

Особенности увольнения материально ответственного лица

Если ваш ра­бот­ник на­пи­сал за­яв­ле­ние на уволь­не­ние по соб­ствен­но­му же­ла­нию, то вы, как ра­бо­то­да­тель, впра­ве тре­бо­вать от него 14-дневной от­ра­бот­ки, на­чи­ная со дня сле­ду­ю­ще­го за днем по­да­чи за­яв­ле­ния. А в по­след­ний день ра­бо­ты со­труд­ни­ка рас­счи­тать­ся с ним и вы­дать ему тру­до­вую книж­ку (ст. 80 ТК РФ). Это общий по­ря­док уволь­не­ния со­труд­ни­ков.

Понятие, признаки и виды материальной ответственности

Материальная ответственность — это самостоятельный вид юридической ответственности.

Материальная ответственность есть обязанность стороны трудового договора, причинившей ущерб (вред) другой стороне, возместить его в размере и порядке, установленном законодательством. Так как материальная ответственность является самостоятельным видом ответственности, то обязанность возместить причиненный работодателю ущерб наступает независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.

Материальную ответственность по нормам трудового права следует отличать от других мер материального воздействия, а именно: лишения премии, предусмотренной системой оплаты труда, или вознаграждения по итогам годовой работы, снижения коэффициента трудового участия при коллективной форме организации и стимулирования труда; удержаний из заработной платы, производимых на основании закона (ст. ст. 137, 138 ТК РФ).

Материальную ответственность по трудовому праву следует отличать от имущественной ответственности по гражданскому праву. Учитывать это нужно прежде всего в правоприменительной деятельности организаций для предотвращения возможных ошибок при решении вопроса о возмещении ущерба, причиненного работодателю. Между данными категориями существуют следующие различия:

1. Субъектами материальной ответственности по трудовому праву могут быть только работники, состоящие (или состоявшие на момент причинения ущерба) в трудовых отношениях с тем работодателем, которому они причинили материальный ущерб. В связи с трудовыми отношениями на работников правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными правовыми актами возлагаются дополнительные обязанности по сохранности имущества данного работодателя. В тех случаях, когда ущерб причиняется другими лицами (подрядчиком или исполнителем по договорам подряда, поручения), возмещение должно производиться по нормам гражданского права, так как они не состоят с организацией в трудовых отношениях.

2. По нормам трудового права взысканию подлежит только прямой действительный ущерб, как правило, в пределах среднего месячного заработка, а неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию не подлежат. По нормам гражданского права вред подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим его (ст. 1064 ГК РФ).

3. В трудовом праве размер возмещаемого ущерба, причиненного по вине нескольких работников, определяется для каждого с учетом степени его вины (ст. 245 ТК РФ). Речь идет только о долевой материальной ответственности. В гражданском праве применяется солидарная материальная ответственность (ст. 1080 ГК РФ).

4. По нормам трудового права работники освобождаются от материальной ответственности за ущерб, который может быть отнесен к категории нормального хозяйственного риска (ст. 239 ТК РФ). В гражданском праве в таких случаях ущерб подлежит возмещению (ст. 401 ГК РФ).

5. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником вреда, причиненного организации, в течение одного года со дня обнаружения причиненного вреда (ст. 392 ТК РФ). Для защиты прав в гражданско-правовых отношениях с участием граждан установлен трехлетний срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

6. По нормам трудового права установлен особый порядок при взыскании ущерба, не превышающего среднего месячного заработка. Взыскание в этом случае может производиться по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). В гражданско-правовых отношениях, если отсутствует добровольное возмещение причиненного ущерба, взыскание производится в судебном порядке.

Трудовое законодательство предусматривает материальную ответственность работодателя перед работником и материальную ответственность работника перед работодателем.

Материальная ответственность работника перед работодателем может быть ограниченной и полной. Различают также индивидуальную материальную ответственность работника и коллективную (бригадную).

В ст. 232 ТК РФ впервые получило отражение правило о том, что трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем — выше, чем это предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

Обнаружение недостачи: как поступают?

Только итоги инвентаризации покажут, есть ли недостача по материальным ценностям, насколько она существенна. Результаты проверки сравнивают с реальными остатками. Если недостача выявляется, возникает несколько последствий:

1. Организация собирает комиссию, члены которой выявляют причину разницы между фактическими ценностями и теми, что указаны в первоначальных документах. Отдельно ведется работа по установке виновных сотрудников. Без доказательств руководители не могут предъявлять подчиненным претензии, поэтому и требуется организовать всестороннее расследование. Без расследования у сотрудников выше вероятность обжаловать решение, даже если вина реально есть.
2. Работник составляет сам объяснительную записку, где указывает на причины, по которым возникла недостача.
3. Комиссия составляет акт, передает документ работнику для ознакомления. Подчинённый расписывается на этом акте, чтобы подтвердить хотя бы само событие. При отказе собираются свидетели. Это станет доказательством ознакомления с информацией.
4. Недостачу переводят в денежное выражение, опираясь на цены, действующие к моменту обнаружения проблем. Можно обойтись без обращения в суд, если итог не больше среднемесячного вознаграждения за труд.

По ходу увольнения работник имеет право добровольно согласиться с недостачей, а потом выплатить причитающиеся средства второй стороне. Если же выплаты прекращаются без каких-либо договоренностей, то право обращаться в суд появляется у работодателя. Допустимый срок по таким обращениям равен 1 году.

Наш ответ

При смене материально ответственных лиц обязательны проведение инвентаризации и передача материальных ценностей другому материально ответственному лицу по акту (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Акт приема-передачи дел подписывается всеми участниками и утверждается руководителем организации.

Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, а второй остается у прежнего ответственного лица.

Инвентаризацию при смене материально ответственного лица подтверждают следующие документы:

— приказ о проведении инвентаризации (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-22);

— инвентаризационная опись ценностей (в зависимости от вида ценностей могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-15, ИНВ-16, ИНВ-1, ИНВ-8, ИНВ-9 и др.);

— сличительная ведомость результатов инвентаризации (могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-19, ИНВ-18, ИНВ-15, ИНВ-16);

— ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-26).

Обоснование:

При смене материально ответственного лица по любой причине (например, при увольнении, уходе в отпуск) обязательно проводится инвентаризация имущества (ОС, МПЗ), которое было ему вверено (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация другого имущества при смене материально ответственного лица проводится так.

1. Руководитель подписывает приказ (форма N ИНВ-22), в котором указывает следующие сведения (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации):

• должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут быть включены любые работники организации, кроме самих материально ответственных лиц, передающих и принимающих имущество. Однако эти лица должны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, Письмо Минфина от 15.07.2008 N 07-05-12/16);
• причину проведения инвентаризации — ею является смена материально ответственного лица;
• срок, в течение которого надо провести инвентаризацию;
• обобщенное наименование инвентаризируемого имущества, вверенного материально ответственному лицу.

До начала проверки работник, сдающий имущество, должен расписаться в заголовочной части инвентаризационной описи в том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход (переданы в производство, другим материально ответственным лицам) (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

1. Инвентаризационная комиссия по всем местам хранения проводит сплошную проверку имущества, которое было вверено материально ответственному лицу. Имущество подсчитывается, взвешивается, обмеряется и т.п. (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные комиссия заносит в соответствующие инвентаризационные описи ОС (форма N ИНВ-1) и МПЗ (форма N ИНВ-3). Они составляются в трех экземплярах (один — для материально ответственного лица, сдающего имущество, второй — для материально ответственного лица, принимающего имущество, третий — для бухгалтерии).

По окончании проверки материально ответственные лица (тот, кто сдал имущество, и тот, кто принял) расписываются в том, что проверка проведена в их присутствии, а также соответственно в сдаче и получении ценностей по описи (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

1. Бухгалтерия сверяет данные инвентаризационной описи с данными бухучета и при выявлении расхождений составляет сличительные ведомости ОС (форма N ИНВ-18) и МПЗ (форма N ИНВ-19) в двух экземплярах (один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица, сдавшего имущество).
2. По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Если при инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то объяснение материально ответственного лица по поводу их возникновения и решение руководителя организации можно привести на оборотной стороне ведомости.

Как уволить материально ответственного сотрудника

Вопросы непосредственного увольнения работников, как уже было упомянуто выше, в Российской Федерации преимущественно регулируются положениями ст. 77 ТК РФ, а также иных статей Трудового кодекса, на которые она ссылается. В отношении материально ответственных сотрудников в некоторых ситуациях могут присутствовать изменения в процедуре расторжения трудового договора. В целом же, трудовой договор с материально ответственным работником может быть расторгнут по разным причинам:

• По соглашению сторон. Таковое расторжение предусматривает достижение между работодателем и трудящимся согласия с фактом увольнения. При этом соглашение может предусматривать определенные обязанности сторон друг перед другом или компенсации, а также порядок проведения инвентаризации.
• По собственному желанию работника. Если материально ответственный сотрудник подает заявление на увольнение по собственному желанию, то работодатель обязан его принять и не может отказывать в удовлетворении данного увольнения. При этом за работодателем остается право потребовать от работника проработать 14 дней до фактического увольнения. За это время и необходимо провести инвентаризацию. Следует также отметить, что при увольнении материально ответственного пенсионера по его желанию в связи с выходом на пенсию могут возникнуть сложности – он не обязан отрабатывать две недели. Поэтому работодателю следует заранее подготовить и отработать процедуру инвентаризации при смене материально отвественного лица.
• По инициативе работодателя. К таковым ситуациям относится как нарушение работником трудовой дисциплины – в том числе прогулы, хищения, утеря доверия, так и сокращение штата или иные ситуации. В данном случае нормативы различаются в зависимости от основания увольнения, однако в целом именно работодатель устанавливает конкретную дату увольнения, что позволяет эффективно произвести инвентаризацию до момента расторжения трудового договора.
• По независящим от сторон обстоятельствам. В данном случае увольнение происходит в связи с событиями, на которые ни одна из сторон не может или не могла повлиять, или в которых нет инициативы ни одной из сторон. К таковым может быть отнесена смерть сотрудника, чрезвычайная ситуация, потеря работником трудоспособности. В данном случае инвентаризация должна быть проведена до назначения нового работника на замещаемую должность, но не обязательно – до фактического увольнения трудящегося.

Если материально ответственным работником является главный бухгалтер, руководитель или заместитель руководителя, работодатель также обладает правом их увольнения, если у организации сменяется её фактический собственник.

Порядок действий для увольнения работника, в зависимости от разных оснований может изменяться, однако в целом выглядит следующим образом:

• Получение основания для увольнения. Это может быть докладная в случае нарушения дисциплины, или же просто заявление самого сотрудника при его увольнении по собственному желанию.
• Уведомление работника, если таковое требуется в соответствии с законодательством.
• Издание приказа о проведении инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица.
• Непосредственное проведение инвентаризации в установленном законом порядке.
• Издание приказа об увольнении материально ответственного лица. Законодательные нормативы обязуют работодателя в данной ситуации также прилагать к приказу документацию, подтверждающую отсутствие претензий к работнику.
• Выдача увольняемому копии приказа.
• Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки и всех положенных пособий и компенсаций.

Вышеозначенный порядок является общим и в зависимости от каждой конкретной процедуры может требовать и дополнительных процессуальных действий. Кроме этого, рекомендуется проводить мероприятия, позволяющие четко зафиксировать документально факт исполнения работодателем и работником своих обязанностей при расторжении трудового договора. Например – при помощи актов об ознакомлении с документацией. Это позволит впоследствии избежать возможных проблем для каждой из сторон трудовых взаимоотношений.