Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

Правила оформления

Они строго регламентированы в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года № 69. Это Постановление утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

В этой Инструкции сказано, что:

• воичном формате, а год – в четверичном. То есть должно быть указано: «08.10.2018», а не «8.10.18»;
• никаких сокращений слов и аббревиатур. Например, слово «Приказ» так и должно быть написано, а не «Пр.» или как-то ещё;
• нельзя зачёркивать те данные, которые были ошибочно или неправильно внесены. Их необходимо исправлять, внеся запись «запись за №.. недействительная», далее печать ответственного сотрудника и печать организации.

Если работник потеряет свою трудовую книжку, или с ней случится другая неприятность, то необходимо завести дубликат. Для этого необходимо обратиться к нынешнему работодателю с письменным заявлением. Только работодатель имеет право заводить новые книжки и вносить в них данные. Работник сам это сделать не имеет права.

Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. Но есть и нюансы:

• если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, как книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
• общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После того как данные о стаже будут внесены, необходимо расписать всех работодателей. Для этого нужны документы, так как опираться на устную информацию не стоит. Если у сотрудника остались какие-то «трудовые» документы с прошлых лет, он приносит их в отдел кадров. Если же их нет, то справку из ПФР о начислении взносов.

Все сведения вносятся точно так же, как и «нормальном» заполнении:

• графа 1 – порядковый номер записи;
• графа 2 – календарная дата арабскими цифрами;
• графа 3 – сведения о работодателе, занимаемой должности, об основании увольнения и ссылка на статью ТК РФ»
• графа 4 – реквизиты кадрового документа, на основании которого произошло принятие на работу или увольнение с неё.

Работник отдела кадров должен снять копии со всех документов, вложить их в личное дело, а оригиналы отдать работнику. Если же подтверждающих бумаг нет, то нужно просто указать сведения об общем стаже. Можно поверить на слово, но лучше запросить справку из ПФР.

Если у работника есть документы о том, что он совершал кадровые передвижения и перемещения в процессе работы, то их также нужно принести в отдел кадров. Они сделают соответствующие записи в трудовой.

Частные случаи

Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.

Постоянный перевод имеет следующие виды:

1. Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
2. Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.

В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.

Временный перевод

При кадровом переводе запись в трудовую книжку возможна при замещении заболевшего или уволившегося сотрудника. Даже временный перевод с гарантией возврата на первоначальную должность считается внутренним. В процессе заполнения трудовой книжки следует учесть все правила, прописанные нормативными актами. В трудовом документе имеется графа со сведениями о работе, где обязательно должно быть дописано слово «временно». Предполагается следующий текст при временном переводе с записью в трудовую книжку: «переведен на должность…временно».

Внутренний и внешний

Если человека переводят на другую должность, это характеризует повышение или понижение в карьерной лестнице. Этот вид изменения деятельности также относится к внутреннему по причине того, что работника перемещают по должностям в пределах предприятия.

Если человека переводят за пределы организации в подразделение или филиал, такой вид смены деятельности будет внешним. Характер информации в трудовой книжке также меняется. Если учреждение имеет другое название, его прописывают в отдельный третий столбик. Если работник остался на той же должности, но изменилась только география, будет уточнена такая информация: «Переведен на подразделение…на должность…». В любом случае должность прописывается.

Увольнение в связи с переводом

Правила внесения записей о смене места работы или должности будет регулироваться 6.1 Инструкции, которая характеризует понятие перевода.

Этот процесс должен сопровождаться записями в графе третьего раздела с рабочими сведениями. Также следует уточнить в записи, на каком основании произошел перевод: по согласию сторон или по просьбе. Пример: если сокращение по переводу происходит по согласию сторон, записано это следующим образом: «прекращение трудового договора произошло в связи с переводом сотрудника по его согласию на рабочее место к другому работодателю». Это правило регулируется пунктом 5 частью первой статьи 77 ТК РФ.

Перевод на постоянную работу

Если лицо будет переведено с временного рабочего места на постоянное, проводится также оформление соответствующей записью в трудовом документе. Это объясняется тем, что работникам приобретается новая постоянная должность, что должно подтверждаться документально. Этот вид внутреннего перевода, влияющего на рабочий период лица. Записи будут происходить аналогично изданному приказу в учреждении. Запись должна содержать наименование должности, но без упоминания «временный» и «перевод». В письменном виде это выглядит следующим образом: «Принята на должность… на постоянной основе».

Перевод совместителя

Если происходят изменения в виде смещения с совместительства на постоянную должность, выдается соответствующий приказ и вносятся записи в бланк трудовой книжки. Между новой и предыдущей записью имеется одна строка, а далее делается запись об обычном взятии на новое рабочее место.

Начало трудовой деятельности

Делается это в определённой последовательности:

1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока)

Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности

Для впервые принятого для выполнения трудовых функций работника у работодателя присутствуют некоторые дополнительные обязательства, установленные на законодательном уровне:

• обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
• обязательство заполнить титульный лист;
• сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
• владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Как исправить ошибки

Не всегда получается оформить документ правильно, поэтому приходится исправлять ошибки.

Пример. Специалист кадровой службы решал в , как сделать запись сотрудникам. Некорректно указал фамилию на титульном листе. Придется вносить поправки. Делается исправление: ошибочная запись зачеркивается, и рядом корректно пишется фамилия принятого специалиста. Далее заполняется обратная сторона обложки. Пишутся причины исправления и реквизиты основания.

Нельзя использовать замазку для исправления, если не удалось решить, как заполнить документ. Нужно соблюдать правила внесения изменений.

Ошибки в годе рождения также нужно исправлять. Неправильная дата зачеркивается одной чертой. Рядом пишется правильный год. Затем ответственный работник кадровой службы заверяет информацию своей подписью и печатью.

По-другому корректируются записи о трудовой деятельности. Вместо зачеркиваний делается уточнение. Уточняющая надпись вносится следующей строкой. Пишется, что информация недействительна, и затем делается верная запись. Реквизиты основания ставятся в четвертом столбце.

Когда ошибку допустили по прежнему месту работы, там и должны сделать исправления. Самостоятельно нельзя ничего исправлять.

https://www.youtube.com/watch?v=mHrR7CB1tbg

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем. Это мы сделаем во время процедуры увольнения, заверив все «оптом».

Вот как бы это выглядело при размещении всех записей на одной странице:

Итак, вопрос о том, как оформить трудовую книжку правильно в самых разнообразных ситуациях, рассмотрели. Осталось определиться с последним — заверкой копий.

Что писать в соответствующей графе, если увольняется руководитель?

При внесении записи в трудовую книжку следует придерживаться правил:

• формулировка соответствует таковой в приказе;
• должна присутствовать ссылка на нормативный акт без сокращений и аббревиатур;
• допустимо использование чернил фиолетового, синего или черного цвета;
• запись производится на русском языке, но возможно дублирование на иностранном, если в РФ находится организация иной страны;
• исправления, помарки и зачеркивания не допускаются — при совершении ошибки делают отредактированную запись под следующим номером.

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении директора стандартный. Он регламентирован правилами, обозначенными в:

• Постановлении Правительства №225 от 16.04.03.
• Постановлении Минтруда №69 от 10.10.03.
• Ст. 66 ТК РФ.
• Письме Роструда №5205-6-0.

При оформлении трудовой данные вносятся во все графы раздела «Сведения о работе»:

• номер записи по порядку;
• дата в формате «дд.мм.гггг» (арабскими цифрами);
• основные сведения о прекращении трудовых взаимоотношений;
• документ, на основании которого вносится запись.

Ответственным за хранение и правильное оформление трудовых книжек выступает работодатель. При неверном заполнении документа директором-учредителем ответственность возлагается на него самого.

Подписывать трудовую книжку руководителя при увольнении вправе:

• лицо, заверявшее приказ о назначении;
• кадровый работник или гражданин, уполномоченный вести документацию;
• председатель совета учредителей, руководствуясь принятым решением;
• непосредственно директор (при отсутствии необходимости в собрании владельцев организации).

Удобно, когда ведением и оформлением трудовых книжек занимается уполномоченный сотрудник — обычно им выступает начальник кадровой службы.

Руководителю организации при расторжении трудового договора следует изучить информацию о том, какие выплаты полагаются ген.директору и какова ответственность директоров после увольнения.

По решению учредителя

Заполнение трудовой книжки об увольнении директора по решению собственников организации осуществляется стандартно, отличие может заключаться в основании расторжения договора и подтверждающей документации:

• Если процедура прекращения рабочих взаимоотношений с руководителем производится по решению учредителей, проставляется ссылка на п.2 ст.278 ТК.
• Если расторжение договора связано с банкротством, в трудовой указывается тот же законодательный акт (ст.278), но со ссылкой на пункт 1: «Трудовой договор прекращен в связи с отстранением от должности директора-должника в соответствии с законодательством о банкротстве, п. 1 ст. 278 ТК РФ».
• При увольнении в связи со сменой собственника регламентирующим законом выступает п.4 ч.1 ст. 81 ТК РФ.
• Если расторжение осуществляется по виновному основанию, проставляется ссылка на соответствующий пункт ст. 81 ТК: при невыполнении трудовых обязанностей — на пункт 10, в случае нанесения ущерба организации из-за принятия необоснованного решения — на пункт 9 и так далее.
• На практике встречается ситуация, когда с руководителем расторгается договор, чтобы сразу оформить новый с иным работодателем (перевод).

  Например, если учредителям принадлежат несколько предприятий и принято решение перевести директора из одного в другой. Тогда основанием указывается перевод (п.5. ч.1 ст. 77 ТК РФ).

В трудовой обязательно обозначается, кто был инициатором перевода. Если директор, в сведениях записывают «по просьбе работника», если учредители — «с согласия работника».

Образец записи в трудовой книжке об увольнение директора по решению учредителя:

По собственному желанию

Запись об увольнении по своему желанию вносит в трудовую книжку сам директор или уполномоченное лицо. Основание и регламентирующая его статья такие же, как при расторжении договора с рядовыми сотрудниками: «Уволен по собственному желанию, п.3. ст. 77 ТК РФ».

Подписывает документ непосредственно директор или уполномоченное лицо.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении директора ООО по собственному желанию:

Увольнение руководителя предприятия может осуществляться как по его инициативе, так и по решению учредителей. Важным моментом выступает правовое оформление процедуры, которая завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника. Формулировка в документе отражает основание увольнения директора и обязательно ссылается на законодательные и учредительные нормативные акты.

Как сделать запись о приёме на работу в трудовую книжку?

Запись о приеме нового сотрудника на работу вносит работодатель или сотрудник из отдела кадров. Для начала необходимо сравнить данные гражданина на титульном листе трудовой книжки и в паспорте, чтобы исключить ошибку или мошенничество.

При внесении записи, необходимо следовать приведенной ниже инструкции:

В графе «№», которая располагается в крайнем левом столбце, необходимо указать цифру, которой соответствует запись по порядку

Если она не первая, то следует пропустить одну строку.
В следующих трёх столбцах (день, месяц, год) указывается дата приказа цифрами (соответствует дате приказа или дню, когда подчиненный приступает к рабочим обязанностям).
Далее заполняются сведения о работе, то есть наименование организации и название должности работника.
В последней графе указываются реквизиты приказа, на основе которого сотрудник принят на работу (дата его выхода и номер).
Не менее важно поставить в графе «сведения о работе» печать и подпись кадровика или начальства.. Записи должны быть лаконичны, написаны понятным почерком, без помарок и сокращений

Записи должны быть лаконичны, написаны понятным почерком, без помарок и сокращений.

Важно! В случае допущения ошибки ни в коем случае нельзя ничего зачёркивать, замазывать или пытаться переправить цифры или буквы. Данные действия считаются незаконными

Однако оставлять ошибку тоже нельзя, это может повлечь за собой неприятности для человека, её допустившего и для того, кто устраивается на работу.  Чтобы исправиться, необходимо пропустить строчку и сделать новую запись, где указать, что запись за номером таким-то недействительна, заверить подписью и печатью, затем написать правильные данные. Примеры исправления сведений.

Когда вносить – сроки

Данный вопрос нередко возникает у граждан. Работодатель (кадровик) обязан сделать записи в трудовой книжке нового работника не позднее  недели со дня издания приказа о принятии на работу.

Можно вносить  данные в первый же рабочий день сотрудника,  однако, это делается редко, на случай, если у него окажутся причины отказаться от назначения по каким-либо причинам, например из-за аллергии.

Если это первая работа подчинённого, то работодатель должен завести на него трудовую книжку в срок до пяти дней.

Правильный образец

Пример внесения записи о принятии на работу в трудовую книжку: