Электронная трудовая книжка
Содержание:
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
- Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу
- О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
- Внесение записей в трудовую книжку
- Порядок перехода на новый формат
- Форма трудовой книжки
- Как получить выписку?
- Восстановление трудовых книжек при массовой утрате
- ВЫВОД
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке
Как сделать у работодателя?
Один из способов оформления выписки — это подача запроса работодателю. Воспользоваться данным способом получения сведений из электронной трудовой книжки можно только в том случае, если был осуществлен переход на цифровой учет трудовой деятельности, то есть если работник подал соответствующее заявление до конца 2020 года.
Текущий работодатель может предоставить информацию только за время работы работника у себя. Доступа к трудовой деятельности сотрудника у предыдущих работодателей у него нет, поэтому полностью выписку за все периоды работы получить не получится.
Если нужно посмотреть все записи в электронной книжке, то нужно сделать это самостоятельно на сайте госуслуг или обратить в ПФР. Если такой возможности нет, то можно обращаться к каждому отдельному работодателю для получения сведений о работе у него. Каждая организация предоставить такую выписку.
Чтобы получить такую выписку по форме СТД-Р, нужно написать работодателю заявление с соответствующей просьбой.
Как посмотреть самостоятельно на сайте госуслуг?
Более удобный способ получения необходимой выписки — это воспользоваться Порталом госуслуг.
Чтобы работник мог получить какие-то сведения из электронной книжки, нужно, чтобы работодатель подал какую-то информацию в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД — например, о переходе на цифровой учет данных, приеме на работу, увольнении, переводе.
Чтобы воспользоваться услугой получения выписки через сайт госуслуг, нужно зайти в личный кабинет, указав логин и пароль. Далее нужно найти нужную услуг, находится она в разделе «Услуги» — «Работа и занятость» — «Трудовое право». Наименование услуги — «Выписка из электронной трудовой книжки».
Можно также ввести ее название в строку поиска на главной странице госуслуг.
Пошаговая инструкция
Предлагаем пошаговый алгоритм получения выписки из электронной книжки через госуслуги:
Шаг 1: Выбор услуги
Шаг 2. Получение услуги
Шаг 3. Подача заявления.
На этом этапе нужно проверить, что правильно указаны ФИО, СНИЛС и дата рождения, после чего нажать «Подать заявление».
Далее нужно дождаться, когда придет выписка, оформлена она будет по форме СТД-ПФР. Обычно документ приходит в тот же день.
Пример формы СТД-ПФР:
Выписка будет заверена электронной подписью сотрудника Пенсионного фонда, которая имеет юридическую силу. Нужно распечатать документ и использовать его по назначению.
Сведения могут быть предоставлены только за период с 01.01.2020 и только в случае, если работодатель подавал какие-то сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД.
Если нужна бумажная форма выписки с рукописной подписью, или просто нет возможности зайти в учетную запись на госуслугах, то можно обратиться в отделение ПФР или МФЦ по месту жительства.
Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу
- паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
- заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
- СНИЛС;
- документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
- военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.
Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры
Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу. Поскольку учет занятости граждан происходит на основании данных трудовой книжки, необходимо тщательно следить за ее сохранностью и правильным заполнением. Пример заполнения книжки согласно нормам ст. 66 ТК РФ можно увидеть в нашей юридической консультации. Помните, что получить новый формуляр вы можете в двух случаях:
- при самом первом устройстве на работу;
- если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).
Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.
Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Как заполнить титульный лист
Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.
Инструкция требует указать на титуле:
- полное имя, отчество, фамилию;
- дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
- указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
- дата заполнения формуляра;
- подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.
Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.
Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:
- точное название компании, в которую принят сотрудник;
- название занимаемой должности;
- все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
- данные о переводах на другое предприятие;
- поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
- наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
- данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
- смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
- изменения данных работодателя;
- сведения об увольнении.
Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:
- каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
- указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
- указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
- в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.
Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.
Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.
Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы на нашем сайте: https://stazh-online.ru/
О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
(в ред. Постановлений Правительства РФ , , , )
В соответствии со Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
3. Министерству финансов Российской Федерации:
а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;
б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.
4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации: (в ред. Постановления Правительства РФ )
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением. (в ред. Постановления Правительства РФ )
5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.
Председатель Правительства Российской Федерации М.КАСЬЯНОВ
УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
(Обложка)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
М. П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
____________________________________
(разборчиво)
Сведения о работе
Серия и номер* (10 разворотов)
N записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
число |
месяц |
год |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
||
Сведения о награждении
Серия и номер (10 разворотов)
N записи |
Дата |
Сведения о награждении (поощрении) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
число |
месяц |
год |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
||
*Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.
УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб
Российской Федерации
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
__________________________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
М. П. ______________________________________
(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.
УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
Внесение записей в трудовую книжку
Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.
Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.
Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:
- фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
- сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
- если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.
После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.
Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.
При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.
Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.
При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.
Порядок перехода на новый формат
Вопрос этот встает в текущем году прежде всего перед работниками кадровой службы, административными сотрудниками, бухгалтерами, которым поручен кадровый учет. Период до конца года является переходным. Он должен быть использован для полного внедрения ЭТК. Рекомендуется с учетом требований законодательства следующий далее порядок действий.
Пакет локальных нормативов, касающихся трудовых отношений, может быть достаточно объемным. Необходимо проанализировать положения каждого из них и внести информацию об электронных трудовых книжках, если это необходимо. К примеру, в правилах внутреннего распорядка может быть прописано, как собираются, как и кому предоставляются сведения о работе. По новому регламенту, кроме бумажной трудовой книжки, гражданин, поступающий на работу, может предъявить кадровику сведения о трудовой деятельности, оформленные предыдущим нанимателем, в пенсионном фонде на основе электронных данных. Необходимо пересмотреть содержание колдоговора, трудовых договоров, иных ЛНА. Они должны содержать положения, согласующиеся друг с другом.
Предстоит оперативный обмен информацией с ПФР, сдача отчетности по срокам, за нарушение которых могут применяться санкции. Электронный обмен должен быть обеспечен специальным ПО. Значительная часть компаний уже пользуется услугами электронной бухгалтерии, отправляет отчетность по интернету. Для них ничего нового не произойдет – привычные инструменты ТКС будут использоваться для взаимодействия с ПФР.
Важные формальности! Всех сотрудников персонально необходимо уведомить о новых правилах ведения трудовых книжек.
Форма письма должна содержать основную информацию в сжатом виде о том, что:
- в текущем году трудовая книжка приобретает новый формат – электронный, который является основным;
- до 1 января будущего года необходимо подать соответствующее заявление, если сотрудник хочет, чтобы книжку вели по старым правилам – на бумаге;
- если заявления нет, документ выдадут в начале будущего года на руки работнику.
Согласно пост. Правительства №887 от 19/06/20, уведомить нужно до 31/10/20. Ранее срок был ограничен 30 июня.
Уведомление целесообразно вручать под роспись, а если такой возможности нет (например, для сотрудницы в декрете), документ отправляют письмом с уведомлением. Формулировка ФЗ-439 от 16/12/19 (ст. 2 п. 1 п.п. 4) указывает на то, что работники должны быть уведомлены персонально, а не общим документом с подписями под ним.
До конца года от каждого работника нужно получить одно из заявлений:
- о согласии на использование ЭТК;
- о сохранении старой бумажной формы.
Важно! Если работник не подал заявление до 31.12.20 по причине болезни, иным уважительным причинам (ФЗ-439 от 16/12/19, ст. 2-6), он может оформить документ позже
Ведение журнала с отметками о вручении уведомлений, получении заявлений работников, касающихся выбора формы трудовой книжки, значительно облегчит жизнь кадровику в этот период.
Кроме того, при изменениях ЛНА также необходимо ознакомить с ними сотрудников под роспись.
Если бумажная трудовая книжка на работника уже не ведется (либо будет принят новый работник в следующем году), он имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При желании заявление об этом может быть направлено на электронную почту фирмы
Необходимо обратить внимание на надежность почтового адреса, принять меры для защиты его от взлома, своевременно реагировать на обращения
Форма трудовой книжки
Основных изменений немного.
Отменена обязательность проставления печати. Появилась легальная возможность не проставлять печать в трудовую книжку при условии, если в уставе работодателя нет записи о ее наличии (Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах«).
Изменено количество страниц. Министерство труда услышало просьбы специалистов по кадрам и добавило страниц в блок «Сведения о работе», уменьшив страницы для информации о награждениях.
Вопрос об использовании работодателем действующих сегодня бланков трудовых книжек и вкладышей к ним пока прямо не урегулирован. Скорее всего, с момента вступления в силу Приказа 320н бланки трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), использовать при приеме на работу будет нельзя. А значит, их будет необходимо списать как бланки строгой отчетности.
Кстати, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. От 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») включено в перечень НПА, на которые не распространяется регуляторная гильотина — требование об отмене правового акта с 01.01.2021, установленное ФЗ от 31.07.2020 N 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в данном документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), их несоблюдение может являться основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).
Как получить выписку?
Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.
Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:
- для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
- для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
- для получения кредитов — предъявляются в банки;
- для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
- для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
- прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.
Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.
Также доступен способ получения через МФЦ или непосредственно сотрудников Пенсионного фонда.
Работодатель оформляет выписку по типовой форме СТД-Р.
Важно, что ПФР начал вести электронный учет только с момента получения сведений о работнике — с 2020 года. Поэтому предоставлена может быть только та информация, которая имеется
Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды также можно получить. Если работодатель по-прежнему ведет бумажную книжку, то нужно обратиться за выпиской к нему. Если работник выбрал только электронный учет, то бумажная трудовая должна быть выдана владельцу, то есть при необходимости в качестве подтверждения трудового стажа за более ранние годы можно предъявлять непосредственно оригинал книжки.
Удобный способ заказа выписки из электронной трудовой — через сайт госуслуг. Документ формируется Пенсионным фондом по форме СТД-ПФР и предоставляется в электронном виде в личной учетной записи, заверенный электронной подписью специалиста ПФР.
Будут предоставлены только те сведения, которыми обладает Пенсионный фонд — с момента подачи работодателем первых данных о трудовой деятельности в ПФР.
Если выписка окажется пустой, значит, работодатель не передавал сведения в ПФР.
Далее нужно авторизоваться в личном кабинете и следовать пошаговой инструкции, представленной ниже.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Найти необходимую услугу.
Есть три способа поиска:
- в разделе «Услуги» → «Работа и занятость» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- ввести ее название в строку поиска;
- перейти по прямой ссылке.
Шаг 2. Перейдя на нужную услугу, нужно нажать «Получить выписку».
Шаг 3. Выписка заказана.
После нажатия на кнопку будет заявлено о том, что запрос в ПФР отправлен.
Далее можно перейти в личный кабинет и проверить, получены ли необходимые сведения.
После нажатия на синюю кнопку «В личный кабинет» произойдет переход в раздел «заявления», где в верхней строке можно будет увидеть подтверждение оказания услуги.
Можно нажать на нужное заявление и скачать предоставленную выписку в формате pdf или xml.
Сама выписка, оформленная ПФР, будет выглядеть следующим образом:
Если сведения работодателем подавались, то в табличной части будут отражены записи из трудовой книжки (последняя запись на 01.01.2020, а также последующие кадровые мероприятия).
Как получить через работодателя?
Выписку можно заказать по месту работы — подать заявление с просьбой предоставить нужные сведения.
Работодатель оформляет ее по форме СТД-Р, при этом предоставить сведения он может только за период работы в данной организации.
Выглядит такая выписка следующим образом:
Другие способы получения
Выписку из трудовой в электронном виде можно заказать непосредственно в ПФР — для этого необходимо иметь личный кабинет на сайте фонда.
Необходимо авторизоваться в личном кабинете, далее найти раздел «Электронная трудовая книжка» и выбрать «Заказать выписку о трудовой деятельности».
Документ будет предоставлен по форме СТД-ПФР, его можно распечатать или сохранить себе на компьютер.
Для получения выписки на бумаге по форме СТД-ПФР нужно обратиться лично в отделение ПФР или МФЦ с заявлением.
Восстановление трудовых книжек при массовой утрате
Если организация в силу чрезвычайной ситуации потеряла трудовые книжки своих работников в массовом количестве, то восстановлением ТК занимается комиссия, в состав которой входит работодатель, профсоюзные работники, представители исполнительной власти.
При отсутствии подтверждающих документов, комиссия принимает во внимание свидетельские показания двух и более человек с предыдущих мест работы гражданина
Сложности при восстановлении трудовой книжки
Ликвидация фирмы, куда направлен запрос работником/работодателем
Когда предприятие, где сотрудник трудился прежде, преобразовано, то можно запросить необходимые данные у организации-правопреемника, где хранится архив прежнего юридического лица.
Ликвидация же предприятия, куда направлен запрос по поводу стажа работника, вынуждает виновное в утрате ТК лицо обращаться в государственные учреждения.
Если сведения, необходимые для занесения в дубликат трудовой, ограничиваются пятью годами, нужно обратиться в Пенсионный фонд России.
Порядок действий при обращении в ПФР:
- Подача заявление о восстановлении трудовой книжки (заказным письмом, лично);
- Получение справки о трудовом стаже, работодателе через 10 дней с момента обращения в ПФР.
Важно! Услуга ПФР бесплатная. Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив
Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив.
Порядок обращения в госархив:
- Направление запроса в архив по месту нахождения организации;
- Получение архивной справки о трудовом стаже.
Отказ работодателя в выдаче дубликата
Бывает, что работодатель в силу каких-то причин отказывает работнику в выдаче дубликата либо отрицает факт его трудовой деятельности в фирме. В данном случае сотруднику необходимо обратиться в трудовую инспекцию либо в суд, чтобы подтвердить факт работы у данного нанимателя.
Порядок обращения в суд при восстановлении ТК:
- Составление искового заявления;
- Предоставление необходимых сведений о трудовой деятельности (трудовые договора, копия ТК, выписки из приказов и пр.);
- При необходимости сбор свидетельских показаний бывших сослуживцев.
Если ликвидировано последнее место работы гражданина, то за восстановлением ТК также нужно обратиться в суд по месту жительства. Также можно требовать компенсацию через суд, если уволившемуся сотруднику фирма не выдает ТК или ее дубликат.
Другие случаи, которые требуют получения дубликата трудовой книжки
Трудовая книжка повреждена
Случается так, что трудовая книжка каким-то образом повреждена: испачкана, порвана, намочена и т.п. В этой ситуации ответственность за восстановление ТК ложится на то лицо, которое виновно в причинении вреда – на сотрудника либо на нанимателя. Порядок восстановления в том и другом случае стандартный, описан выше.
Читаемые записи в этом случае переносятся в дубликат без подтверждающих документов. Уничтоженные записи в результате механического воздействия (попадание воды, пожара и прочее) требуют документального подтверждения.
Внесена неверная запись в трудовую книжку
При выдаче дубликата работодателем, неверно внесенная запись в трудовую книжку в ее дубликат не вносится. Остальные данные переносятся полностью.
В любом случае отчаиваться при потере трудовой не стоит. Как показывает практика, все документы подлежат восстановлению тем или иным способом, было бы желание.
Возможно вам будет интересно:
— Что делать, если после увольнения не выдали трудовую книжку;
— Что делать, если вам не выплачивают (задерживают) заработную плату?
Если вам нужна более подробная консультация, то вы можете обратиться к нашему трудовому адвокату.
Записаться на консультацию
ВЫВОД
Мы обсудили основные изменения, которые нужно будет учесть при работе с трудовыми книжками с 1 сентября этого года. У вас, коллеги, еще есть время внимательно и вдумчиво изучить новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, чтобы не допускать ошибок и не иметь проблем ни для себя — при проверках, ни для работников — при последующем трудоустройстве и оформлении пенсии.
Как мы все понимаем, уважаемые коллеги, речь идет об Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. — Прим. автора.
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).
